Przedstawiamy siedem najczęstszych błędów przy rozliczaniu sponsorowanych przez firmę okularów na podstawie przepisów rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (DzU nr 148, poz. 973; dalej: rozporządzenie o monitorach ekranowych).

BŁĄD 1. Szkła dla każdego pracownika

Pierwszym, najczęściej popełnianym błędem, jest przyznanie prawa do szkieł wszystkim podwładnym, bez względu na rodzaj wykonywanej pracy i dobowy wymiar pracy. Tymczasem zgodnie z przepisami pracodawca musi zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok wtedy, gdy łącznie spełnione są dwie przesłanki:

- po pierwsze – pracownik pracuje przy obsłudze monitora ekranowego co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (§ 2 pkt 4 rozporządzenia w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe),

- po drugie – wyniki badań okulistycznych, przeprowadzonych w ramach profilaktycznej ochrony zdrowia wskazują, że podwładny powinien ich używać przy pracy z monitorem ekranowym – najczęściej komputerem.

Przy weryfikacji, czy pierwszy warunek jest spełniony, trzeba pamiętać, że wymiar czasu pracy to nie to samo co norma czasu pracy. Norma dobowa pracownika wynosi 8 godzin, a jedynie wymiar czasu pracy może być niższy niż 8 godzin (np. dzienna liczba godzin do przepracowania niepełnoetatowca). Przyjmuje się, że dla zasadności wypłaty refundacji za okulary istotne jest to, czy pracownik pracuje minimum 4 godziny przy monitorze ekranowym.

Nie chodzi tu o przeciętny wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym albo o wymiar etatu, ale o faktyczne przekraczanie (przepracowanie) połowy wymiaru normy czasu pracy – nawet gdy występuje ono tylko w niektóre dni tygodnia.

BŁĄD 2. Refundacja na podstawie złego zaświadczenia

Częstym błędem popełnianym przez szefów jest zwrot kosztów zakupionych okularów po przedstawieniu zaświadczenia od okulisty, uzyskanego na prywatnej wizycie, o konieczności stosowania szkieł i rachunku od optyka potwierdzającego realizację recepty medyka. Zgodnie z przepisami pracodawca ma obowiązek zapewnić podwładnemu korekcyjne szkła, jeśli konieczność ich stosowania potwierdzi okulista, który zbadał pracownika na podstawie skierowania wystawionego przez zakład pracy. Musi to więc być badanie profilaktyczne wykonane na podstawie polecenia pracodawcy potwierdzonego odpowiednim skierowaniem. Zwykła, prywatna wizyta u lekarza nie wystarczy, aby naciągnąć szefa na nowe oprawki czy lepsze szkła. Jeśli zwróci ich koszt, nie może liczyć na zwolnienie tej kwoty ani z podatku, ani ze składek.

Przykład

PRYWATNA WIZYTA

Pani Aneta po kilku miesiącach wytężonej pracy w księgowości (często także w godzinach nadliczbowych), stwierdziła, że nie widzi już tak dobrze jak pół roku wcześniej. Udała się prywatnie do okulisty, który potwierdził jej obawy i zalecił noszenie mocniejszych okularów.

Na tej podstawie (orzeczenia lekarza okulisty) pracownica zwróciła się do pracodawcy o refundację części kosztów zakupu okularów korygujących wzrok w kwocie 300 zł, zgodnie ze wskazaniem zapisanym w regulaminie pracy. Szef nie zgodził się na taką partycypację w kosztach, ponieważ badania lekarskie były przeprowadzane prywatnie przez pracownika, a nie w wyniku obowiązkowej profilaktycznej opieki zdrowotnej.

BŁĄD 3. Praca na niewłaściwym urządzeniu

Rozporządzenie nie uzależnia wymogu zapewnienia okularów od rodzaju monitora – mogą więc to też być monitory ciekłokrystaliczne (np. laptopy) – twierdzi Główny Inspektorat Pracy. Rozporządzenie mówi tylko ogólnie w § 2 pkt 1, że „ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o monitorze ekranowym – należy przez to rozumieć urządzenie do wyświetlania informacji w trybie alfanumerycznym lub graficznym, niezależnie od metody uzyskiwania obrazu". Jeśli więc zatrudnieni pracują na laptopie co najmniej przez połowę dobowego wymiaru, czyli minimum 4 godziny, to mają prawo do korygujących szkieł finansowanych przez szefa.

