Planując nierównomiernie czas pracy i przewidując dla pracowników 2 tygodnie wolnego w harmonogramach, można ominąć konieczny przestój w firmie. Innym razem można w ten sposób pójść na rękę podwładnemu. Część zatrudnionych wydłuży sobie wypoczynek, kumulując z nim czas wolny za dodatkową pracę. Specjalne uprawnienia w tym zakresie przysługują w instytucjach kultury i urzędnikom, ale kodeks pracy również daje tu pewne możliwości.
Opcje do wyboru
Urlop wypoczynkowy to uprawnienie, z którego większość pracowników powinna korzystać z ochotą. Nie zawsze tak się jednak dzieje. Część zatrudnionych woli oszczędzać pulę dni wolnych, przeznaczając urlop na załatwienie niezbędnych formalności czy przeprowadzenie planowanych remontów. Zdarzają się również przypadki, gdy zatrudnieni odmawiają skorzystania z wolnego, licząc, że przy zmianie pracy zostanie on im zrekompensowany w formie ekwiwalentu.
Czasem jednak to firmie zależy, żeby pracownicy wzięli urlopy w tym samym terminie. W ten sposób mogą ograniczyć koszty działalności, co ma znaczenie zwłaszcza w okresach kryzysu. Załoga musi się jednak na to zgodzić. Zmuszenie pracownika do wykorzystania urlopu możliwe jest tylko w okresie wypowiedzenia.
Pozornie bez ruchu
Wydaje się, że to sytuacja bez wyjścia. W przypadku uporu pracowników pracodawca nie może bowiem wymóc na nich wystąpienia o udzielenie 2 tygodni wolnego. Z drugiej jednak strony poza urlopem wypoczynkowym przepisy przewidują jeszcze kilka odmian czasu wolnego, a jedną z nich są dni harmonogramowo wolne od pracy. Aby uzbierać 2 tygodnie wolnego, korzystając z tego rodzaju dni wolnych, trzeba spełniać 3 dodatkowe warunki. Przede wszystkim szef musi stosować dłuższy okres rozliczeniowy, a w nim planować nierównomierny rozkład czasu pracy. Jeśli połączy to z zatrudnieniem załogi w systemie równoważnym, wolne zaplanuje już na etapie układania grafiku i w ten sposób ominie ewentualny opór załogi.
Przykład
Pracownicy firmy produkującej kotły grzewcze są zatrudnieni w 3-miesięcznych okresach rozliczeniowych w ramach systemu równoważnego. W dwóch pierwszych tygodniach sierpnia zakład musi zostać zamknięty, ponieważ konieczne okazało się przeprowadzenie serwisu maszyn wykorzystywanych na produkcji.
Ponieważ część zatrudnionych kategorycznie odmówiła wypisania wniosku o 2 tygodnie urlopu, pracodawca zaplanował w okresie lipiec–wrzesień 2013 r. pracę w taki sposób, aby cała załoga korzystała z wolnego przynajmniej od 1 do 14 sierpnia.
Harmonogram został zaplanowany prawidłowo. Objął 52 dni pracy po 10 godzin każdy, czyli w sumie 520 godzin, a tyle wynosi wymiar w tym okresie rozliczeniowym. Co więcej, połączenie 3-miesięcznego okresu rozliczeniowego, systemu równoważnego i nierównomiernego rozkładu czasu pracy pozwoliło pracodawcy zaplanować załodze 13 dni harmonogramowo wolnych od pracy.
Dzięki temu pracownicy korzystają z wolnego w okresie od 30 lipca do 18 sierpnia, czyli dłużej, niż zakładał pierwotny plan. Jeśli są wynagradzani stałą miesięczną pensją, a nie stawką godzinową, za każdy miesiąc okresu będą otrzymywać tę samą kwotę, mimo różnej liczby przepracowanych godzin.
