Po śmierci pracownika po stronie pracodawcy pozostają zwykle zobowiązania w zakresie wypłaty należnego mu wynagrodzenia, ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, jak również innych należności ze stosunku pracy lub z ubezpieczeń społecznych (zasiłki). Na ogół też szef ma obowiązek wypłacenia odprawy pośmiertnej uprawnionym członkom rodziny zmarłego, a często uprawnieni do niej to małoletnie dzieci.
- Komu wypłacić zasiłek chorobowy za 12 dni stycznia 2013 r. po śmierci pracownicy i komu wysłać jej PIT (jesteśmy płatnikiem zasiłków)? Oprócz zasiłku musimy też wypłacić należny ekwiwalent za urlop wypoczynkowy niewykorzystany przez zmarłą i odprawę pośmiertną. Najbliższymi członkami rodziny kobiety jest jej mąż oraz niepełnoletnia, 16-letnia córka. Komu w tej sytuacji należy wypłacić wskazane należności – czy w całości mężowi, czy też po 50 proc. córce i mężowi zmarłej? Jak należy opodatkować wszystkie te świadczenia? Czy naliczać jakiekolwiek koszty uzyskania przychodu i w jakiej rubryce PIT-11 je wykazać?
– pyta czytelniczka.
Jak stanowi art. 63
1
kodeksu pracy, z dniem śmierci pracownika stosunek pracy wygasa. Prawa majątkowe z tego tytułu przechodzą, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby zmarłego, które spełniają warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl
, dalej ustawa emerytalna). Przepisy prawa pracy wprowadzają zatem wyjątek od generalnej zasady nabywania praw majątkowych w drodze spadku. Stanowią one masę spadkową dopiero w razie braku osób uprawnionych do ich pobrania.
Krąg uprawnionych
Do świadczeń ze stosunku pracy po śmierci pracownika zawsze uprawnienie nabywa małżonek zmarłego. Pozostali członkowie rodziny mogą je otrzymać tylko wówczas, gdy spełniają warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej (art. 63
1
§ 2 k.p.).
W przypadku małżonka prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą na niego z mocy prawa, bez konieczności spełnienia dodatkowych warunków. Nie ma znaczenia, czy pozostawał on we wspólnocie małżeńskiej do dnia śmierci pracownika i czy prowadził z nim wspólne gospodarstwo domowe, a nawet czy z nim mieszkał.
Poza małżonkiem do osób uprawnionych do renty rodzinnej należą następujący członkowie rodziny zmarłego pracownika:
1) dzieci własne, dzieci drugiego małżonka, dzieci przysposobione oraz przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, w tym również w ramach rodziny zastępczej:
- do ukończenia 16 lat,
- do ukończenia nauki w szkole, jeżeli przekroczyły 16 lat życia, nie dłużej jednak niż do osiągnięcia 25 lat życia, albo
- bez względu na wiek, jeżeli stały się całkowicie niezdolne do pracy oraz do samodzielnej egzystencji lub całkowicie niezdolne do pracy w okresie do ukończenia 16 lat, a w przypadku nauki w szkole do 25 lat (jeżeli dziecko ukończy 25 lat w czasie ostatniego roku studiów w szkole wyższej, prawo do renty rodzinnej przedłuża się do jego zakończenia).
2) rodzice – jeśli spełniają warunki określone w art. 68–71 ustawy emerytalnej.
Jeżeli zmarły pracownik nie miał małżonka ani żadnej innej osoby, która mogłaby ubiegać się o rentę rodzinną, prawa majątkowe z jego stosunku pracy wchodzą do spadku na zasadach ogólnych.
Co dostaną
Do praw majątkowych ze stosunku pracy zalicza się wszystkie niewypłacone należności zmarłego pracownika >patrz ramka.
Oprócz wymienionych praw majątkowych ze stosunku pracy, rodzinie zmarłego należy wypłacić niewypłacony zasiłek chorobowy (lub inny, np. macierzyński, opiekuńczy), a jego kwotę zaliczyć w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne. Wynika to z art. 65 ust. 2 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm., dalej ustawa zasiłkowa).
Przepis ten stanowi, że w razie śmierci ubezpieczonego przed podjęciem należnego mu zasiłku, świadczenie wypłaca się osobom uprawnionym do podjęcia wynagrodzenia lub dochodu ubezpieczonego. Zatem zasiłek chorobowy należny do dnia śmierci pracownika, którego nie zdążył podjąć, wypłacić trzeba na takich samych zasadach jak wynagrodzenie za pracę, czyli stosując art. 63
1
§ 2 k.p.