Jednak § 3 pkt 4 rozporządzenia wyłącza stosowanie tej regulacji do systemu przenośnego nieprzeznaczonego do użytkowania na danym stanowisku. Okulary nie należą się więc temu, kto użytkuje w pracy np. kasę rejestrującą czy inne urządzenie posiadające małe ekrany (np. nawigacja samochodowa, maszyna do pisania z wyświetlaczem ekranowym).

Na taki bonus nie ma też co liczyć pracownik ochrony, który podczas pracy musi kontrolować teren zakładu za pomocą telewizji przemysłowej i zestawu monitorów umieszczonych w pomieszczeniu służbówki. A to dlatego, że pracy polegającej wyłącznie na obserwacji terenu lub pomieszczenia za pośrednictwem monitorów ekranowych, bez przetwarzania danych w ramach systemów komputerowych, nie można uznać za pracę wykonywaną na stanowiskach, o których mowa w rozporządzeniu.

Przykład

OBSERWACJA EKRANU

Pan Jan pracuje przez 8 godzin dziennie na maszynach sterowanych numerycznie (wytaczarka, frezarka, szlifierka, itp.). W kabinie operatora ma zainstalowany monitor ekranowy. Obsługując maszynę kontroluje na monitorze parametry przez całą zmianę roboczą.

Sporadycznie wprowadza dane do komputera. Można przyjąć, że jego stanowisko pracy odpowiada tym określonym w § 2 pkt 2 rozporządzenia o monitorach ekranowych. Po przeprowadzonych badaniach profilaktycznych pan Jan dostał orzeczenie o konieczności stosowania okularów korygujących wzrok (receptę na okulary). Pracownik ma prawo do zwrotu kosztów zakupu okularów na podstawie § 8 ust. 2 tego rozporządzenia.

BŁĄD 4. Odmowa zwrotu mimo pogorszenia wzroku

Paragraf 8 ust. 2 rozporządzenia o monitorach ekranowych przesądza, że pracodawca musi zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. W rozporządzeniu próżno jednak szukać odpowiedzi na pytanie o częstotliwość wymiany okularów.

Nie ulega wątpliwości, że trzeba je zapewnić podwładnemu zgodnie z zaleceniem medyka. Czyli zatrudniony powinien dysponować okularami odpowiednimi do stopnia wady wzroku. Jeżeli zgłosi pracodawcy, że pogorszył mu się wzrok w stopniu wymagającym następnej korekty optycznej, to szef nie powinien ignorować wyznania podwładnego, lecz skierować go na badania profilaktyczne – nawet jeśli poprzednie są jeszcze aktualne.

W skierowaniu na badania może podać powód przyspieszonych badań, np. ze względu na pogorszenie wzroku pracownika. W takim przypadku lekarz-profilaktyk może zawęzić zakres tylko do badań okulistycznych. Jeżeli ich wyniki potwierdzą, że wzrok etatowca się pogorszył od czasu poprzedniego badania, to należy zapewnić mu nowe okulary – ze szkłami optycznymi wskazanymi na recepcie. Innym rozwiązaniem może być tylko wymiana szkieł w dotychczasowej oprawce (jeżeli jest to możliwe od strony technicznej).

BŁĄD 5. Nieprawidłowe ograniczenia i zastrzeżenia

Wiele kontrowersji budzi sprawa wartości okularów, których koszt zakupu pracodawca powinien zwrócić pracownikowi. Przepisy nie precyzują, jak drogie mogą być okulary korekcyjne przy monitorze ekranowym. Należy przyjąć, że pracodawca wywiąże się ze swojego obowiązku, nawet jeśli zapewni okulary najtańsze z oferowanych na rynku. Oczywiście pod warunkiem, że będą one spełniać (chodzi o szkła) wszystkie wymagania okulisty.

Częstym błędem popełnianym przez pracodawców jest wprowadzenie w regulaminach zastrzeżenia, że pracodawca partycypuje tylko w kosztach zakupu samych szkieł okularów korekcyjnych, ale oprawek już nie. Taki zapis jest nieprawidłowy.

Trzeba też pamiętać o innej sprawie. Pracodawca musi konsultować wszystkie działania związane z bezpieczeństwem i higieną pracy z pracownikami lub ich przedstawicielami. Zatem także sprawa sposobu zapewnienia okularów, jak i ich wartość powinny być poddane takiej konsultacji.

Powszechnie przyjęło się, że pracodawca ustala górną granicę cen detalicznych okularów, które ma obowiązek zapewnić podwładnym. Granica ta powinna być jednak ustalona na takim poziomie, aby nabycie odpowiednich okularów w cenie równej lub niższej od tego limitu nie stwarzało problemów. Nie może to być kwota zbyt niska, która nie uwzględnia cen rynkowych (np. 100 zł). Szef powinien pokryć koszt okularów korekcyjnych o średnim standardzie, spełniających wymogi bhp.