Dłużej w administracji
Możliwość zaplanowania pracownikom wolnego okresu innego niż urlop wypoczynkowy nie jest domeną prywatnych przedsiębiorstw stosujących nierównomierny rozkład czasu pracy. Mogą bowiem z tego skorzystać również pracodawcy z sektora publicznego.
Przepisy regulujące czas pracy członków korpusu służby cywilnej przewidują, że mogą oni odbierać czas wolny w zamian za pracę w nadgodzinach lub dni wolne za dodatkową pracę w niedziele i święta w okresie poprzedzającym lub następującym po urlopie wypoczynkowym.
Kluczowe znaczenie ma tu wniosek członka korpusu służby cywilnej (art. 97 ust. 9 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej, DzU nr 227, poz. 1505 ze zm.). To on decyduje, czy zamierza skorzystać z tej możliwości.
Podobnie jest u urzędników państwowych. Mogą oni wnioskować o udzielenie czasu wolnego w zamian za dodatkową pracę wykonywaną na polecenie przełożonego poza normalnymi godzinami pracy bezpośrednio przed lub po za- kończeniu urlopu (art. 30 ust. 2 ustawy z 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych, tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 269).
Tak samo sprawa wygląda u pracowników samorządowych. Oni również mogą wnioskować o udzielenie wolnego za nadgodziny bezpośrednio przed lub po urlopie wypoczynkowym (art. 42 ust. 4 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych, DzU nr 223, poz. 1458 ze zm.).
Przepisy nie nakazują rekompensaty dodatkowej pracy w okresie rozliczeniowym. Jeśli więc taka jest wola urzędnika, może on zbierać czas wolny do odbioru przez niemal cały rok. To bardzo korzystne rozwiązanie dla urzędników, którzy mogą znacznie wydłużyć swój wypoczynek wakacyjny.
Przykład
Pracownik starostwa powiatowego występował do pracodawcy z wnioskiem o odbiór czasu wolnego łącznie z urlopem za każdym razem, gdy wykonywał dodatkową pracę po godzinach lub w dniu wolnym.
Tym sposobem od lipca 2012 r. do czerwca 2013 r. uzbierał 48 godzin czasu wolnego. Zawnioskował o ich udzielenie bezpośrednio po urlopie planowanym na lipiec 2013 r. Pracownik uzbierał 6 dodatkowych dni wolnych od pracy.
W kulturze decyduje dyrektor
Jeszcze większe możliwości mają pracodawcy, którzy prowadzą działalność kulturalną w rozumieniu ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 406). Zatrudnieni w takich instytucjach mogą bowiem korzystać z dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy łącznie z urlopem wypoczynkowym (art. 26d ustawy).
Przy właściwie ustalonym 12-miesięcznym okresie rozliczeniowym, który jest dopuszczalny w takich podmiotach (art. 26b ustawy), kończącym się po sezonie urlopowym, pozwala to pracownikom takich instytucji uzbierać nawet kilkadziesiąt dni wolnych od pracy. Mogą je wykorzystać w bezpośrednim sąsiedztwie urlopu wypoczynkowego.
Przykład
Trębacz zatrudniony w filharmonii pracuje w systemie przerywanym, w ramach rocznego okresu rozliczeniowego trwającego od 1 września do 31 sierpnia. Jego tydzień pracy wygląda z reguły tak, że w poniedziałek korzysta z dnia wolnego za niedzielę, od wtorku do piątku w godzinach przedpołudniowych uczestniczy w próbach, a po południu daje występy z orkiestrą.
Z kolei w soboty i niedziele to dla niego jeden lub dwa występy dziennie. Taki stan utrzymuje się od 1 września do połowy czerwca, gdyż w sezonie letnim filharmonia nie funkcjonuje. W związku z tym w 2013 r. pracownik, poza 20 lub 26 dniami urlopu, wykorzystuje 41 dni wolnych między 10 czerw- ca a 31 sierpnia, wynikających z planowania czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy.