W efekcie przechodzi on w równych częściach na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl ustawy emerytalnej. Dopiero w razie ich braku kwota ta wchodzi do spadku.
Wysokość odprawy
Oprócz praw majątkowych ze stosunku pracy i zasiłku członkowi lub członkom rodziny zmarłej pracownicy pracodawca powinien wypłacić odprawę pośmiertną (art. 93 k.p.). Jej wysokość zależy od okresu, jakie zmarły przepracował u danego pracodawcy, i stanowi równowartość:
- jednomiesięcznego wynagrodzenia – jeżeli staż był krótszy niż dziesięć lat,
- trzymiesięcznej pensji – gdy okres zatrudnienia to co najmniej dziesięć, ale mniej niż 15 lat,
- sześciomiesięcznych poborów – przy co najmniej 15-letnim stażu pracy.
Świadczenie to oblicza się, stosując zasady obowiązujące przy naliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.
Prawo do tego świadczenia ma małżonek zmarłego pracownika oraz inni członkowie jego rodziny. Ale tylko ci, którzy spełniają warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl ustawy emerytalnej. Członek rodziny nie musi jednak dokumentować swoich uprawnień do renty rodzinnej decyzją organu rentowego; wystarczy ustalenie, że spełnia warunki do jej przyznania.
Odprawę pośmiertną dzieli się w równych częściach między wszystkich uprawnionych członków rodziny. Gdyby była to tylko jednak osoba, należy jej się połowa naliczonej kwoty.
Pracodawca jest zwolniony z obowiązku wypłacenia tej odprawy, gdy ubezpieczył pracownika na życie, a uzyskane z tego tytułu odszkodowanie jest co najmniej równe odprawie pośmiertnej przysługującej na podstawie art. 93 § 2 k.p.
Jeżeli nie ma nikogo, komu można wypłacić odprawę pośmiertną, nie wchodzi ona do masy spadku. Nie jest bowiem prawem majątkowym po zmarłym pracowniku. Tym samym pracodawca nie realizuje tego świadczenia na niczyją rzecz.
Jakie opodatkowanie
Należności przysługujące zmarłemu, które pracodawca wypłaca jego rodzinie, stanowią przychód tych osób, o którym mowa w art. 18 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm., dalej updof). W sytuacji opisanej w pytaniu czytelnika będzie to przychód męża (obecnie wdowca po zmarłej pracownicy) oraz córki byłej pracownicy.
Przychody te podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Na podstawie art. 41 ust. 1 i art. 42 ust. 1 i 2 updof pracodawca musi:
- pobrać zaliczkę na podatek dochodowy w wysokości 18 proc. przychodu (bez stosowania kosztów uzyskania przychodów) i przekazać ją na rachunek urzędu skarbowego do 20. dnia miesiąca następującego po tym, w którym ją pobrał,
- do końca stycznia następnego roku przekazać do urzędu skarbowego deklarację roczną PIT-4R,
- do końca lutego następnego roku przekazać mężowi i córce zmarłej pracownicy oraz urzędowi skarbowemu imienną informację o wysokości uzyskanego dochodu PIT-11 (na pisemny wniosek może to zrobić wcześniej).
Pora na rachunki
W sytuacji opisanej w pytaniu opodatkowanym przychodem będzie zasiłek chorobowy oraz ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy. To od tych świadczeń firma musi naliczyć i pobrać zaliczkę na podatek. Od przychodu osiągniętego przez członka rodziny nalicza i pobiera zaliczkę w wysokości 18 proc. (bez stosowania kosztów uzyskania przychodów). Pracodawca nie powinien natomiast pobierać zaliczki od odprawy pośmiertnej. Nie stanowi ona podstawy naliczenia podatku, ponieważ jest przychodem zwolnionym z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 7 updof.
Ponieważ z opisanej sytuacji wynika, że są dwie osoby uprawnione do otrzymania należności po zmarłej pracownicy, każdej z nich przysługuje świadczenie w równej części. Podstawą opodatkowania u każdej z tych osób będzie kwota należnego jej udziału, czyli 50 proc. wypłaconych należności.
W updof nie ma przepisów, które uzależniałyby powstanie przychodu u podatnika od jego wieku. Jeżeli uprawnionym jest nieletni, to na gruncie regulacji podatkowych należy go uznać za podatnika. Nie ma znaczenia, czy to jemu faktycznie zostaną wypłacone pieniądze, czy też trafią do rąk jego przedstawiciela (w tym wypadku ojca). Oznacza to, że należności otrzymane przez małoletnie dzieci po zmarłym rodzicu są ich dochodami, a płatnik powinien im sporządzić imienne informacje PIT-11.
Płatnik powinien zatem wystawić dwie informacje PIT-11 – jedną współmałżonkowi zmarłej pracownicy, a drugą jej córce. Przychody z praw majątkowych należy wykazać w informacji PIT 11 w bloku E „Dochody podatnika, pobrane zaliczki oraz pobrane składki" w rubryce 8 „Prawa autorskie i inne prawa, o których mowa w art. 18 ustawy".
Podatkowe rozliczenie przychodów uzyskanych przez osobę małoletnią następuje na takich samych zasadach jak u osób pełnoletnich. Jak stanowi art. 7 ust. 1 updof, dochody małoletnich dzieci własnych i przysposobionych, z wyjątkiem dochodów z ich pracy, stypendiów oraz dochodów z przedmiotów oddanych im do swobodnego użytku, podlegające opodatkowaniu na terytorium Polski, dolicza się do dochodów rodziców, chyba że nie mają oni prawa pobierać pożytków ze źródeł przychodów dzieci.
Zatem rodzic ma obowiązek doliczyć do swoich dochodów również te uzyskane przez małoletnie dziecko z wyjątkiem pieniędzy uzyskanych z pracy, stypendiów oraz z dochodów przedmiotów oddanych dziecku do swobodnego użytku.
Ponieważ córka zmarłej pracownicy jest osobą nieletnią, to jej ojciec powinien przez nią uzyskane przychody doliczyć do swoich w zeznaniu podatkowym rocznym. Jeżeli mąż zmarłej pracownicy będzie wówczas składał np. PIT-37, to przychód z praw majątkowych uzyskany przez siebie powinien zsumować z tym uzyskanym przez małoletnią córkę i wykazać go w bloku C „Dochody/straty ze źródeł przychodów", w rubryce 4 „Prawa autorskie i inne prawa o których mowa w art. 18 ustawy".
Ponadto do urzędu skarbowego wraz z PIT-37 powinien przekazać informację PIT-M „Informacja o dochodach małoletnich dzieci, podlegających łącznemu opodatkowaniu z dochodami rodziców w roku podatkowym".
Świadczenia po zmarłym pracowniku nie podlegają oskładkowaniu, ponieważ nie są przychodem ze stosunku pracy.
Uwaga!
W razie śmierci pracownika płatnik – tj. pracodawca – musi sporządzić i przekazać informację PIT-11, zawierającą przychody uzyskane przez zmarłego tylko właściwemu urzędowi skarbowemu.
Może ją przekazać współmałżonkowi zmarłego podatnika, który zgodnie z ustawą ma możliwość dokonania wspólnego rozliczenia ze zmarłym współmałżonkiem i dane zawarte w PIT-11 są mu do tego niezbędne. W informacji należy wykazać wyłącznie świadczenia wypłacone lub postawione pracownikowi do dyspozycji do dnia śmierci. -
Od świadczeń po zmarłym pracowniku nie odprowadza się ZUS ponieważ nie są przychodem ze stosunku pracy
Zaległe kwoty na konta krewnych
Członkom rodziny zmarłego pracownika trzeba wypłacić wszelkie świadczenia, do których uzyskał on prawo do dnia śmierci, tj.:
- zaległe i bieżące wynagrodzenie za pracę (wszystkie składniki wynagrodzenia, w tym wynagrodzenie zasadnicze, za pracę nadliczbową, dodatkowe wynagrodzenie za pracę w porze nocnej, premie regulaminowe, dodatki, pensję za urlop i za inne okresy niewykonywania pracy, za które pracownik zachował prawo do wynagrodzenia itd.),
- nagrodę jubileuszową,
- ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,
- świadczenia z tytułu niezdolności do pracy (wynagrodzenie chorobowe),
- odszkodowania i odprawy (np. odszkodowanie za niezgodne z prawem rozwiązanie umowy o pracę – uchwała Sądu Najwyższego z 25 lipca 1985 r., III PZP 27/85).
Przepisy nie określają terminu, w jakim pracodawca ma obowiązek rozliczyć się z rodziną pracownika. Zaleca się jednak, aby uczynił to bez zbędnej zwłoki albo w najbliższym określonym w zakładzie pracy terminie wypłaty wynagrodzenia.
