Kontrola podatkowa jest jednym ze stosowanych przez organy podatkowe sposobów  sprawdzenia poprawności rozliczeń podatników z fiskusem. Jej celem jest ustalenie, czy podatnicy wywiązują się z nałożonych na nich obowiązków podatkowych. Kontrola podatkowa zazwyczaj poprzedza wszczęcie postępowania podatkowego. Dlatego warto zadbać już na tym etapie o wyjaśnienie wszelkich potencjalnych nieprawidłowości.

Można się przygotować

Organ podatkowy ma obowiązek, z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem, powiadomić podatników o zamiarze przeprowadzenia u nich kontroli podatkowej. Wyjątki od tej zasady zostały ściśle wyliczone w ordynacji podatkowej (dalej: o.p.) i w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej >patrz ramka.

Czas poprzedzający wszczęcie kontroli powinien zostać wykorzystany na optymalne przygotowanie do niej. Zwłaszcza w zakresie skompletowania niezbędnej dokumentacji oraz samokontroli np. wpisów w podatkowej książce przychodów i rozchodów. W zawiadomieniu o zamiarze wszczęcia kontroli podany będzie dokładny jej zakres przedmiotowy i czasowy (np. prawidłowość rozliczeń w VAT za II kwartał 2013 r.). Dysponując tymi informacjami, podatnik powinien zawczasu przygotować ewentualne dodatkowe dokumenty, potwierdzające zasadność rozliczeń podatkowych.

Przykład

ZAKRES ŚCIŚLE OKREŚLONY

Jan Kowalski otrzymał zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej w zakresie prawidłowości rozliczeń w VAT za maj 2013 r. Podatnik w tym czasie dokonał sporego zakupu podzespołów, które ma zamiar wykorzystać do wytworzenia swoich produktów. W związku z tą transakcją wykazał w deklaracji VAT-7 znaczną kwotę podatku naliczonego do zwrotu na swój rachunek. Można zatem zakładać, że kontrola podatkowa będzie się skupiać na tym zakupie. Podatnik powinien zawczasu przygotować dokumentację potwierdzającą złożenie stosownego zamówienia oraz jego wykonanie przez kontrahenta.

Uprawnienia inspektorów...

Kontrola podatkowa rozpoczyna się od okazania kontrolowanemu upoważnienia do jej przeprowadzenia. Powinno ono wskazywać m.in.:

- dane osób przeprowadzających kontrolę,

- zakres kontroli,

- planowany termin jej zakończenia.

Pracownicy organów skarbowych przeprowadzający kontrolę mają prawo wstępu do lokalu, gdzie prowadzona jest działalność, oraz przeglądania dokumentacji podatnika. Kontrolujący mogą sporządzać kopie dokumentów bądź wykonywać ich zdjęcia. Zasadniczo kontrola podatkowa powinna być przeprowadzona w siedzibie podatnika. Odstępstwa od tej reguły są możliwe, jeżeli przyczyni się to do  usprawnienia postępowania, a podatnik wyrazi na to zgodę lub też zrezygnuje w ogóle z uczestnictwa w toku czynności kontrolnych. Podczas trwania kontroli podatnik zobowiązany jest pozostawać do dyspozycji kontrolujących. Gdyby to nie było możliwe, powinien wyznaczyć osobę zastępującą go w trakcie trwania kontroli.

...i badanego

Przedsiębiorcy również przysługuje wiele uprawnień w toku prowadzonej u niego kontroli podatkowej. Przede wszystkim może on wyznaczyć swojego reprezentanta. Warto przy tym pamiętać, że upoważnienie udzielone w toku kontroli podatkowej nie podlega opłacie skarbowej (jak to ma miejsce w przypadku złożenia dokumentu pełnomocnictwa). Reprezentantem podatnika może być zarówno jego pracownik, jak i tzw. profesjonalny pełnomocnik (np. doradca podatkowy lub adwokat).

Wszelkie czynności pracowników organu skarbowego powinny być podejmowane w obecności kontrolowanego lub wyznaczonego przez niego przedstawiciela. Rezygnacja z tego prawa przez podatnika wymaga złożenia przez niego pisemnego oświadczenia, które załącza się do akt.

Kontrolowany musi być na bieżąco informowany o czynnościach dowodowych przeprowadzanych przez pracowników fiskusa. Przysługuje mu oczywiście inicjatywa w tym zakresie, czyli możliwość wnoszenia do organu kontrolującego o przeprowadzanie określonych dowodów. Kontrolujący mają obowiązek powiadomienia podatnika o miejscu i czasie przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków i opinii biegłych przynajmniej na 3 dni przed planowanym terminem ich przeprowadzenia.

Na zakończenie protokół

Podsumowanie wyników kontroli znajduje swoje odzwierciedlenie w protokole kontroli. Elementy protokołu kontroli szczegółowo zostały określone w art. 290 § 2 o.p. >patrz ramka.

Ustalenia zawarte w protokole kontroli mają wskazywać podatnikowi ocenę jego działalności pod względem zgodności z przepisami prawa podatkowego. Kontrolujący opisują w szczególności kolejne fakty ustalone w toku kontroli oraz wskazują swoje ewentualne wątpliwości w tym zakresie.

Przykład

JEST FAKTURA, NIE MA TOWARU

Jan Kowalski prowadzi indywidualną działalność gospodarczą w zakresie wytwarzania gotowych produktów. U pana Jana przeprowadzono kontrolę w zakresie rozliczeń VAT. W protokole kontroli urzędnicy zwrócili uwagę na to, że  pan Jan ujął w rozliczeniach fakturę VAT dokumentującą zakup surowców, jednak brak było potwierdzenia otrzymania tych rzeczy. Pan Jan nie miał także dokumentu stwierdzającego przyjęcie ich na magazyn.

