PIT: Podróże służbowe a rozliczenie wydatków ponoszonych na rzecz pracowników

Wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w odrębnych przepisach. Stanowi o tym art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT. Sprawa mogłaby wobec tego wydawać się prosta – skoro jest przepis, to jest rozwiązanie. Jednak stosowanie go nastręcza wielu trudności.

Fundowanie wyżywienia

Rozliczanie kosztów posiłków spożywanych podczas podróży służbowej jest dość praktycznym i często spotykanym rozwiązaniem, popularnym również w innych krajach.

Wspomniany przepis ustawy o PIT, zwalniający z opodatkowania, odwołuje się do wysokości diety określonej na podstawie rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Dlatego w sytuacji, gdy pracodawca (zobowiązany jako płatnik) nie wypłaca wartości diety pracownikowi, lecz zapewnia wyżywienie „w naturze", może mieć problem. Musi bowiem rozstrzygnąć, czy zastosować zwolnienie, a jeśli tak, to czy limitować je wysokością diety, czy zwolnić całą wartość posiłku w podróży.

Sądy ruszają z odsieczą

Na ten temat wypowiadały się wielokrotnie organy podatkowe, m.in. w wydanych interpretacjach indywidualnych (przykładowo w interpretacji Izby Skarbowej w Katowicach z 21 czerwca 2013 r., IBPBII/1/ 415-361/13/BJ, czy Izby Skarbowej w Poznaniu z 27 czerwca 2013 r., ILPB2/415-281/13-4/AJ). Urzędy często prezentują niekorzystne dla podatników stanowisko, zgodnie z którym zwolniona z PIT jest wartość zapewnionego posiłku jedynie do wysokości diety (aktualnie jest to 30 zł).

Na szczęście, z takim podejściem coraz częściej nie zgadzają się sądy administracyjne. Warszawski WSA w wyroku z 3 października 2013 r. (III SA/Wa 937/13) potwierdził, że zwrot kosztów posiłków konsumowanych przez pracowników w trakcie podróży służbowej jest zwolniony z opodatkowania i stanowi koszt uzyskania przychodów dla spółki. Należy pozytywnie ocenić ten przełomowy wyrok, w myśl którego nie powinien być karany dodatkowym podatkiem pracownik, który podczas podróży służbowej zjadł posiłek droższy niż limit diety.

Pomimo, że orzeczenie jest zdecydowanie korzystne dla podatników, to nadal należy zachować ostrożność w tej kwestii, bowiem jest to – jak na razie – wyjątek w utrwalającej się od pewnego czasu negatywnej dla podatników praktyce w tym temacie.

To nie koniec problemów

Oprócz komplikacji związanych ze wskazaną wyżej kwestią rozliczania wyżywienia zapewnianego przez pracodawcę, firmy mogą spotkać się też z utrudnieniami w zakresie rozliczania innych kosztów związanych z podróżami pracowników.

Istotnym problemem może być rozliczenie podróży przedstawicieli handlowych. Zdaniem wielu organów podatkowych zwrot wydatków za nocleg w czasie wyjazdu poza siedzibę firmy, nie skorzysta ze zwolnienia z PIT. Taki zwrot będzie przychodem pracownika ze stosunku pracy. Według urzędów, przedstawiciel handlowy wyjeżdżający „w teren" nie jest w większości wypadków w podróży służbowej, a tym samym nie ma prawa do zwolnienia z PIT, które przysługuje przy wypłacie diet za taką podróż. Zlekceważenie przez pracodawcę podejścia urzędów w tym zakresie może prowadzić do negatywnych konsekwencji. Dlatego istotne jest poznanie argumentów organów podatkowych.

Przez ostatnie pół roku wydano kilkanaście niekorzystnych dla podatników interpretacji dotyczących rozliczania wydatków na podróże takich pracowników (m.in. Izby Skarbowej w Poznaniu z 25 czerwca 2013 r., ILPB1/415-385/13-4/AA, czy Izby Skarbowej w Łodzi z 5 lipca 2013 r., IPTPB1/ 415-220/13-4/KO), na podstawie których można wyszczególnić kilka argumentów powoływanych przez urzędy.

