Przed zawarciem umowy zwykle dochodzi pomiędzy przedsiębiorcami – przyszłymi kontrahentami – do negocjacji, w ramach których ustalane są szczegółowe jej warunki.
Zdarzyć się może oczywiście, że strony w trakcie prowadzenia rozmów handlowych nie uzyskają ostatecznego porozumienia. Wtedy otwarta pozostaje kwestia związana z poufnością udostępnionych w czasie negocjacji danych na temat różnych spraw kontrahentów.
Do kodeksu cywilnego wprowadzono zasadę, zgodnie z którą w przypadku, gdy w toku negocjacji jedna ze stron przedstawiła jakieś informacje z zastrzeżeniem poufności, to druga strona jest zobowiązana do nieujawniania i nieprzekazywania ich innym osobom, a także do niewykorzystywania ich dla własnych celów gospodarczych.
Oczywiście przed podjęciem negocjacji przedsiębiorcy mogą ustalić trochę inne reguły ponoszenia odpowiedzialności za ujawnienie sekretnych informacji. Przed rozpoczęciem negocjacji dobrze jest określić zasady, na jakich będą one się odbywały. Aby lepiej zabezpieczyć interesy stron, można nawet zawrzeć je na piśmie w specjalnym krótkim porozumieniu. Może ono określać informacje objęte klauzulą poufności i ewentualnie sankcje za ich przekazanie innym osobom. Niezależnie od tego, czy pisemne porozumienie zostało zawarte, czy też nie, udostępnienie poufnych informacji w trakcie negocjacji oznacza powstanie zobowiązania między przedsiębiorcami. Sprowadza się ono do zakazu przekazywania poufnych informacji innym podmiotom obrotu.
W praktyce gospodarczej często jednak pojawiają się wątpliwości, które konkretnie informacje objęte są klauzulą poufności.
