Czas pracy: Samodzielne planowanie pod kontrolą

Nowelizacja przepisów o czasie pracy, obowiązująca od 23 sierpnia 2013 r., dopuściła tzw. ruchomy czas pracy. Pozwala on stosować rozkłady czasu pracy, w których to sam podwładny decyduje o godzinie rozpoczęcia przez siebie obowiązków w ustalonym jedynie przez szefa przedziale czasowym. To etatowiec dobrowolnie określa, o której godzinie przyjść do firmy. W tzw. ruchomym systemie godzina startu zadań pracownika w danym dniu jest zatem zmienna. Nie powoduje to wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych, mimo że przerwa między początkiem czynności pracowniczych w kolejnych dniach może być mniejsza niż 24 godziny. Wynikłe stąd dłuższa realizacja pracy przez etatowca nie jest jednak podyktowana szczególnymi potrzebami pracodawcy, lecz potrzebami pracownika. Przykładowo ma rano wizytę u lekarza czy odprowadza dzieci do przedszkola. To on sam decyduje, o której godzinie rozpocznie pracę w konkretnym dniu. Jej wykonywanie w tzw. ruchomym systemie czasu pracy nie może jednak spowodować, że etatowiec nie będzie miał zapewnionego nieprzerwanego 11-godzinnego odpoczynku w każdej dobie pracowniczej.

Nie system, ale rozkład

Możliwość samodzielnego decydowania przez podwładnego o godzinie rozpoczęcia pracy w określonym przedziale zwykło się określać w doktrynie „ruchomym systemem czasu pracy". To pojęcie jest jednak mylące i często powoduje błędne postanowienia w przepisach wewnątrzzakładowych u pracodawców. To bowiem rozkład czasu pracy, a nie system.

Nowelizacja kodeksu pracy nie wprowadziła żadnych nowych systemów czasu pracy. Ruchomy rozkład można stosować w każdym z obowiązujących systemów. Warunkiem jego zastosowania jest oczywiście zgoda co najmniej reprezentatywnych organizacji związkowych działających u pracodawcy, a gdy związków nie ma – przedstawiciela załogi. Samo uzyskanie akceptacji jednak nie wystarczy. Wprowadzenie ruchomego rozkładu muszą jeszcze przewidywać przepisy wewnętrzne, a konkretnie układ zbiorowy pracy, regulamin pracy lub obwieszczenie. Należy w nich określić szczegóły dotyczące tego rozkładu, tj. przedział czasowy, w jakim zatrudnieni mają rozpoczynać obowiązki w poszczególnych dniach. Nie muszą być one jednolite w każdym dniu. Niekoniecznie także w takim samym zakresie mają dotyczyć wszystkich podwładnych.

Przykład

Zakład projektowania budowli przemysłowych zatrudnia załogę w podstawowym systemie po 8 godzin na dobę. Za zgodą przedstawiciela personelu szef wprowadził ruchomy rozkład czasu pracy. Przewiduje on stały zakres godzin, w którym etatowcy poszczególnych działów mają rozpocząć pracę w konkretnych dniach roboczych tygodnia. W regulaminie zapisano to w sposób podany w tabeli 1.

Taki rozkład czasu pracy, przewidujący stałe przedziały czasowe, w których poszczególne grupy osób powinny rozpocząć pracę, zwalnia szefa z konieczności tworzenia miesięcznych grafików czasu pracy.

Indywidualnie na wniosek

Ponadto ustawodawca dopuścił indywidualne użycie ruchomego rozkładu czasu pracy wobec pracownika na jego pisemny wniosek. W takim przypadku. bez względu na zgodę związków zawodowych czy w razie ich braku – przedstawiciela załogi, taki rozkład wolno stosować do osób, które złożą w tej sprawie pismo do pracodawcy. Nie jest ono dla niego wiążące. Jeśli jednak szef uwzględni wniosek, nie będzie musiał zmieniać regulaminu pracy.

Nawet gdy brakuje w nim postanowień przewidujących wprowadzenie takiego rozkładu czasu pracy, wolno go stosować do pracownika na jego pisemny wniosek. Nie ma bowiem przeszkód prawnych, aby podwładny poprosił szefa o objęcie go takim rozkładem na podstawie przepisów powszechnych wynikających z kodeksu pracy. Nie jest to równoznaczne z koniecznością zmiany regulaminu w tym zakresie.

