Podatnicy wykorzystujący wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których są obowiązani prowadzić ewidencję przebiegu, mają obowiązek złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego informację o tych pojazdach w terminie siedmiu dni od dnia, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami (art. 86a ust. 12 ustawy o VAT).
Czytaj także: VAT od leasingu zwrotnego - Ministerstwo Finansów rozpoczęło konsultacje
Informację składa się na formularzu VAT-26. Jest to informacja o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej. Informacja VAT-26 zawiera dość szczegółowe dane o pojeździe, takie jak: marka, model, kolor, numer rejestracyjny, data nabycia (w przypadku importu – data importu, a w przypadku oddania pojazdu do używania po jego wytworzeniu – data oddania do używania), data poniesienia pierwszego wydatku, data zmiany wykorzystywania. Ta ostatnia pozycja wypełniana jest w przypadku aktualizacji informacji (zob. rozporządzenie ministra finansów z 21 marca 2014 r. w sprawie wzoru informacji o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej, DzU z 2014 r., poz. 371).
W przypadku niezłożenia VAT-26 w terminie uznaje się, że pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika dopiero od dnia jej złożenia (zob. art. 86a ust. 13 ustawy o VAT).
W przypadku zmiany wykorzystywania pojazdu samochodowego podatnik jest obowiązany do aktualizacji informacji najpóźniej przed dniem, w którym następuje ta zmiana (zob. art. 86a ust. 14 ustawy o VAT).
Zdarza się, że umowa leasingu się skończyła lub auto zostało odebrane korzystającemu w drodze egzekucji i oczekuje na kolejnego użytkownika na parkingu. W takim przypadku finansujący nie wysyła do urzędu formularza VAT-26 o wykorzystaniu pojazdu tylko w działalności.
Przykład
Spółka (podatnik VAT czynny) świadczy na rzecz swoich klientów usługi leasingu operacyjnego i finansowego, usługi wynajmu, w tym pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony. Po zakończeniu umów leasingu zazwyczaj dochodzi do sprzedaży przedmiotów umów leasingobiorcom (wykupu).
Pojazdy samochodowe, które nie zostały wykupione, a zostały zwrócone po zakończonym okresie leasingu, spóła przeznacza do dalszej odsprzedaży lub oddania w leasing. Również pojazdy odebrane leasingobiorcom w drodze windykacji są przeznaczone przez spółkę do dalszej odsprzedaży lub oddania w leasing. Odebrane i oferowane do sprzedaży lub leasingu pojazdy nie są udostępniane i przekazywane do użytku pracownikom spółki, lecz oczekują na klientów na firmowym parkingu.
W przedstawionym stanie faktycznym pojazdy odsprzedawane lub oddawane w leasing przez spółkę spełniają warunki określone w art. 86a ust. 5 pkt 1 lit. a i c ustawy o VAT. Odebrane i oferowane do sprzedaży lub leasingu pojazdy nie są udostępniane i przekazywane do użytku pracownikom spółki, lecz oczekują na klientów na parkingu. Spółka nie ma zatem obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu w stosunku do tych pojazdów. Nie musi także składać VAT-26 w stosunku do tych pojazdów, jeśli są one przeznaczone do dalszej odsprzedaży lub ponownego oddania w leasing. Takie stanowisko zajął m.in. WSA w Warszawie w wyroku z 30 września 2015 r. (III SA/Wa 9/15), a także dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 10 lutego 2016 r., IPPP3/443-465/14/16-7/S/JŻ).
Podstawa prawna: art. 86a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 2174 ze zm.)