Od 23 sierpnia 2013 r. pracodawcy muszą tworzyć grafiki czasu pracy. Te nowości można sprowadzić do dwóch podstawowych wymogów:

- ?sporządzenia harmonogramu czasu pracy oraz

- ?podania go do wiadomości pracownikom przynajmniej na tydzień przed rozpoczęciem okresu, na który go zbudowano.

Minimalny jednak okres, ?na który trzeba sporządzić taki plan, wynosi miesiąc. ?I to niezależnie od tego, jak długo trwa okres rozliczeniowy funkcjonujący w firmie. ?A może być nawet 12-miesięczny.

Przykład

Personel produkcyjny obowiązuje 12-miesięczny okres rozliczeniowy. Ta grupa ?zawodowa pracuje ?od poniedziałku do niedzieli ?w wybrane przez szefa dni, zgodnie z zasadą przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. ?Mimo 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego, budując harmonogram czasu pracy, pracodawca podaje go załodze ?do wiadomości na kolejne miesiące i pilnuje, aby mistrzowie zarządzający poszczególnymi działami przekazywali ?te grafiki na tydzień przed rozpoczęciem konkretnego miesiąca.

W jakiej postaci

Grafiki mogą występować w wersji pisemnej lub elektronicznej. Po raz pierwszy w historii kodeks pracy dopuścił sporządzenie dokumentu z zakresu czasu pracy w formie innej niż papierowa. Ale grafiki w wersji elektronicznej wolno dać wyłącznie wtedy, gdy firma wyposaży pracownika w urządzenia pozwalające odtworzyć te informacje.

Przykład

Pracownik, któremu wprowadzono 12-miesięczny okres rozliczeniowy, ma służbowy laptop oraz pocztę elektroniczną założoną do celów zawodowych. Siedem dni przed końcem każdego miesiąca pracodawca przesyła na elektroniczny, służbowy adres mailowy pracownika grafik z rozkładem czasu pracy przyjętym ?na kolejny miesiąc.

Bez harmonogramu

Nowe prawo przewiduje ?4 zwolnienia z wymogu sporządzania planu, gdy:

1.

rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia albo z umowy ?o pracę.

2.

w porozumieniu z pracownikiem szef ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając powszechne normy czasu pracy (wtedy rozkład ustala sam pracownik),

3.

na pisemny wniosek pracownika szef stosuje do niego „ruchome" rozkłady czasu pracy,

4.

na pisemny wniosek pracownika pracodawca ustali mu indywidualny rozkład.

Nie tylko sobota

Artykuł 129 k.p. określa, że etatowcy powinni świadczyć pracę przeciętnie 5 dni w tygodniu w przyjętym okresie rozliczeniowym, czyli 40 godzin tygodniowo i 8 dziennie. Dniem wolnym od zadań wynikającym z 5-dniowego tygodnia może być każdy dzień tygodnia z wyjątkiem niedzieli, która jest ustawowo wolna od aktywności służbowej. Nie może to też przypadać w święto.

W większości polskich firm wolna jest sobota, ale mogą to być też różne dni tygodnia, np. w jednym tygodniu będzie to sobota, w drugim poniedziałek, a w trzecim środa. To decyzja pracodawcy.

Oprócz zasady limitowania godzin pracy polski system czasu pracy hołduje też regule dni pracy. Istotne jest zatem, aby liczba dni pracy, gdy podwładny pracuje nieregularnie, a praca wykonywana jest też w niedziele i święta, nie była niższa niż suma wszystkich świat, niedziel i dni wolnych z racji 5-dniowego tygodnia pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.

W prawidłowo sporządzonym harmonogramie uwzględnia się 11-godzinny odpoczynek dobowy oraz 35-godzinny tygodniowy. Plan nie może zakładać skrócenia dobowego oderwania od zajęć (taka sytuacja może przypadać wyjątkowo, np. przy prowadzeniu akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii lub u pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy). Nie ma natomiast przeszkód, aby planowanemu skróceniu do 24 godzin uległ odpoczynek tygodniowy. Jest to wyłącznie dopuszczalne przy zmianie pory wykonywania pracy przez etatowca w związku z jego przejściem na inną zmianę.

