Kontrola w firmie inspektora pracy: Nie może domagać się zlecenia ekspertyzy

Jeden z podstawowych obowiązków podmiotu kontrolowanego (tj. pracodawcy lub przedsiębiorcy, na rzecz którego pracują osoby fizyczne) polega na zapewnieniu inspektorowi pracy warunków i środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli, a w szczególności niezwłoczne przedstawianie żądanych dokumentów i materiałów. Tak stanowi art. 27 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy, DzU z 2012 r., poz. 404 ze zm., dalej ustawa o PIP). Żądanie jest jednym z uprawnień, przysługujących inspektorowi pracy, które ułatwia mu ustalenie stanu faktycznego. Tym samym umożliwia ono sprawne i szybkie przeprowadzenie kontroli, zmniejszając utrudnienia w funkcjonowaniu firmy.

Czym jest żądanie

Żądanie nie jest więc środkiem prawnym (jak nakazy i wystąpienia), ale dowodowym. Służy jedynie wyjaśnieniu faktów istotnych dla rozstrzygnięć kontrolnych. Może mieć formę:

Ze względu na doniosłość tych ostatnich skupimy się wyłącznie na tych, które mogą być przekazywane pracodawcy. Będzie to następowało zarówno w sposób tradycyjny, tj. do rąk własnych (np. pierwszego dnia obecności inspektora w firmie), jak i – zwłaszcza w przypadkach niecierpiących zwłoki – przy użyciu środków łączności (telefonicznie, faksem, mailowo).

W toku postępowania kontrolnego inspektor pracy ma prawo żądać m.in.:

Oczywiście szczegółowy zakres potrzeb inspektora pracy będzie jednak wynikał z zakresu przedmiotowego kontroli i rodzaju działalności prowadzonej przez badany zakład.

Przykład

Inspektor kontrolował czas pracy i dlatego poprosił pracodawcę o kserokopie dokumentacji z tego zakresu, czyli ewidencję czasu pracy, harmonogramy, wnioski o odbiór czasu wolnego, druki delegacji. Ponieważ analiza tych wszystkich dokumentów jest czasochłonna, zazwyczaj inspektorzy przeprowadzają ją w siedzibie PIP.

Jaka definicja

W trakcie trwania kontroli inspektor pracy ma prawo żądać przedłożenia m.in. wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy o PIP). Kłopot w tym, że przewidując ten obowiązek, ustawa nie zdefiniowała pojęcia dokumentu. Nie znajdziemy jej także w kodeksie postępowania administracyjnego, którego przepisy stosuje się do postępowania kontrolnego inspektora pracy. Wymienia on jedynie dokumenty urzędowe. Z kolei w piśmiennictwie można znaleźć wyjaśnienia, że przez „dokument" należy rozumieć akt pisemny stanowiący wyrażenie określonych myśli lub wiadomości. W kodeksie postępowania cywilnego natomiast odnajdziemy dokumenty urzędowe, którymi są te sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy władzy publicznej i inne organy państwowe w zakresie ich działania, które stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo zaświadczone (art. 244 § 1 k.p.c.). Są to też dokumenty prywatne, które stanowią dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie (art. 245 k.p.c.).

Odrębną wreszcie definicję dokumentu zawiera kodeks karny. Wskazuje, że jest nim każdy przedmiot lub inny zapisany nośnik informacji, z którym jest związane określone prawo, albo który ze względu na zawartą w nim treść stanowi dowód prawa, stosunku prawnego lub okoliczności mającej znaczenie prawne (art. 115 § 14 k.k.).

Biorąc pod uwagę tak liczne wyjaśnienia tego pojęcia, do postępowania kontrolnego należałoby przyjąć, że dokumentem dla inspektora pracy będzie każdy przedmiot mogący mieć znaczenie prawne dla wyników kontroli, o czym decyduje prowadzący czynności kontrolne inspektor pracy. W tym znaczeniu będą to np. pisemne oświadczenia, potwierdzenia urzędowe, wydruki czy elektroniczne zapisy wskazujące na sposób realizacji obowiązków wynikających z zatrudnienia pracowników (np. ewidencja czasu pracy, polecenia wyjazdów służbowych, wykresówki rejestrujące czas pracy kierowców, wnioski urlopowe pracowników, listy płac, potwierdzenia dokonania przelewów).