Dopiero gdyby to pracodawca z własnej inicjatywy chciał za zgodą związków lub przedstawiciela załogi wprowadzić w zakładzie taki rozkład, musiałby umieścić odpowiednie postanowienia w uzp, regulaminie pracy lub obwieszczeniu.

Bezpieczny zakres

Wprowadzenie ruchomego rozkładu czasu pracy, w którym o godzinie rozpoczęcia pracy samodzielnie decyduje etatowiec, ma jedno podstawowe obostrzenie. Wykonywanie pracy w tym rozkładzie nie może naruszać prawa zatrudnionych do odpoczynku dobowego oraz tygodniowego. Chcąc się ustrzec naruszeń wynikających ze zbyt dużej swobody pozostawionej podwładnym, szef powinien ustalić maksymalnie 5-godzinny zakres, w którym zatrudnieni rozpoczynają obowiązki. Dodatkowo musi on być identyczny we wszystkich dniach roboczych.

Przykład

Pan Jan jest zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku. Zgodnie z zakładowym regulaminem pracy ma rozpoczynać zadania między 8 a 13. Jego aktywność w jednym z tygodni wyglądała tak jak w tabelce 2.

Etatowiec samodzielnie zdecydował o takich godzinach świadczenia zadań w tym tygodniu. Ustalenie zakresu, w którym ma rozpocząć pracę na 5 godzin (między 8 a 13), powoduje, że przy 8-godzinnej aktywności nie ma możliwości, aby doszło do naruszenia jego odpoczynku dobowego. Choć pan Jan rozpoczął obowiązki w czwartek o najpóźniejszej z możliwych godzin, tj. 13 i w kolejnym dniu pojawił się w firmie ponownie o najwcześniejszej godzinie z ustalonego przedziału, i tak zachowa nieprzerwany 11-godzinny odpoczynek w dobie, która rozpoczęła się dla niego w czwartek o 13.

Gdy szef zakreśla tę swobodę szerzej, dopuszczając większy przedział godzin na start pracy, musi liczyć się z tym, że za błędy podwładnych może odpowiadać jako sprawca wykroczenia.

Przykład

Pani Maria pracuje w dużym salonie kosmetycznym. Ustalony w nim w regulaminie rozkład czasu pracy przewiduje, że zatrudnieni w podstawowym systemie mogą rozpoczynać obowiązki od 6 do 13 w dniach roboczych. Przypadają one od wtorku do soboty. W zależności od tego, na którą godzinę kosmetyczki umawiają się z klientami na zabiegi, mogą wystartować z nimi w ustalonym zakresie.

W tygodniu praca pani Marii wyglądała tak jak w tabeli 3.

Mimo że kosmetyczka pracowała zgodnie z ustalonymi przez szefa regułami, jej odpoczynek dobowy we wtorek i czwartek został naruszony. W tych dniach liczył on jedynie 9 godzin. W dobie pracowniczej, która rozpoczęła się dla pani Marii o 13 we wtorek i czwartek, pracowała 15 godzin, tj. od 13 do 21 i następnie w tej samej dobie pracowniczej od 6 do 13. Takie sytuacje, choć spowodowała je sama pracownica, obciążą pracodawcę i to on będzie odpowiadał za wykroczenie przeciwko prawu etatowca do odpoczynku.

Najważniejsze dobre założenia

Ustalenie godzinowego zakresu startu zadań przez podwładnych nie jest jednak takie proste, gdy ten zakres jest zmienny w poszczególnych dniach tygodnia. Wówczas bowiem nawet przy ustaleniu przedziału poniżej 5 godzin, w którym zatrudnieni mają rozpoczynać obowiązki, może dojść do naruszenia odpoczynków dobowych.

Przykład

Pan Janusz pracuje jako informatyk w zakładzie produkcyjnym, w którym w uzgodnieniu z przedstawicielem załogi wprowadzono ruchomy rozkład czasu pracy. Specyfika prowadzonej działalności wymusiła na pracodawcy ułożenie nieregularnego rozkładu zakresu czasowego startu zadań. W tygodniu wyglądało to tak jak w tabeli 4.

Choć załodze określono wyłącznie 2-godzinny zakres, w którym powinna rozpocząć pracę, istnieje ryzyko naruszenia dobowego odpoczynku. Dlatego ustalając ten przedział, należy zwrócić szczególną uwagę zarówno na jego długość, jak i sposób planowania zadań w poszczególnych dniach.