BŁĄD 6. Własność firmy, a nie użytkownika

Pracownicy muszą pamiętać, że sponsorowane przez zakład okulary zgodnie z wymaganiami przepisów bhp są własnością jego, a nie podwładnego. Tak zresztą jest nie tylko z okularami, ale ze wszystkimi środkami ochrony indywidualnej oddanymi pracownikowi do użytkowania. Konsekwencje takiego stanu rzeczy są takie, że w razie zakończenia etatowej współpracy pracodawca może ubiegać się o ich zwrot (art. 2378 § 2 k.p.).

Oczywiście w praktyce najczęściej tego typu żądania nie występują, ale podwładni powinni mieć świadomość, że zakupione przez firmę okulary czy soczewki korygujące wzrok nie są ich prywatną własnością. Należą one do firmy nawet wtedy, gdy pracownik dopłacił do oprawek, bo chciał, by były lepsze niż standardowe.

BŁĄD 7. Nieodprowadzanie składek bez spełniania warunków

Kwota zwrotu za nabycie okularów korygujących jest zwolniona z opodatkowania i składek. Należy jednak pamiętać, że ulga dotyczy wartości tylko tych świadczeń lub ich ekwiwalentów, które przysługują na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy.

Jeśli pracodawca decyduje się iść zatrudnionym na rękę i w przepisach wewnątrzzakładowych postanowił, że zatrudnieni mają prawo do zwrotu za okulary zakupione na podstawie recepty uzyskanej od okulisty na prywatnej wizycie, to kwota zwracana pracownikowi nie będzie wolna od składek na podstawie § 2 pkt 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.). Podlega też opodatkowaniu (art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm.).

Przykład

BEZ PRAWA DO ULGI

Pani Maria, na podstawie okazanej faktury, zwróciła się z prośbą do szefa o zwrot 200 zł za zakup okularów korekcyjnych. Pracodawca wyraził zgodę. Zgodnie z wewnętrznymi przepisami pracownik ma prawo do zwrotu poniesionych kosztów pod warunkiem, że są to badania profilaktyczne i wykonywane nie częściej niż co 2 lata.

Wskazany jest również optyk, u którego należy zakupić okulary korekcyjne. Ponieważ pracownica nie spełniła warunku uzyskania zaświadczenia w czasie badań profilaktycznych, pracodawca powinien 200 zł zwrotu (jako przychód ze stosunku pracy) nie tylko opodatkować, ale również ozusować.

JAKIE STANOWISKO UPRAWNIA DO SZKIEŁ

Zgodnie z definicją stanowiska pracy, określoną w § 2 pkt 2 powołanego rozporządzenia, powinno ono posiadać co najmniej wyposażenie podstawowe, czyli:

- monitor ekranowy,

- klawiaturę lub inne urządzenia wejściowe,

- jednostkę centralną (komputer) lub

- stację dyskietek.

Jeżeli monitor ekranowy służy tylko do obserwacji określonej sytuacji, zjawiska, czy procesu technologicznego, to pracownik wykorzystujący taki sprzęt nie dostanie od szefa bezpłatnych okularów korygujących wzrok.

CZĘSTOTLIWOŚĆ PROFILAKTYCZNYCH BADAŃ

Badania okresowe powinny być przeprowadzane co 4 lata (zgodnie z załącznikiem nr 1 do rozporządzenia ministra zdrowia i opieki społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzenia badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w kodeksie pracy; DzU nr 69, poz. 332, ze zm., wskazówki metodyczne w sprawie przeprowadzania badań profilaktycznych pracowników, I.

Czynniki fizyczne, pkt 10). Częstsze badania okresowe (np. co 2 lata) mogą wynikać jedynie z zalecenia lekarza orzecznika jednostki medycyny pracy, z którą zakład ma podpisaną umowę, jeśli widzi on taką potrzebę z uwagi na warunki pracy albo stan zdrowia konkretnej osoby.

Poza tym trybem, profilaktyczne badania kontrolne przeprowadza się po każdej nieobecności chorobowej trwającej dłużej niż 30 dni. W takim przypadku dotychczasowe badania stają się nieważne i konieczne jest przeprowadzenie nowych, w ramach których badany jest również wzrok pracownika. Możliwe jest więc, że w wyniku przeprowadzenia badań kontrolnych pracownik otrzyma zalecenie do używania okularów o innych parametrach, mimo że od poprzedniego badania profilaktycznego nie minęły 4 lata.