Umowy gospodarcze: jak przygotować się do zawarcia umowy handlowej

Najważniejsze jest, aby pamiętać o wyborze trybu zawarcia umowy, właściwej jej formie ?i sprawdzeniu kontrahenta.

Jaki tryb

Umowę można zawrzeć ?w trybie ofertowym, przetargowym lub w wyniku negocjacji. Najczęściej spotykanym trybem jest ofertowy lub negocjacyjny. Jego wybór powinien zależeć od charakteru umowy, zwyczajów oraz potrzeby wpływu na treść umowy.

Tryb ofertowy polega na złożeniu oferty zawarcia umowy na określonych warunkach przez jedną stronę i zaakceptowaniu jej przez drugą. Ofertą jest takie oświadczenie strony, które określa istotne postanowienia umowy.

Oblat, czyli adresat oferty, może ją przyjąć w treści zaproponowanej przez oferenta. Często w celu dopasowania do wymogów własnego biznesu zgadza się on na zawarcie umowy,  pod warunkiem wprowadzenia w niej zmian. Powodują one, że nowa treść umowy będzie nową ofertą wymagającą akceptacji. Warto pamiętać, że w stosunkach między  firmami nieistotną zmianę w treści umowy poczytuje się za przyjęcie oferty, a więc umowa zostaje zawarta w brzmieniu uwzględniającym zmianę. Można zastrzec, że każda zmiana wymaga akceptacji drugiej strony. Pozwoli to uniknąć nieporozumień co do oceny, czy sporna zmiana,  która może  mieć na etapie wykonania kolosalne znaczenie, jest istotna czy nie.

Przykład

Szwedzka spółka zgodziła ?się na zaproponowaną przez polską spółkę treść umowy, ?ale dokonała w niej – nieistotnej według niej na etapie ?zawarcia umowy – zmiany ?prawa właściwego dla  kontraktu ?z polskiego na szwedzkie. ?Gdy doszło do sporu i stało się konieczne stwierdzenie, ?czy strona należycie spełniła ?swoje świadczenie, okazało ?się, że ocena ta będzie dokonywana według ?całkiem odmiennych kryteriów, ?niż zakładała ?oferta. Postanowienie ?o wyborze prawa okazało się decydujące.

A może negocjacje

Negocjacje polegają na uzgadnianiu przez strony treści umowy. Bywają one długotrwałe, podczas nich strony mają większy wpływ na treść kontraktu.

Należy przechowywać dokumentację związaną z negocjacjami, w tym protokoły spotkań, projekty umów czy korespondencję, z której wynika wola stron. O treści umowy świadczy nie tylko jej dosłowne brzmienie, ale także zgodny zamiar stron i cel umowy. W przypadku sporu co do interpretacji umowy dokumentacja może być pomocna przy ustaleniu rzeczywistej woli stron.

Warto zawrzeć porozumienie  co do zachowania poufności. Nielojalny kontrahent może wykorzystać informacje uzyskane podczas negocjacji. Najczęściej informacje takie, jak cena produktu czy usługi, stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Należy więc się zabezpieczyć, by chronić konkurencyjność własnej firmy.

Uwaga na ogólne warunki

Firmy posługują się ogólnymi warunkami handlowymi umów (dalej OWH). Jeśli drugiej stronie zostaną one doręczone przed zawarciem umowy, to stają się wiążące. Ogólne warunki bywają bagatelizowane. Tymczasem uzupełniają one umowę, zawierając niekiedy  kluczowe warunki wzajemnych relacji. Bezwzględnie muszą być zbadane przed  podpisaniem umowy. Jeśli OWH są sprzeczne z umową, to strony będą związane  jej postanowieniami,  gdyż to ona indywidualizuje zobowiązania.

Są sytuacje, gdy w stosunkach między  firmami  obowiązują OWH obu stron i niektóre z ich postanowień są  sprzeczne. Wówczas umowa nie  obejmuje  tych uregulowań, które są ze sobą sprzeczne lub są nie do pogodzenia. W ich miejsce wchodzą przepisy ogólne.

Jakie gwarancje

Strony, negocjując umowę, nie mają gwarancji, że zostanie ona zawarta. Jeśli okaże się, że strona prowadziła negocjacje bez zamiaru zawarcia umowy, druga strona może żądać naprawienia szkody wynikającej z tego, że liczyła na jej zawarcie.

Pewniejszym sposobem jest zawarcie umowy przedwstępnej, w której strony zawrą istotne postanowienia umowy głównej wraz z zobowiązaniem do jej zawarcia w oznaczonym terminie. Każda ze stron będzie miała wówczas roszczenie o zawarcie umowy przyrzeczonej. Umowę taką można zawrzeć również, gdy szczegółowe postanowienia umowy głównej nie zostały uzgodnione, a strony chcą sobie zagwarantować rezerwację terminu u wykonawcy czy wykonanie usługi po określonej cenie.

Praktycznym rozwiązaniem dla zakończenia negocjacji jest podpisanie listu intencyjnego. Strony mogą w nim określić warunki negocjacji, zawarte porozumienia, jak również treść przyszłej umowy. Można w nim również zawrzeć porozumienie o zachowaniu przebiegu negocjacji w tajemnicy. List intencyjny nie ma rygorów umowy przedwstępnej, wyraża zamiar stron w zakresie nawiązania współpracy. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby strony uzgodniły w nim konsekwencje niewywiązania się ?z porozumienia. Wówczas list intencyjny może podlegać wykonaniu jak każda umowa.

Warto sprawdzić kontrahenta

Jeśli decyzja  o współpracy zapadła, warto przed podpisaniem umowy sprawdzić kontrahenta, jego sytuację prawną i kondycję finansową.

Większości informacji  znajdzie się w Krajowym Rejestrze Sądowym. Wystarczy odpis ?z KRS online, aby potwierdzić informacje uzyskane od kontrahenta. Sprawdzenie formy prawnej spółki pozwoli na  poznanie zakresu jej odpowiedzialności za zobowiązania. Sposób reprezentacji umożliwi zweryfikowanie, czy osoby zawierające umowę mają umocowanie do jej podpisania. KRS  pozwoli także  na  określenie zakresu działalności spółki.

Najważniejsze jest jednak sprawdzenie kontrahenta pod względem ekonomicznym. Warto się dowiedzieć, czy wobec spółki nie toczy się postępowanie upadłościowe, czy nie zalega z zobowiązaniami, płatnościami składek  lub podatku.  Przydatne informacje  można uzyskać ?z publikacji, KRS, rejestru zastawów, rejestru zastawów skarbowych, rejestru dłużników niewypłacalnych lub w biurach informacji gospodarczej.