W praktyce oznacza to, że nawet jeśli trębacz ma prawo do urlopu wypoczynkowego w niższym wymiarze, nie zdąży wykorzystać go w całości z uwagi na liczbę dni wolnych przypadających do odbioru w tym okresie.
Również w tym przypadku istnieje możliwość udzielania czasu wolnego za nadgodziny łącznie z urlopem wypoczynkowym, choć nie wynika to wprost z przepisu. Jednak jeśli to pracodawca wyrazi zgodę na oddanie czasu wolnego za nadgodziny na wniosek pracownika, to podwładny decyduje o terminie, w którym chce z niego skorzystać.
Kodeksowe możliwości
Kodeks pracy reguluje termin odbioru dni wolnych przysługujących w zamian za dodatkową pracę w niedziele, święta czy w dniu wolnym wynikającym z planowania czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy.
Podobnie jak przy nadgodzinach rekompensowanych czasem wolnym udzielanym bez wniosku pracownika termin ich odbioru musi przypadać przed końcem okresu rozliczeniowego. Zasady tej nie stosuje się jednak do czasu wolnego udzielanego w zamian za nadgodziny na wniosek pracownika (art. 151
2
§ 1 k.p.).
Oznacza to, że może on wnioskować o udzielenie wolnego np. w terminie przypadającym w bezpośrednim sąsiedztwie zaplanowanego urlopu. Tu jednak firma od razu musi się zgodzić na taką datę odbioru.
Przykład
Pracownik biurowy pracuje w przedsiębiorstwie, w którym urlop wypoczynkowy jest udzielany na podstawie planu urlopów ustalanego do końca stycznia danego roku. Przewidziano w nim, że pracownik skorzysta z wypoczynku od 15 lipca do 9 sierpnia 2013 r.
Realizacja dużego projektu spowodowała jednak, że w pierwszej połowie 2013 r. pracownik regularnie przekraczał dobową normę czasu pracy. Przed końcem każdego miesiąca wnioskował jednak o odbiór czasu wolnego 12, 13, 14 i 16 sierpnia, na co pracodawca wyrażał zgodę. Pracownik uzbierał dodatkowy tydzień wolnego od zadań, przedłużając swój wypoczynek aż do miesiąca.
Kumulowanie urlopu działa przeciwko firmie
Możliwość zbiorczego oddawania czasu wolnego za nadgodziny czy dni wolnych z pewnością ma znaczenie dla pracodawców działających w branżach, w których występuje sezonowość zapotrzebowania na oferowany produkt lub usługę. Podobnie jest w zakładach, które z przyczyn technologicznych muszą planować przerwę serwisową, umożliwiającą dalszą bezproblemową eksploatację maszyn i innych urządzeń technicznych.
Rozplanowanie pracy w taki sposób, żeby na czas przeglądu maszyn wszyscy pracownicy korzystali z wolnego, zwalnia pracodawcę z konieczności traktowania takiego okresu jako przestoju. To redukuje natomiast koszty pracy i prowadzi do lepszego wykorzystania czasu przeznaczonego na jej wykonywanie.
Nie każdy pracodawca może jednak zamknąć zakład na kilka tygodni czy miesięcy. Dla wielu firm i branż podstawowym celem jest zapewnienie płynnego i nieprzerwanego zaspokajania potrzeb klientów. W takim wypadku kumulowanie czasu wolnego, szczególnie w sezonie wakacyjnym, to zjawisko niepożądane. Jednym z praktycznych rozwiązań jest podzielenie sezonu urlopowego na dwie części, przypadające na różne okresy rozliczeniowe.
Oznacza to konieczność takiego ułożenia dłuższych okresów rozliczeniowych, aby jeden z nich kończył się w lipcu, a drugi rozpoczynał w sierpniu. To da pracodawcy większą elastyczność w planowaniu zastępstw dla korzystających z urlopów czy czasu wolnego, umożliwiając zapewnienie obsady bez podwyższania zatrudnienia.
Autor jest asystentem sędziego w Izbie Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego
