Szkoda likwidowana jest w oparciu o zapisy zawartej umowy ubezpieczenia: OWU, postanowienia dodatkowe, jeżeli występują, klauzule. Jeżeli likwidacja szkody ma być sprawna, dobrze jest zawczasu przygotować szczegółową dokumentację ubezpieczanego majątku. Powinna ona pozwalać na ustalenie okoliczności powstania oraz rozmiarów szkody i uzasadniać roszczenie. W OWU zamieszczone są informacje, co należy robić i jakie dokumenty przygotować, gdy dojdzie do szkody. Liczba i zakres dokumentów zależy od zdarzenia, z którego klient zgłasza roszczenie, a także od wielkości roszczenia.
Najczęściej potrzebne są takie dokumenty, jak faktury zakupu, rachunki potwierdzające koszty naprawy, kalkulacje sporządzone przez klienta, jeśli szkodę usunął własnymi siłami, przydatne są też zdjęcia. Przedsiębiorca powinien udokumentować własność mienia bądź potwierdzić poniesienie kosztów na nakłady inwestycyjne w przypadku wynajmowanych pomieszczeń.
Towarzystwo wysyła na miejsce szkody likwidatora, który szacuje wysokość strat. Zakład ubezpieczeń weryfikuje dokumentację poniesionych wydatków pod kątem ich zgodności ze stanem faktycznym oraz celowości. W spornych kwestiach, przy niestandardowych szkodach, gdzie potrzebna jest specjalistyczna wiedza towarzystwa mogą powołać specjalistę branżowego, który dokona wyliczenia szkody i wartości odszkodowania.
Niektóre towarzystwa stosują uproszczone postępowania likwidacyjne w przypadku niektórych szkód np. pierwszej szkody czy szkód do określonej wysokości. Wówczas wysokość szkody ustalana jest w oparciu o informacje i dokumenty uzyskane od poszkodowanego, bez konieczności oglądania miejsca szkody. W takiej sytuacji od zgłoszenia szkody do wypłaty mija przeważnie nie więcej niż kilka dni.
