Oferty trzeba analizować i oceniać

Badanie cen zawartych w ofertach w postępowaniu na usługi telekomunikacyjne przysparza kłopotów. Sam fakt, że przedmiotem zamówienia jest usługa, zatem przedmiot o charakterze niematerialnym, utrudnia często wykazanie realności lub też nierealności ceny (KIO/UZP 360/09). W orzecznictwie zamówień publicznych wyraźnie zauważa się istotny spadek cen usług świadczonych przez operatorów telekomunikacyjnych.

Krajowa Izba Odwoławcza uznawała prawidłowość ofert nawet dość istotnie odległych od szacunków zamawiającego dokonywanych przed wszczęciem postępowania (cena wynosząca około 25 proc. wartości przedmiotu zamówienia w postępowaniu o KIO/UZP 769/09 albo poniżej 50 proc. wartości post.: KIO 1515/11, czy nawet około 20 proc. wartości KIO/UZP 1212/09). Równocześnie w orzecznictwie są przykłady, gdy zamawiający odstępuje od wzywania zwycięskiego wykonawcy do złożenia wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny, nawet przy cenie poniżej połowy wartości przedmiotu zamówienia, jeśli podobna różnica występuje w przypadku porównania pozostałych ofert z wartością zamówienia (KIO/UZP 1137/08).

Nie jest to jednak praktyka rekomendowana. W większości podobnych przypadków właściwszym i co ważne bezpieczniejszym rozwiązaniem jest przeprowadzenie w tym zakresie szczegółowej analizy najkorzystniejszej oferty. W ostatnich dwóch latach wyraźna jest bowiem tendencja Krajowej Izby Odwoławczej do częstszego uznawania zasadności wzywania wykonawców do wyjaśnień w sprawie rażąco niskiej ceny. Ponadto brak wyjaśnień w sprawie ceny, jak i przykładowo brak badania zasadności tajemnicy przedsiębiorstwa mogą prowokować wykonawców do wnoszenia środków ochrony prawnej na takie zaniechania zamawiającego.

Udział podwykonawców

Złożenie oferty przewidującej wykorzystanie istniejącej infrastruktury telekomunikacyjnej (np. łącza) może powodować wątpliwości co do statusu takiego podmiotu udostępniającego swoje zasoby telekomunikacyjne w trakcie wykonywania umowy. W ocenie Izby nie ma podstaw, aby uznać pozyskanie łącza od zewnętrznego operatora jako udział tego operatora w realizacji zamówienia w charakterze podwykonawcy (przykładowo orzeczenia KIO 1515/11, czy KIO/UZP 788/08). Okoliczność ta może mieć znaczenie przy ocenie prawidłowości treści oferty w zakresie deklarowanego korzystania z udziału podwykonawców.

Błędem, który może mieć poważne skutki finansowe, jest także wadliwe określenie kryteriów oceny ofert. Przyznanie odrębnej punktacji przykładowo za wysokość abonamentu, następnie za opłaty związane z uruchomieniem usług oraz odrębnie za koszt połączeń może oznaczać, że zamawiający zostanie zmuszony do wybrania oferty wcale nie najtańszej. Takie rozwiązanie sprzyja także manipulowaniu cenami przedstawianymi w ofertach.

Operatorzy telekomunikacyjni potrafią składać oferty przewidujące zarówno jednogroszową cenę miesięcznego abonamentu czy taką samą cenę za minutę określonego połączenia. Pamiętać należy, że nieprzewidywalne wyniki postępowania wynikające z wadliwie opisanych kryteriów oceny ofert nie będą co do zasady skutkować możliwością unieważnienia postępowania.

Najlepszym rozwiązaniem jest więc porównywanie sumy cen, co oznacza ocenę łącznie w wysokości abonamentu, kosztów uruchomienia i opłat za szacunkową liczbę połączeń. Warto zażądać także od wykonawców dołączenia do oferty niezmiennych cenników połączeń i opłat innych niż oceniane w ramach kryteriów. Dlaczego? Ogólne cenniki podlegają zmianie, co w przypadku umowy w sprawie zamówienia publicznego może stanowić problem.

Co utajniają telekomy

W postępowaniach telekomunikacyjnych zdarza się, że wykonawcy obejmują tajemnicą przedsiębiorstwa wykazy osób, informację na temat swojego doświadczenia czy opisy przyjętych w ofercie rozwiązań technicznych. Każde postępowanie wymaga odrębnego badania zasadności takich zastrzeżeń.

W przypadku telekomów warto jednak zachować szczególną ostrożność przy uchylaniu poufności przedkładanych dokumentów. Informacja o doświadczeniu zdobytym na rynku niepublicznym może przecież pozostawać tajemnicą przedsiębiorcy telekomunikacyjnego (KIO 1195/11). Podobnie wiedza o potencjale kadrowym w celu uchronienia się od „podkupywania" pracowników, czy wreszcie chronione know-how zawarte w dokumentach przedkładanych w ofercie (KIO 6/10).

Na tym rynku wypracowanie własnych konfiguracji sprzętowych, unikalnych rozwiązań technicznych czy zbudowanie zespołów doświadczonych specjalistów może decydować o przewadze konkurencyjnej. Dlatego utajnienie w tym zakresie oferty może być nie tylko strategią w postępowaniu o udzielenie zamówienia, ale czynnością podejmowaną w celu ochrony rzeczywistych interesów wykonawcy