Oryginał i kserokopia

Inspektor może domagać się okazania jedynie dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez osoby zatrudnione w firmie (np. akt osobowych, umów cywilnoprawnych, ewidencji czasu pracy, list płac oraz potwierdzeń wypłaty wynagrodzenia). W praktyce inspektorzy proszą również o okazanie innych dokumentów (np. rachunkowych), a do tego nie są już uprawnieni.

Przykład

Inspektor pracy otrzymał do rozpoznania skargę przedstawiciela handlowego. Ten twierdził, że często świadczył pracę w szóstym dniu tygodnia, tj. w soboty. Dowodzić tego miały rachunki za paliwo, których domagał się na stacjach benzynowych przy tankowaniu w trasie. Podczas kontroli inspektor zażądał okazania ewidencji czasu pracy, do czego był uprawniony, gdyż jest to dokument związany z zatrudnieniem. Wynikało z niej jednak, że handlowiec świadczył pracę jedynie od poniedziałku do piątku.

W związku z tym inspektor poprosił też o okazanie faktur za paliwo oraz umów podpisanych przez przedstawiciela z klientami firmy w poprzednim miesiącu. Na podstawie dat z tych dokumentów chciał ustalić, czy rzeczywiście pracownik nie podejmował żadnych zadań w soboty. Pracodawca ma prawo odmówić udostępnienia tych papierów, gdyż nie są one kadrowo-płacowe.

Zebrany w trakcie kontroli materiał dowodowy (w postaci dokumentów) inspektor pracy może sprawdzać na miejscu w siedzibie badanej firmy. Wolno mu także poprosić o wykonanie odpisów lub kserokopii (potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez pracodawcę lub osobę działającą w jego imieniu), które dołączy do protokołu z kontroli. W ten sposób staną się one materiałem dowodowym włączonym do dokumentacji z kontroli.

Wyciągi, zestawienia i obliczenia

Aby ułatwić sobie pracę, inspektor może też domagać się od kontrolowanego zakładu przygotowania wyciągów z dokumentów oraz zestawień lub obliczeń, sporządzonych na podstawie dokumentów (art. 23 ust. 1 pkt 8 ustawy o PIP). Takie żądania istotnie usprawniają działania kontrolne, ale jednocześnie przysparzają pracodawcom najwięcej problemów. Ich realizacja wymaga bowiem największego nakładu czasu oraz pracy.

Przykład

Kontrola dotyczyła wykorzystania przez załogę zaległych urlopów. Aby nie sprawdzać wniosków urlopowych poszczególnych pracowników z ewidencją czasu pracy, inspektor zażądał od służb kadrowych pracodawcy zestawienia liczby dni wykorzystanego przez wybranych etatowców urlopu wypoczynkowego w ostatnich 3 latach.

Uwaga! Inspektor pracy może żądać sporządzenia wyciągów, zestawień lub obliczeń jedynie z takich dokumentów, które aktualnie posiada podmiot kontrolowany. W żadnym jednak wypadku żądanie nie może uprzedzać środków prawnych, które  wydaje się dopiero po ustaleniu staniu faktycznego i zakończeniu kontroli (tj. sporządzeniu protokołu).

Przed zakończeniem kontroli inspektorowi nie wolno więc domagać się np. zlecenia ekspertyzy, aby potwierdzić lub wykluczyć określone okoliczności.

Przykład

Inspektor pracy skontrolował firmę, w której około 50 pracowników pracowało w jednym pomieszczeniu (tzw. open-space). Osoby, których biurka znajdowały się w pobliżu okien, miały dostateczne oświetlenie. Inspektor miał jednak wątpliwości, czy warunek ten jest też spełniony wobec pracujących w głębi hali. Dlatego zażądał od pracodawcy przedstawienia pomiarów oświetlenia w tym pomieszczeniu, a w szczególności na stanowiskach pracy usytuowanych w jego głębi. Jeśli jednak dotychczas szef nie przeprowadził takich pomiarów, żądanie inspektora jest bezzasadne. Zobowiązanie pracodawcy do ich wykonania może wynikać jedynie z decyzji administracyjnej, jaką jest nakaz inspektora pracy (art. 11 pkt 6a ustawy o PIP).