Pracodawca jest zwolniony z obowiązku wypłacenia tej odprawy, gdy ubezpieczył pracownika na życie, a uzyskane z tego tytułu odszkodowanie jest co najmniej równe odprawie pośmiertnej przysługującej na podstawie art. 93 § 2 k.p.
Jeżeli nie ma nikogo, komu można wypłacić odprawę pośmiertną, nie wchodzi ona do masy spadku. Nie jest bowiem prawem majątkowym po zmarłym pracowniku. Tym samym pracodawca nie realizuje tego świadczenia na niczyją rzecz.
Jakie opodatkowanie
Należności przysługujące zmarłemu, które pracodawca wypłaca jego rodzinie, stanowią przychód tych osób, o którym mowa w art. 18 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm., dalej updof). W sytuacji opisanej w pytaniu czytelnika będzie to przychód męża (obecnie wdowca po zmarłej pracownicy) oraz córki byłej pracownicy.
Przychody te podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Na podstawie art. 41 ust. 1 i art. 42 ust. 1 i 2 updof pracodawca musi:
- pobrać zaliczkę na podatek dochodowy w wysokości 18 proc. przychodu (bez stosowania kosztów uzyskania przychodów) i przekazać ją na rachunek urzędu skarbowego do 20. dnia miesiąca następującego po tym, w którym ją pobrał,
- do końca stycznia następnego roku przekazać do urzędu skarbowego deklarację roczną PIT-4R,
- do końca lutego następnego roku przekazać mężowi i córce zmarłej pracownicy oraz urzędowi skarbowemu imienną informację o wysokości uzyskanego dochodu PIT-11 (na pisemny wniosek może to zrobić wcześniej).
Pora na rachunki
W sytuacji opisanej w pytaniu opodatkowanym przychodem będzie zasiłek chorobowy oraz ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy. To od tych świadczeń firma musi naliczyć i pobrać zaliczkę na podatek. Od przychodu osiągniętego przez członka rodziny nalicza i pobiera zaliczkę w wysokości 18 proc. (bez stosowania kosztów uzyskania przychodów). Pracodawca nie powinien natomiast pobierać zaliczki od odprawy pośmiertnej. Nie stanowi ona podstawy naliczenia podatku, ponieważ jest przychodem zwolnionym z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 7 updof.
Ponieważ z opisanej sytuacji wynika, że są dwie osoby uprawnione do otrzymania należności po zmarłej pracownicy, każdej z nich przysługuje świadczenie w równej części. Podstawą opodatkowania u każdej z tych osób będzie kwota należnego jej udziału, czyli 50 proc. wypłaconych należności.
W updof nie ma przepisów, które uzależniałyby powstanie przychodu u podatnika od jego wieku. Jeżeli uprawnionym jest nieletni, to na gruncie regulacji podatkowych należy go uznać za podatnika. Nie ma znaczenia, czy to jemu faktycznie zostaną wypłacone pieniądze, czy też trafią do rąk jego przedstawiciela (w tym wypadku ojca). Oznacza to, że należności otrzymane przez małoletnie dzieci po zmarłym rodzicu są ich dochodami, a płatnik powinien im sporządzić imienne informacje PIT-11.
Płatnik powinien zatem wystawić dwie informacje PIT-11 – jedną współmałżonkowi zmarłej pracownicy, a drugą jej córce. Przychody z praw majątkowych należy wykazać w informacji PIT 11 w bloku E „Dochody podatnika, pobrane zaliczki oraz pobrane składki" w rubryce 8 „Prawa autorskie i inne prawa, o których mowa w art. 18 ustawy".
Podatkowe rozliczenie przychodów uzyskanych przez osobę małoletnią następuje na takich samych zasadach jak u osób pełnoletnich. Jak stanowi art. 7 ust. 1 updof, dochody małoletnich dzieci własnych i przysposobionych, z wyjątkiem dochodów z ich pracy, stypendiów oraz dochodów z przedmiotów oddanych im do swobodnego użytku, podlegające opodatkowaniu na terytorium Polski, dolicza się do dochodów rodziców, chyba że nie mają oni prawa pobierać pożytków ze źródeł przychodów dzieci.
Zatem rodzic ma obowiązek doliczyć do swoich dochodów również te uzyskane przez małoletnie dziecko z wyjątkiem pieniędzy uzyskanych z pracy, stypendiów oraz z dochodów przedmiotów oddanych dziecku do swobodnego użytku.
Ponieważ córka zmarłej pracownicy jest osobą nieletnią, to jej ojciec powinien przez nią uzyskane przychody doliczyć do swoich w zeznaniu podatkowym rocznym. Jeżeli mąż zmarłej pracownicy będzie wówczas składał np. PIT-37, to przychód z praw majątkowych uzyskany przez siebie powinien zsumować z tym uzyskanym przez małoletnią córkę i wykazać go w bloku C „Dochody/straty ze źródeł przychodów", w rubryce 4 „Prawa autorskie i inne prawa o których mowa w art. 18 ustawy".
Ponadto do urzędu skarbowego wraz z PIT-37 powinien przekazać informację PIT-M „Informacja o dochodach małoletnich dzieci, podlegających łącznemu opodatkowaniu z dochodami rodziców w roku podatkowym".
Świadczenia po zmarłym pracowniku nie podlegają oskładkowaniu, ponieważ nie są przychodem ze stosunku pracy.
Uwaga!
W razie śmierci pracownika płatnik – tj. pracodawca – musi sporządzić i przekazać informację PIT-11, zawierającą przychody uzyskane przez zmarłego tylko właściwemu urzędowi skarbowemu.
Może ją przekazać współmałżonkowi zmarłego podatnika, który zgodnie z ustawą ma możliwość dokonania wspólnego rozliczenia ze zmarłym współmałżonkiem i dane zawarte w PIT-11 są mu do tego niezbędne. W informacji należy wykazać wyłącznie świadczenia wypłacone lub postawione pracownikowi do dyspozycji do dnia śmierci. -
Od świadczeń po zmarłym pracowniku nie odprowadza się ZUS ponieważ nie są przychodem ze stosunku pracy
Zaległe kwoty na konta krewnych
Członkom rodziny zmarłego pracownika trzeba wypłacić wszelkie świadczenia, do których uzyskał on prawo do dnia śmierci, tj.:
- zaległe i bieżące wynagrodzenie za pracę (wszystkie składniki wynagrodzenia, w tym wynagrodzenie zasadnicze, za pracę nadliczbową, dodatkowe wynagrodzenie za pracę w porze nocnej, premie regulaminowe, dodatki, pensję za urlop i za inne okresy niewykonywania pracy, za które pracownik zachował prawo do wynagrodzenia itd.),
- nagrodę jubileuszową,
- ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,
- świadczenia z tytułu niezdolności do pracy (wynagrodzenie chorobowe),
- odszkodowania i odprawy (np. odszkodowanie za niezgodne z prawem rozwiązanie umowy o pracę – uchwała Sądu Najwyższego z 25 lipca 1985 r., III PZP 27/85).
Przepisy nie określają terminu, w jakim pracodawca ma obowiązek rozliczyć się z rodziną pracownika. Zaleca się jednak, aby uczynił to bez zbędnej zwłoki albo w najbliższym określonym w zakładzie pracy terminie wypłaty wynagrodzenia.
