Kontrolowany, a także osoba upoważniona do reprezentowania kontrolowanego lub prowadzenia jego spraw, pracownik oraz osoba współdziałająca z kontrolowanym są obowiązani umożliwiać wykonywanie czynności kontrolnych. Ustawa wskazuje jedynie przykładowo jakie są to obowiązki. Chodzi między innymi o nieodpłatne:

1) umożliwienie filmowania, fotografowania, dokonywania nagrań dźwiękowych oraz utrwalania stanu faktycznego za pomocą innych nośników informacji, jeżeli film, fotografia, nagranie lub informacja zapisana na innym nośniku może stanowić dowód lub przyczynić się do utrwalenia dowodu w sprawie będącej przedmiotem kontroli;

2) przedstawienie, na żądanie kontrolującego tłumaczenia na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli.

Udzielanie wyjaśnień

Ponadto, sam kontrolowany ma obowiązek w wyznaczonym terminie udzielać wszelkich wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli, dostarczać kontrolującemu żądane dokumenty oraz zapewnić kontrolującemu warunki do pracy, a w tym w miarę możliwości udostępnić samodzielne pomieszczenie i miejsce do przechowywania dokumentów.

Natomiast osoby upoważnione do reprezentowania kontrolowanego lub prowadzenia jego spraw, pracownicy oraz osoby współdziałające z kontrolowanym są obowiązani udzielić wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli, w zakresie wynikającym z wykonywanych czynności lub zadań.

Ważne jest to, że zasadnicze znaczenie ma rozróżnienie sytuacji, kiedy podatnik przedstawia dokumentację podatkową oraz przekazuje kserokopie wybranych dokumentów od takiej, kiedy kontrolujący żądają przygotowania określonych zestawień czy tabel. Nie ma podstaw do tego, aby angażować pracowników do przygotowywania tego rodzaju opracowań. Urzędnicy mogą otrzymać materiał, który sami muszą ocenić i podsumować. Należy to do ich obowiązków, a nie do obowiązków podatnika.

DO WGLĄDU TYLKO FAKTURY I ICH KSEROKOPIE

Kontrolujący prowadził czynności kontrolne dotyczące VAT za miesiące od stycznia do grudnia 2010 r. w firmie budowanej pana Grzegorza Malinowskiego. Powstały podejrzenia, że faktury wystawiane przez jednego z dostawców paliw pana Grzegorza są nierzetelne. Kontrolujący nakazali zatem przedstawienie wszelkich faktur wystawionych przez tego dostawcę wraz z ich kserokopiami oraz sporządzenia zestawienia w formie tabeli wskazującej, ile paliwa sprzedał panu Grzegorzowi ten dostawca, w jakim miesiącu, po jakiej cenie, w tym jaką kwotę stanowił VAT.

W takiej sytuacji pan Malinowski ma prawny obowiązek przedstawienia faktur oraz ich kserokopii, ale nie musi przygotowywać tabeli.

Bardzo szeroki zakres

Jednym z najistotniejszych uprawnień, które przysługują urzędnikom prowadzącym kontrolę podatkową, jest możliwość żądania udostępnienia akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania ich w formie elektronicznej.

Warto zauważyć, że żadne inne postępowanie nie daje możliwości udostępniania, a więc wejścia w posiadanie przez kontrolujących pełnej dokumentacji przedsiębiorstwa. Nie jest to możliwe w ramach postępowania podatkowego ani kontroli skarbowej prowadzonej przez urzędy kontroli skarbowej. Urzędy te mają prawo żądania udostępnienia pełnej dokumentacji tylko w przypadku, gdy w ramach kontroli skarbowej zostanie wszczęta kontrola podatkowa. W innej sytuacji możliwe jest uzyskanie przez pracowników fiskusa tylko poszczególnych dokumentów.

—Dorota Jaszczak