Kontrolujący w protokole kontroli pod opisem powyższego ustalenia wskazali na treść art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a ustawy VAT, zgodnie z którym nie stanowią podstawy obniżenia podatku należnego lub zwrotu różnicy podatku faktury VAT dokumentujące czynności, które nie zostały wykonane.

Podatnik po zapoznaniu się z ustaleniami protokołu kontroli może podzielić jego ustalenia bądź też się z nimi nie zgodzić. Jeżeli podatnik zgadza się z kontrolującymi w całości lub w części, to może złożyć stosowną korektę deklaracji podatkowej, uwzględniającą uwagi kontrolujących.

Należy zgłosić zastrzeżenia...

Jeżeli podatnik podaje w wątpliwość fakty opisane przez organ bądź ich ocenę prawną, to musi zgłosić w tym zakresie zastrzeżenia do protokołu, wskazując przy tym na ewentualne wnioski dowodowe. Na przekazanie swoich uwag podatnik ma 14 dni liczonych od dnia doręczenia mu protokołu. Zgłoszenie zastrzeżeń do protokołu ma niezwykle istotne znaczenie. Jeżeli podatnik zaniecha tej czynności, to uznaje się, że nie kwestionuje on ustaleń poczynionych przez organ podatkowy.

...tylko po co

Po otrzymaniu zastrzeżeń organ podatkowy jest obowiązany do ich rozpatrzenia w terminie 14 dni oraz poinformowania kontrolowanego o sposobie ich załatwienia. W praktyce organ kontrolujący nie ma możliwości uwzględnienia zastrzeżeń podatnika, nie wiadomo bowiem, w jaki sposób miałby to zrobić.

Zgodnie z art. 291 § 4 o.p. kontrola podatkowa jest zakończona z momentem doręczenia kontrolowanemu protokołu kontroli. Niemożliwe jest zatem późniejsze dokonanie korekty tego protokołu, uwzględniające ewentualne uwagi podatnika.

Sześć miesięcy na wszczęcie postępowania

W przypadku niezłożenia przez kontrolowanego korekty deklaracji podatkowej uwzględniającej w całości uwagi organu podatkowego, bądź też złożenia przez niego zastrzeżeń do protokołu kontroli, organ podatkowy ma 6 miesięcy, od dnia zakończenia kontroli, do wszczęcia względem kontrolowanego postępowania podatkowego. Zatem jeśli w ciągu tego okresu nie zostanie względem podatnika podjęte postępowanie podatkowe, to późniejsze określenie wymiaru zobowiązania podatkowego w zakresie objętym uprzednio kontrolą podatkową może nastąpić wyłącznie wyjątkowo, w przypadkach wyraźnie wskazanych w ordynacji. Ustawa precyzuje dwie takie sytuacje. Pierwsza wiąże się z wycofaniem się przez podatnika z korekty złożonej w wyniku uwzględnienia ustaleń kontroli podatkowej. Drugi przypadek dotyczy zaś sytuacji, gdy podstawę wszczęcia postępowania podatkowego stanowią informacje pozyskane od innych (niż przeprowadzający kontrolę) organów, w tym również podatkowych.

Autor jest doradcą podatkowym, prowadzi Kancelarię Perfect z siedzibą w Sosnowcu

Co trzeba spisać

Zgodnie z art. 290 § 2 o.p. protokół kontroli podatkowej powinien zawierać w szczególności:

1. wskazanie kontrolowanego,

2. wskazanie osób kontrolujących,

3. określenie przedmiotu i zakresu kontroli,

4. określenie miejsca i czasu przeprowadzenia kontroli,

5. opis dokonanych ustaleń faktycznych,

6. dokumentację dotyczącą przeprowadzonych dowodów,

6a. ocenę prawną sprawy będącej przedmiotem kontroli,

7. pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń lub wyjaśnień oraz prawie złożenia korekty deklaracji,

8. pouczenie o obowiązku zawiadomienia organu podatkowego przez kontrolowanego o każdej zmianie swojego adresu dokonanej w ciągu 6 miesięcy od dnia zakończenia kontroli podatkowej, jeżeli w toku kontroli podatkowej ujawniono nieprawidłowości, oraz skutkach niedopełnienia tego obowiązku.

Kiedy organ nie musi uprzedzać o wizycie

Katalog przypadków, w których podatnicy nie będą powiadomieni o wszczęciu u nich kontroli podatkowej, został zawarty w art. 282c § 1 o.p. Wskazuje on m.in. na sytuacje, gdy kontrola:

- dotyczy zasadności zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług,

- ma być wszczęta na żądanie organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe,

- dotyczy opodatkowania przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych,

- dotyczy niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej.

Artykuł 79 ust. 2 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej zawiera wyliczenie stanów faktycznych, w których właściwe organy administracji publicznej nie muszą powiadamiać o zamiarze wszczęcia kontroli.

Dzieje się tak, gdy:

- kontrola ma zostać przeprowadzona na podstawie bezpośrednio stosowanych przepisów powszechnie obowiązującego prawa wspólnotowego albo na podstawie ratyfikowanej umowy międzynarodowej,

- przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia,

- kontrola jest przeprowadzana na podstawie przepisów ustawy z 25 sierpnia 2006 r. o systemie monitorowania i kontrolowania jakości paliw,

- kontrola jest prowadzona w toku postępowania prowadzonego na podstawie przepisów ustawy z 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów,

- przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego,

- przedsiębiorca nie ma adresu zamieszkania lub adresu siedziby lub doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione.