Średniej wielkości firma zatrudniająca kilkudziesięciu pracowników co roku wytwarza dwie szafy dokumentów, które musi przechowywać przez następne pół wieku. Jeśli w tym czasie upadnie, przedsiębiorca, nie może tak po prostu wyrzucić tych papierów do kosza, tylko powinien zapłacić za ich przechowanie w specjalnych archiwach.  Jeśli nie dopełni tego obowiązku, może trafić nawet na trzy lata do więzienia.

Dodatkowe koszty

– Nasze archiwum, w którym przetrzymujemy dokumentację pracowniczą z ostatnich 20 lat działania spółki, ma ponad 50 mkw. – mówi kadrowa spółki zatrudniającej ponad 100 pracowników. – Biorąc pod uwagę czynsz, jaki trzeba zapłacić za taką powierzchnię w centrum Warszawy, utrzymanie archiwum kosztuje spółkę kilkadziesiąt tysięcy złotych rocznie.

– Przetrzymywanie tych dokumentów jest potrzebne wyłącznie do celów emerytalno-rentowych – zauważa Maciej Sekunda, ekspert PKPP Lewiatan. – Od 1999 r.  informacja o każdej składce pracownika jest zapisana w systemie elektronicznym ZUS. Archiwizowanie dokumentów na koszt pracodawców to wyłącznie dublowanie tych danych i niepotrzebny koszt.

Nie wszystkie dokumenty trzeba trzymać aż 50 lat. Część, np. listy obecności, są potrzebne tylko przez trzy lata, do czasu przedawnienia roszczeń pracowników o wynagrodzenie za pracę w nadgodzinach. Informację o dochodach pracownika warto trzymać przez pięć lat, bo taki okres może objąć kontrola urzędu skarbowego, a dokumenty rozliczeniowe ZUS do dziesięciu lat.

Pracodawcom przeszkadza też podwójne wytwarzanie dokumentów związanych z zatrudnieniem, np. pouczenia  pracownika o obowiązujących go przepisach prawa pracy, zagrożeniach dla jego zdrowia na danym stanowisku.

– Utarło się, że taką informację drukuje się w dwóch kopiach, dla pracownika i siebie, żeby mieć potwierdzenie w razie kontroli – dodaje Witold Polkowski, ekspert Pracodawców RP. – Gdyby przyjąć, że takie informacje można przekazywać w formie elektronicznej, uratowalibyśmy przy okazji kilka hektarów lasu. Wystarczy w kodeksie pracy zawrzeć zapis, że przekazanie takiej informacji pracownikowi może się odbyć także w postaci elektronicznej.

Ani śladu w przepisach

– W przepisach prawa pracy nie ma słowa o tym, że dokumenty związane z zatrudnieniem pracowników muszą być przetrzymywane na papierze – komentuje Patrycja Zawirska, radca prawny z kancelarii K&L Gates Jamka. – Pracodawcy, którzy archiwizują takie dokumenty w formie elektronicznej i nie zdążyli ich wydrukować na czas, nieraz przekonali się jednak, że w razie wizyty inspektora pracy brak papierowych dokumentów może oznaczać grzywnę nawet do 30 tys. zł.

Z rozszerzaniem wykorzystania nowych technologii należy jednak uważać, tak aby nie zdominowały one kontaktów pracodawca-pracownik, w momencie wypowiadania umowy temu ostatniemu.

– Elektroniczna forma wymiany informacji nie powinna być przewidziana dla oświadczeń woli, tak by nie dopuścić do sytuacji, że pracownik wypowiedzenie umowy o pracę dostanie e-mailem czy esemesem – dodaje Polkowski. – Nie mam wątpliwości, że należy zachować papierową formę informowania pracownika o  rozstaniu oraz jego przyczynie.

Teksty w ramach akcji „Uprośćmy przepisy" będziemy publikować w każdy poniedziałek.

masz uwagi, zgłoś zły przepis uproscmyprzepisy@rp.pl

Opinie

Władysław Kosiniak-Kamysz, minister pracy i polityki społecznej

Przyjmuję akcję zainicjowaną przez „Rzeczpospolitą" z dużym zainteresowaniem. Faktycznie obowiązek przetrzymywania dokumentacji pracowniczej na papierze przez 50 lat to zbyt duże obciążenie dla przedsiębiorców. Trzeba wprowadzić w tym zakresie cyfryzację dokumentów. Do zmian potrzebna jest jednak analiza obecnie obowiązujących przepisów i obiecuję, że zajmiemy się tym w najbliższym czasie. Z legislacyjnego punktu widzenia ważne jest także to, czy inicjatywa w sprawie nowelizacji przepisów leży wyłącznie w gestii Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, czy do zmian w tym zakresie powinniśmy zaangażować także ministra administracji i cyfryzacji.