Praca zmianowa

Odbywa się zazwyczaj na podstawie wcześniej ustalonego rozkładu (harmonogramu, grafiku), który określa godziny rozpoczynania i kończenia zadań. Zgodnie z art. 128 § 2 pkt 1 k.p. przez pracę zmianową należy rozumieć wykonywanie pracy według ustalonego rozkładu przewidującego zmianę pory wykonywania zadań przez poszczególnych pracowników po upływie określonej liczby godzin, dni lub tygodni. Przepis dopuszcza realizację obowiązków na tak zdefiniowane zmiany, bez względu na system czasu pracy, w którym etatowiec wykonuje swoje zadania. Najczęściej praca zmianowa występuje w systemie podstawowym (3 zmiany po 8 godzin) lub równoważnym (2 zmiany po 12 godzin). Wprowadzenie takiej organizacji pracy pozwala na aktywność w niedziele i święta.

Ograniczona swoboda

Prawo pracy nie określa zasad zmian w przygotowanym wcześniej harmonogramie. Przyjmuje się, że są one dopuszczalne, a nawet konieczne w sytuacjach przewidzianych w wewnątrzzakładowych źródłach prawa pracy (układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu). Zgodnie ze stanowiskiem Głównego Inspektoratu Pracy z 6 kwietnia 2009 r. (GPP-417-4560-19/09/PE/RP) zmiana godzin pracy etatowca w poszczególnych dniach okresu rozliczeniowego stanowi zmianę jej harmonogramu czasu pracy. Harmonogram czasu pracy nie może być jednak dowolnie zmieniany w czasie trwania okresu rozliczeniowego. Wolno to zrobić jedynie w przypadkach określonych w zakładowych źródłach (np. długotrwała nieobecność lub choroba innego pracownika) oraz w kodeksie pracy (art. 1513 i 15111 k.p.).

Autor jest adwokatem, ekspertem prawa pracy

Jak rozpisać pierwszy miesiąc

Uwzględniając najbardziej podstawowe zasady planowania, warto się przyjrzeć, jak należało przygotować grafiki na styczeń 2014 r.

1. O czym jeszcze pamiętać

Sobót nie odpracowujemy. Nie obowiązuje już art. 130 § 21 k.p. Zgodnie z nim przy zbiegu dnia wolnego wynikającego z 5-dniowego tygodnia pracy ze świętem wymiar czasu pracy nie obniżał się ?i nie powodował oddania dnia wolnego w innym terminie. Wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 2 października 2012 r. (K 27/11, DzU z 2012 r., poz. 1110) uznał ten przepis za niezgodny ?z konstytucją i nie obowiązuje on już od publikacji tego orzeczenia, czyli od 8 października 2012 r.

2. Obliczamy wymiar czasu pracy

Zgodnie z art. 130 § 1 k.p. wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym pracodawca ustala:

- ?mnożąc 40 godzin (norma przeciętna, tygodniowa) przez liczbę pełnych tygodni w okresie rozliczeniowym,

- ?dodając do otrzymanej liczby iloczyn 8 godzin (norma dobowa) ?i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku (tzw. dni wystających),

- ?odejmując od otrzymanego wyniku iloczyn 8 godzin (norma dobowa) i liczby świąt przypadających w innym dniu niż niedziela (art. 130 § 2 zd. 1 k.p.).

Jeśli podwładnego z przyczyn usprawiedliwionych nie było w pracy bo np. chorował, przy ustalaniu wymiaru czasu pracy szef musi mu go obniżyć o liczbę godzin absencji, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności zgodnie z przyjętym rozkładem.

Zgodnie z tymi zasadami wymiar czasu pracy w styczniu wynosi ?(4 x 40 + 3 x 8) – 2 x 8 = 168 godzin. Przy 8-godzinnym, podstawowym systemie czasu pracy daje to 21 dniówek roboczych ?po 8 godzin.

