Formuła EXW (Ex Works, z zakładu... oznaczone miejsce) jest pierwszą formułą wymienioną w zbiorze Incoterms 2010. Tym samym, zgodnie z przyjętym, bardzo logicznym, układem tych formuł, oznacza minimum obowiązków po stronie sprzedającego i maksimum po stronie kupującego. Jeżeli strony kontraktu wpiszą w warunkach dostawy tę właśnie klauzulę, to oznacza to, że sprzedający (np. eksporter) ma obowiązek wyprodukować (wytworzyć, kupić) określony w umowie towar i w ustalonym dniu przekazać go kupującemu we wskazanym miejscu. Miejscem tym jest zwykle magazyn sprzedającego lub miejsce, w którym towar jest wytwarzany w dniu podpisania umowy (fabryka, plantacja, młyn, itp.).

Ponadto towar musi zostać przygotowany do odbioru. To znaczy, że powinien być wydzielony na potrzeby danego kupującego, odpowiednio opakowany (chyba że zwyczajowo dany towar przewozi się bez opakowania) i oznakowany. Innymi słowy, sprzedający musi stworzyć takie warunki, aby kupujący mógł bez żadnych problemów odebrać towar w ustalonym dniu, podstawić ciężarówkę lub inny środek transportu i dokonać na nie załadunku.

Gestia transportowa

To kupujący organizuje transport z miejsca dostawy, aż do miejsca docelowego i ponosi wszystkie koszty z tym związane. W terminologii handlu oznacza to, że to on w pełni posiada gestię transportową (obowiązek, ale i prawo do zorganizowania transportu). To samo dotyczy także tzw. gestii ubezpieczeniowej. Od momentu dostawy towaru, a więc złożenia oznakowanego ładunku w magazynie, w ustalonym przez strony terminie, ryzyko jego uszkodzenia lub utraty przechodzi ze sprzedającego na kupującego. Nie ma tu nawet znaczenia to, czy towar został w terminie odebrany.

Warto jeszcze raz podkreślić, że w myśl formuły EXW sprzedający prawidłowo realizuje dostawę ładunku, gdy w ustalonym dniu jest on gotowy do odbioru w wyznaczonym miejscu. To, czy kupujący po niego przyjedzie, czy podstawi wagon lub ciężarówkę, czy nie, nie ma znaczenia. Dlatego, jeżeli kupujący chce mieć zapewnioną ochronę powinien ubezpieczyć towar. To jego bowiem obciąża ryzyko jego przypadkowego uszkodzenia lub kradzieży.

Procedury celne

Bardzo istotna przy stosowaniu formuły EXW jest także kwestia procedur celnych. Otóż należy pamiętać, że jest to jedyna formuła, która wszystkie obowiązki związane z uzyskaniem ewentualnych pozwoleń lub licencji eksportowych oraz samego przejścia procedury eksportowej (zgłoszenie do odprawy, dokonanie stosownych opłat) przerzuca na kupującego. W myśl tej klauzuli, sprzedający ma jedynie pomóc kupującemu przy tych czynnościach, ale na jego koszt i na jego ryzyko. Co to oznacza? Mianowicie, gdy okaże się, że niemożliwe jest uzyskanie licencji eksportowej (np. państwo z jakiegoś powodu zakazało wywozu danego towaru), sprzedający i tak ma prawo żądać zapłaty za produkt zgodnie z kontraktem. A kupujący ma obowiązek zapłacić i towar odebrać, nawet gdy już ma świadomość, że nie uda mu się wywieźć go zagranicę.

