W praktyce się zdarza, że funkcjonowanie nielegalnego oprogramowania na służbowych komputerach, nie jest skutkiem działania nieuczciwego przedsiębiorcy, członków władz spółki czy firmowego informatyka, który zainstalował je na zlecenie przełożonych, ale nieuczciwego pracownika. To on samodzielnie zainstalował oprogramowanie, nie informując o tym przełożonych. W takiej sytuacji to pracownik wyrządzi szkodę podmiotowi posiadającemu prawa do danego programu komputerowego. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie poniesie z tego tytułu żadnych konsekwencji.
Zgodnie bowiem z art. 120 kodeksu pracy w razie wyrządzenia przez pracownika przy wykonywaniu obowiązków pracowniczych szkody osobie trzeciej, do jej naprawienia zobowiązany jest wyłącznie pracodawca. To on ponosi zatem odpowiedzialność cywilną za naruszenie praw autorskich związanych np. z zainstalowaniem przez pracownika nielegalnego oprogramowania komputerowego. Nawet, jeśli pracodawca nie wiedział ?o tym, że jego pracownicy korzystają z nielegalnych programów.
Nie oznacza to jednak, że w takich przypadkach pracownik nie poniesie żadnych konsekwencji. Pracodawca może bowiem go pociągnąć do odpowiedzialności materialnej, dyscyplinarnej, a nawet zwolnić z pracy.
Obowiązkiem pracodawcy jest sprawdzanie sprzętu komputerowego używanego przez pracowników
Jeżeli wskutek działania pracownika firma poniosła szkodę, ma ona prawo żądać od podwładnego odszkodowania do kwoty trzykrotnego wynagrodzenia za pracę. Ograniczenie kwotowe nie obowiązuje w przypadku wykazania, że pracownik wyrządził szkodę umyślnie.
Zainstalowanie na służbowym komputerze przez pracownika nielegalnego oprogramowania nie zawsze oznacza, że pracodawca może go zwolnić z pracy. Obowiązkiem pracodawcy jest bowiem sprawdzanie sprzętu używanego przez pracowników, a także poinformowanie ich o zakazie instalowania lub używania programów, do których pracodawca nie posiada licencji. Może to zrobić np. poprzez zamieszczenie odpowiednich informacji w regulaminie pracy lub sporządzenie pisemnego regulaminu korzystania ze służbowego sprzętu informatycznego. Jeżeli pracodawca dopełni obowiązków w tym zakresie, to będzie mógł ukarać pracownika upomnieniem czy naganą za nieprzestrzeganie regulaminu pracy (art. 100 kodeksu pracy). Instalowanie nielegalnego oprogramowania może być także przyczyną uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę, a nawet rozwiązania jej bez wypowiedzenia.
Jak bowiem wskazał Sąd Najwyższy w swoim wyroku ?z 16 listopada 2004 r. (I PK 36/04), korzystanie przez pracownika zajmującego stanowisko kierownicze z nielegalnych programów komputerowych jest naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych i może stanowić uzasadnioną przyczynę rozwiązania stosunku pracy na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 kodeksu pracy. Korzystanie przez pracownika z nielegalnego programu komputerowego może stanowić ciężkie naruszenie przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych, w rozumieniu art. 52 § pkt 1 kodeksu pracy, bowiem zachowanie to jest bezprawne, narusza albo zagraża interesom pracodawcy, a także jest popełnione umyślnie, na co słusznie zwrócił uwagę Sąd Najwyższy – Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych w swoim wyroku z 6 lipca 2011 r. (II PK 13/2011).