Przykład 1.

Grafik na styczeń 2014 r. (jednomiesięczny okres rozliczeniowy, podstawowy system czasu pracy, praca od poniedziałku do piątku, ?w systemie jednozmianowym od 8 do 16)

Przykład 2.

Grafik na styczeń 2014 r. (12-miesięczny okres rozliczeniowy, podstawowy system czasu pracy, praca od poniedziałku do niedzieli, ?w systemie jednozmianowym od 8 do 16)

W porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi pracodawca wprowadził 12-miesięczny okres rozliczeniowy trwający od stycznia do grudnia. W ten sposób może nierównomiernie rozkładać czas pracy w poszczególnych miesiącach. Dlatego liczba dniówek roboczych może zależeć od bieżącego zapotrzebowania na pracę.

Wymiar czasu pracy ustalony dla całego 2014 r. to 2000 godzin, ?a zgodnie z bieżącym zapotrzebowaniem na pracę grafik na styczeń przewiduje 184 godziny, czyli o dwie 8-godzinne dniówki więcej niż ?w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym w grafiku 1. Przy dłuższym niż miesiąc rozliczeniu niezależnie od jego długości pracownik zachowuje prawo do odpoczynku: 11-godzinnego dobowego oraz 35-godzinnego tygodniowego. Planując pracę ?w niedzielę, szef musi zapewnić dzień wolny od zadań w ciągu 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli. W styczniu tym zatrudnionym nie udzielono należnej liczby dni wolnych z racji świąt i dni wynikających z 5-dniowego tygodnia pracy. Załoga otrzyma je w kolejnych miesiącach rocznego okresu rozliczeniowego.

Przykład 3.

Grafik na styczeń 2014 r. (12-miesięczny okres rozliczeniowy, podstawowy system czasu pracy, praca od poniedziałku do niedzieli,  tzw. ruchoma doba pracownicza)

W porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi ?u pracodawcy wprowadzono 12-miesięczny okres rozliczeniowy trwający od stycznia do grudnia oraz tzw. ruchomą dobę pracowniczą. Przewiduje to możliwość ponownego wykonywania pracy w tej samej dobie zgodnie z ustalonym uprzednio grafikiem. Praca taka nie jest obecnie traktowana jako godziny nadliczbowe. Ważne jest tylko, aby między dniówkami nie było krótszego odpoczynku niż ?11 godzin. Podobnie jak w przykładzie 2 w styczniu zaplanowano 184 godziny pracy, a liczba dni wolnych od zadań nie odpowiada należnej ich liczbie w tym miesiącu. Dni te oraz świąteczne załoga otrzyma w kolejnych miesiącach okresu rozliczeniowego.

Przykład 4.

Grafik na styczeń 2014 r. (12-miesięczny okres rozliczeniowy czasu pracy, równoważny system czasu pracy z wydłużeniem dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin, praca od poniedziałku do niedzieli, tzw. ruchoma doba pracownicza)

U pracodawcy, w porozumieniu ze związkami, wprowadzono 12-miesięczny okres rozliczeniowy od stycznia do grudnia ?oraz tzw. ruchomą dobę pracowniczą. Pozwala ona na ?ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie zgodnie ?z ustalonym grafikiem i nie jest to uważane za pracę ?w nadgodzinach. Jednocześnie załogę angażuje się ?w równoważnym systemie, a dniówka robocza wynosi ?12 godzin.

Zgodnie z grafikiem w styczniu etatowiec ma przepracować ?216 godzin, tj. 18 dniówek po 12 godzin. Wprowadzono ?do niego liczbę dni wolnych równych sumie niedziel, ?świąt oraz wolnego z racji 5-dniowego tygodnia pracy. ?Reszta z nich ma charakter harmonogramowo dni wolnych ?od pracy wynikających z przedłużenia dobowego wymiaru ?czasu pracy do 12 godzin.