Podczas pobytu służbowego w Londynie pracownik zachorował na grypę. Lekarz nakazał mu bezwzględnie pozostać w łóżku przez co najmniej 3, 4 dni. Oznaczałoby to, że zostaje w Londynie o co najmniej 2 dni dłużej niż wynikałoby to z polecenia udania się w delegację. Czy musimy opłacać mu za ten czas noclegi i przyznawać diety? Czy możemy zobowiązać pracownika do przelotu do Polski w planowanym wcześniej terminie?
Pracodawca nie może w tej sytuacji wymagać, aby pracownik wrócił z delegacji w zakładanym pierwotnie terminie. Wyraźne zalecenia lekarskie – które zapewne zostałyby potwierdzone przez innego medyka – wskazują na konieczność „przeleżenia" grypy. Przelot samolotem, pobyt na lotnisku, przemieszczanie się po mieście (miastach) w pierwotnym terminie powrotu tworzyłyby poważne zagrożenie powstania powikłań pogrypowych. Dodatkowo pracownik narażałby na zachorowanie inne osoby przebywające np. w samolocie. Choroby zakaźne są zdecydowanie przeciwwskazaniem do lotu.
Narzucając na delegowanego obowiązek powrotu w zakładanym wcześniej terminie, pracodawca bezpośrednio narażałby jego zdrowie, a nawet życie.
Pobyt w Londynie musi więc zostać przedłużony do chwili wyzdrowienia pracownika. Nie można przy tym przyjąć, że choruje on już „poza podróżą służbową", skoro miała się ona już zakończyć. Konieczność ponoszenia kosztów dłuższego pobytu jest w tym przypadku konsekwencją ponoszenia przez pracodawcę ryzyka prowadzenia działalności, którego to ryzyka nie można przenieść na podwładnego.
Za te dodatkowe dni pracownik ma więc nadal prawo do świadczeń delegacyjnych, a także do zwrotu udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz nabycia leków (§ 19 rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, DzU z 2013 r., poz. 167).
Państwo docelowe w delegacji zagranicznej może wyznaczać jedynie wysokość diety. Od chwili przekroczenia granicy państwowej do chwili powrotu do Polski pracownik czytelnika powinien mieć naliczaną dietę w wysokości przypisanej dla Francji (50 EUR za dobę podróży). Natomiast ryczałty noclegowe trzeba zawsze naliczać według stawek dla kraju, w którym zatrudniony faktycznie nocował.
Ryczałt noclegowy przysługuje w razie nieprzedłożenia rachunku (lub oświadczenia o braku możliwości jego przekazania w zakładzie), gdy ani pracodawca ani strona zagraniczna nie zapewnili delegowanemu bezpłatnego noclegu. Świadczenie to nie jest również należne za czas przejazdu.
Pracownikowi w delegacji zagranicznej należą się dwa ryczałty:
Ryczałty na przejazdy miejscowe w delegacjach zagranicznych nie przysługują, gdy wysłany:
Skoro wszystkie zadania służbowe odbywały się w kontekście przemieszczania się „bezkosztowo" (200 m to dystans, którego nie pokonuje się korzystając z komunikacji miejskiej), to nie ma podstaw do wypłaty dyrektorowi codziennych ryczałtów „przejazdowych". Nie przysługują one również w związku z koniecznością dotarcia z lotniska do hotelu i z powrotem, gdyż te przejazdy „załatwione" zostały ryczałtem dojazdowym.
Inaczej byłoby, gdyby poza spotkaniami w hotelu lub w sąsiedztwie pracownik wychodził też np. na kolacje z kontrahentem. Stanowią one element pracy pewnej grupy osób i jako takie są powiązane z realizacją zadań służbowych. W konsekwencji byłyby przesłanki do wypłaty ryczałtu, gdyż powiązany byłby już z koniecznością odbywania dojazdów.
Marek Rotkiewicz specjalista ds. kadr
