- Odpowiada Rafał Garbarz doradca podatkowy w Deloitte:
Rzeczywiście, jeśli przedsiębiorca korzysta z diet przewidzianych odrębnymi przepisami na okoliczność podróży służbowych, to nie uznaje się za koszt uzyskania przychodu diet w części przekraczającej wysokość określoną w tych przepisach (są to rozporządzenia wydawane przez ministra pracy i polityki społecznej). Jednak z takimi podróżami mogą się wiązać także inne wydatki, np. na hotele.
Tu nie ma ustawowego limitu kosztów, choć należy pamiętać o podstawowej zasadzie w podatkach dochodowych: wydatek może być kosztem tylko wtedy, gdy ma związek z przychodami firmy. Dlatego trudno się dziwić władzom skarbowym, że kwestionują wydatki na hotel w popularnym kurorcie turystycznym.
Mogą mieć wtedy uzasadnione podejrzenia, że w rzeczywistości nie chodziło o podróż służbową, lecz o wakacje. Są natomiast sytuacje, w których przedsiębiorca często jeździ do swojego klienta w innym mieście i zamiast korzystać z hotelu, wynajmuje tam mieszkanie. Organy skarbowe często kwestionują zaliczanie w koszty wydatków na taki najem. Uważam jednak, że w takich sytuacjach warto bronić swoich racji.
Wydatki na takie mieszkanie są często mniejsze, niż na hotel, a więc jest to przejaw racjonalności w dbaniu o swoje przedsiębiorstwo. Zresztą, jeżeli częste podróże w takie miejsce są rzeczywiście uzasadnione kontaktami biznesowymi – nietrudno będzie to udowodnić.
Czasem w podróży służbowej dochodzi do spotkania biznesowego, gdy trzeba podjąć partnera handlowego obiadem. Czy zawsze będzie to potraktowane jako wydatek na reprezentację?
O ile wydatki związane z samą podróżą na ogół można bez problemów uzasadnić dla celów kosztowych, o tyle już takie wydatki na gastronomię fiskus rzeczywiście traktuje najczęściej jako wydatki reprezentacyjne. A te nie mogą już być traktowane jak koszt uzyskania przychodu.
Jednak w praktyce zdarzają się bardzo różne sytuacje związane z wydatkami na spotkania biznesowe. Nie wszystkie muszą być zakwestionowane, ale dla bezpieczeństwa warto wystąpić o interpretację przepisów prawa podatkowego.
Wróćmy jeszcze do diet. Jakie mogą być podatkowe konsekwencje sytuacji, gdy diety nie wykorzystamy, bo nasz partner handlowy zapewni nam posiłki i dojazdy?
W zasadzie niewyko-rzystanie takich diet jest obojętne podatkowo. Jeśli rzeczywiście odbywamy podróż służbową, to można je zaliczyć do kosztów w ramach wspomnianego limitu i to niezależnie od tego, czy ją rzeczywiście wykorzystamy, czy nie. W przypadku, gdy przedsiębiorca korzysta z fundowanego mu obiadu, można się co najwyżej zastanawiać nad przychodem w naturze do opodatkowania. Tu praktyka organów skarbowych jest jednak niejednolita.
—rozmawiał Paweł Rochowicz