Istotne zagrożenia

W związku z tym warto pamiętać, jakie ryzyko może wiązać się ze stosowaniem tej klauzuli. Ryzyko to obarcza przede wszystkim kupującego (importera). I tak, kupujący nie powinien godzić się na stosowanie tej formuły w przypadku handlu zagranicznego, gdy obowiązują procedury eksportowe. Może się bowiem okazać, że, jako przedstawicielowi firmy zagranicznej, nie uda mu się przejść procedury wywozu. Pozostanie wtedy z towarem w kraju jego wytworzenia. Oczywiście problem ten nie dotyczy generalnie transakcji zawieranych w obrębie jednego kraju oraz np. handlu wewnątrzunijnego, gdzie mamy swobodę przepływu towarów (chociaż są wyjątki). Stąd w kontaktach np. pomiędzy firmami z Polski i Niemiec lub Francji, czy Hiszpanii albo Portugalii kwestia ta ma dużo mniejsze znaczenie i generalnie formuła EXW może być swobodnie stosowana. Jednak już handel z całą resztą świata może być znacznie bardziej skomplikowany.

Drugie niebezpieczeństwo wiąże się z brakiem precyzyjnego ustalenia miejsca dostawy. Gdy negocjacje handlowe toczą się w siedzibach firm, np. w Poznaniu i Berlinie, a kupującym jest polska firma, może jej się wydawać, że dostawa towaru na bazie EXW także nastąpi w Berlinie (w końcu tam jeździł prezes na rozmowy i tam podpisał umowę). Przykrą niespodzianką może być to, gdy partner niemiecki zakomunikuje, że rzeczywiście jego siedziba mieści się w stolicy Niemiec, ale już cały zakład produkcyjny i magazyn mieści się na wschodzie Ukrainy, albo jeszcze gdzieś dalej (np. na Tajwanie). Cała kalkulacja kosztów transportu traci wówczas sens, a bardzo opłacalny zakup może się okazać transakcją, do której trzeba dopłacić. Dlatego już w trakcie negocjacji trzeba sprecyzować miejsce dostawy.

Dozwolone modyfikacje

Zgodnie z zasadą swobody umów, kontrahenci mogą, ale nie muszą odwoływać się do reguł Incoterms. Podobnie mogą modyfikować ich brzmienie, chociaż to, samo w sobie, jest obarczone pewnym ryzykiem. Niemniej w praktyce można spotkać się z modyfikacjami formuły EXW. Przykładowo w obrocie występuje nieraz sformułowanie EXW Loaded. Zwykle oznacza tyle, że sprzedający bierze na siebie obowiązek załadowania towaru na środek transportu podstawiony przez kupującego. Jednak wprowadzając taką modyfikację należy także pamiętać o tym, aby ustalić w kontrakcie, która strona ponosi ryzyko związane z tą czynnością (co się stanie jak towar zostanie uszkodzony dokładnie w trakcie załadunku, np. spadnie z wózka widłowego?).

Jak zostało zauważone, z punktu widzenia kupującego największe ryzyko stosowania tej formuły wiąże się z odprawą celną w eksporcie. Dlatego występują kolejne modyfikacje tej formuły: EXW Cleared lub pełniej EXW Cleared for export. W tym przypadku oznaczają one tyle, że sprzedający bierze na siebie obowiązek dokonania odprawy celnej w eksporcie. Znów trzeba jednak w umowie sprecyzować, kto ponosi koszt tych czynności i ryzyko z nimi związane. Stąd zamiast wprowadzać takie modyfikacje bezpieczniej będzie użyć kolejną formułę ze zbioru Incoterms, czyli regułę FCA.

Inoterms, czyli międzynarodowe reguły handlowe to zbiór zasad odnoszących się do transportu towarów. Ich autorem jest Międzynarodowa Izba Handlowa z siedzibą w Paryżu. Najnowsze edycja tego zbioru zatytułowana jest Incoterms 2010 (ICC Publication No. 715E, 2010 Edition).

Reguły dzielą się na dwie grupy: na formuły, które mogą być stosowane do każdej gałęzi transportu (wodny, lądowy, lotniczy) oraz te, które stosuje się wyłącznie do transportu wodnego. Do pierwszej grupy należą formuły: EXW, FCA, CPT, CIP, DAP, DAT, DDP. Do drugiej: FAS, FOB, CFR i CIF. Oficjalną wersję Incoterms 2010 (w języku angielskim) można nabyć poprzez stronę tej organizacji, w wersji polsko-angielskiej poprzez Polski Komitet Narodowy Międzynarodowej Izby Gospodarczej.