Przedsiębiorca  zgłosił prezydentowi miasta montaż tablicy reklamowej wraz z oświetleniem. Prezydent miasta zgłosił sprzeciw. Uznał, że realizacja tablicy reklamowej jest niezgodna z planem miejscowym. Przedsiębiorca złożył od tej decyzji odwołanie. Wskazał, że decyzja nie została skutecznie doręczona, ponieważ organ przesłał ją za pośrednictwem poczty, mimo zgłoszenia  wniosku o doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Organ stwierdził, że nie miał technicznych możliwości przesłać tą drogą rozstrzygnięcia. Czy można mówić, że rozstrzygnięcie skutecznie dotarło do adresata? – pyta czytelnik.

Tak, ponieważ  prezydent miasta nie posiadał możliwości technicznych, aby skutecznie doręczyć decyzję w formie dokumentu elektronicznego. Stosownie do art. 109 par. 1 k.p.a. prezydent miasta zobowiązany był zatem do doręczenia decyzji na piśmie drogą pocztową. Pogląd ten potwierdza wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 6 czerwca 2014 r. (sygn. akt II OSK 2297/13). W orzeczeniu tym NSA stwierdził, że to, że strona zgłosiła żądanie doręczenia decyzji w formie dokumentu elektronicznego, nie uzasadniało przyjęcia, że tylko w takiej formie dopuszczalne jest doręczenie decyzji, skoro organ administracji nie posiadał takich możliwości technicznych, by sprostać żądaniu strony. W tym wypadku doręczenie decyzji drogą pocztową było jedynym prawnie możliwym sposobem doręczenia rozstrzygnięcia. Tym samym w takiej sytuacji należy mówić o prawidłowym doręczeniu decyzji.

Zgodnie z art. 14 par. 1 k.p.a. sprawy należy załatwiać w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, doręczanego środkami komunikacji elektronicznej. Z art. 39 k.p.a. wynika wprost, że organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem przez pocztę, przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy. Stosownie zaś do art. 391 § 1 k.p.a. doręczenie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania:

- ?wystąpił do organu administracji publicznej o doręczenie albo

- ?wyraził zgodę na doręczenie mu pism za pomocą tych środków.

Decyzja wydana w formie dokumentu elektronicznego powinna być opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub podpisem osobistym (art. 107 § 1 k.p.a.) Zgodnie z art. 3 pkt 2 ustawy o podpisie elektronicznym bezpieczny podpis elektroniczny to podpis elektroniczny, który jest:

- ?przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,

- ?sporządzany za pomocą bezpiecznych urządzeń i danych służących do składania podpisu elektronicznego, podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny,

- ?powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

Decyzję doręcza się stronom na piśmie lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 109 § 1 k.p.a.). Z powyższych przepisów wynika, że zastosowanie tej formy doręczenia jest dopuszczalne wtedy, gdy organ posiada odpowiednie ku temu możliwości techniczne.

podstawa prawna: art. 14 § 1, art. 39, art. 391 § 1,  art. 107 § 1, art. 109 § 1 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 267 ze zm.)