Istotne jest miejsce pracy

Spółki zatrudniające przedstawicieli handlowych, jako miejsce pracy, często wskazują w umowach o pracę obszar kilku województw lub teren całego kraju. Wobec tego wyjazdy do pracy na terenie wskazanym w umowie nie stanowią, według urzędników, podróży służbowych w rozumieniu kodeksu pracy, który stanowi, że podróż służbowa powinna odbywać się poza stałe miejsce pracy. Skoro w umowie jako miejsce pracy ustalony jest np. obszar kilku województw, to według urzędów taki wyjazd nie jest podróżą służbową.

Zwolnienie to wyjątek

Organy podatkowe twierdzą też, że wszelkie świadczenia pozostające w związku ze stosunkiem pracy powinny być traktowane jak element wynagrodzenia za pracę i w ten sam sposób opodatkowywane. Wyjątkiem będą przypadki, gdy wypłacana kwota może być objęta zwolnieniem z opodatkowania na podstawie art. 21 ustawy o PIT, w szczególności wspomnianego ust. 1 pkt 16 lit. a, którego to wyjątku nie można traktować rozszerzająco.

Cele osobiste osoby zatrudnionej

Z interpretacji podatkowych wynika też często, że świadczenia w postaci zwrotu pracownikowi wydatków związanych z noclegami w trasie, mają osobisty charakter niezależnie od celu i okoliczności, w jakich zostały poniesione. W związku z tym wartość świadczenia (noclegu), zwróconego pracownikowi, wynikająca z wystawionej faktury będzie stanowić opodatkowany przychód ze stosunku pracy.

Wyjazd poza miejsce zamieszkania

Należy zastanowić się, czy w przypadku przedstawicieli handlowych nie będzie miało zastosowania zwolnienie z podatku zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT. Wynika z niego, że wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie 500 zł. Jednak zwolnienie to ma zastosowanie tylko do pracowników, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, gdzie znajduje się zakład pracy, a podatnik nie korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów.

Także paliwo czy parking

Wyjazd przedstawiciela handlowego to nie tylko wydatki na nocleg, ale też na paliwo do samochodu służbowego, przejazdy autostradą, czy też parking. Tutaj organy podatkowe są bardziej liberalne (przykładowo wskazana wcześniej interpretacja IS w Poznaniu,  ILPB1/415-385/ 13-4/AA). Urzędnicy twierdzą, że wydatki te nie mają charakteru osobistego, lecz dotyczą wyłącznie pojazdu firmowego stanowiącego element wyposażenia stanowiska służbowego. Tym samym, w tym przypadku po stronie firmy nie powstanie obowiązek ustalenia przychodu do opodatkowania.

Warto postarać się o interpretację

Biorąc pod uwagę aktualne stanowisko organów podatkowych oraz niejednokrotnie zmienność stanowiska urzędów w ocenie rozliczania wydatków związanych z podróżami służbowymi, warto rozważyć potwierdzenie stosowanego w tym zakresie w firmach podejścia, poprzez uzyskanie interpretacji podatkowej.

Wskazana mogłaby okazać się także kompleksowa weryfikacja polityk dotyczących pracowników, w szczególności mobilnych (np. przedstawicieli handlowych) oraz podróży służbowych tak, aby w efekcie wyważyć możliwe oszczędności i ryzyka, tzn. nie płacić więcej podatku oraz składek ZUS, niż jest to konieczne. A co najważniejsze, aby uniknąć widma męczących korekt rozliczeń oraz kar, które urząd skarbowy może nałożyć, jeśli zidentyfikuje nieprawidłowości.

—Eliza Skotnicka jest starszym menedżerem w dziale Doradztwa Podatkowego EY