- Dostałem od pracodawcy nowy model telefonu, tzw. smartfon. Rachunek za pierwszy miesiąc używania go przekroczył 3000 zł, z czego ponad 90 proc. to opłaty za transmisję danych. Pracodawca chce, abym pokrył te koszty w całości, gdyż zarzuca mi nieumiejętne korzystanie z aparatu. Dotychczas mój rachunek oscylował wokół 100 zł i szef opłacał go w całości. Czy można obciążyć mnie tak wysoką kwotą?

- pyta czytelnik.

Szef ma rację. Korzystając z urządzeń należących do pracodawcy, pracownik przede wszystkim powinien zapoznać się z zasadami ich użytkowania. Jeśli tego nie zrobi, poniesie konsekwencje swojego zaniechania. Można jednak próbować złożyć reklamację usługi telekomunikacyjnej u operatora. Zakładam, że transmisja danych odbywała się bez wyraźnej woli użytkownika. Negatywna decyzja telekomu może oznaczać konieczność refundacji faktury zapłaconej przez szefa.

Jak rozliczyć

Udostępniając podwładnemu telefon, pracodawca z zasady ustala miesięczny limit na rozmowy, esemesy i transmisję danych. Jeśli dochodzi do przekroczenia tego pułapu, najczęściej nieznacznie, użytkownik nie kwestionuje dopłacania do rachunku. Inaczej jest, gdy tak jak u czytelnika akceptowany przez niego koszt korzystania z telefonu wielokrotnie wzrósł. Prawdopodobnie nastąpiło to z nieumyślnej winy pracownika, który z łatwością mógł zapobiec szkodzie wyrządzonej firmie.

Jaki reżim odpowiedzialności tu zastosować – ogólne zasady rozliczania szkód wyrządzonych pracodawcy czy bardziej restrykcyjne za mienie powierzone? Na podstawie art. 114 kodeksu pracy. zatrudnieni odpowiadają wobec pracodawcy, jeżeli powstaje szkoda wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych. Odszkodowanie ustala się w wysokości wyrządzonej szkody, ale przy winie nieumyślnej nie może ono przewyższać trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia uszczerbku. Jeżeli pracownik umyślnie wyrządził szkodę, musi ją naprawić w pełnej wysokości.

Inaczej kształtuje się odpowiedzialność w związku z powierzeniem mienia. Na podstawie art. 124 k.p. pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. Zatrudniony odpowiada w pełnej wysokości także za szkodę w innym mieniu powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się. Nie ulega wątpliwości, że telefon należy do narzędzi pracy, które pracownik musi zwrócić. Zatem korzystanie z aparatu może wiązać się z pełną jego odpowiedzialnością za spowodowane szkody, ale tylko te, które powstaną w powierzonej rzeczy.

Przykład

Pan Mariusz przez przypadek upuścił na chodniku firmowy telefon komórkowy, który uległ całkowitemu uszkodzeniu. Szef ma prawo zażądać od pracownika kwoty odpowiadającej wartości zniszczonego aparatu, uwzględniając stopień jego zużycia.

Jaki uszczerbek

W opisanej na wstępie sytuacji u pracodawcy czytelnika powstała szkoda, ale nie doszło do niej w mieniu powierzonym podwładnemu. Telefon nie został przecież ani uszkodzony ani zniszczony, a szkoda wyraża się koniecznością zapłaty wysokiego rachunku. Dlatego w tym wypadku powinność pracownika kształtuje się na zasadach z art. 114-122 k.p.

Wtedy odpowiedzialność jest ograniczona. Zgodnie z art. 119 k.p. odszkodowanie ustala się w wysokości wyrządzonej szkody, ale nie może ono przewyższać trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody. W praktyce rachunek za telefon nie będzie przekraczał wyznaczonej granicy. Faktycznie więc zatrudniony pokryje szkodę w całości.

Jeśli zasady rozliczania kosztów służbowego telefonu określa umowa z pracownikiem lub regulamin, tym bardziej nie powinno być żadnych problemów z uzyskaniem od niego kwoty przekraczającej ustalony limit. Co jednak zrobić, kiedy w firmie nie ma podanych na piśmie reguł rozliczania takich wydatków?

Przykład

Pani Marta otrzymała służbowy telefon. Miesięczne rachunki wynosiły średnio 50 zł i pracodawca ich nie kwestionował. Za ostatni miesiąc kwota wzrosła jednak do 300 zł. Pracodawca poprosił o wyjaśnienie.

Pani Marta wskazała czynności, które były związane z koniecznością korzystania z telefonu w czasie, kiedy przebywała zagranicą, co uzasadniało wysokość rachunku.

Nie sposób obciążyć tu pracownika kosztami telefonu, jeśli jest w stanie wykazać, że koszty poniósł wykonując obowiązki służbowe, dbając przy tym o interesy pracodawcy.

U czytelnika doszło do nieokreślonej transmisji danych, która w żaden sposób nie wpływa na działalność pracodawcy. Podwładny nie może więc negować żądania zapłaty, chyba że potrafi wykazać, że powierzone urządzenie było wadliwe i nie miał wpływu na niekontrolowaną transmisję danych.

Bez automatycznego ujęcia

Pracodawcy nie wolno jednostronnie potrącić kosztów użytkowania telefonu z wynagrodzenia pracownika.

Zgodnie z art. 91 § 1 k.p. należności inne niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 k.p. (tj. dochodzone w postępowaniu egzekucyjnym czy kary pieniężne) można potrącić z pensji podwładnego tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie. Zatem akceptację na ujęcie może wyrazić wyłącznie następczo.

Autor jest adwokatem, współpracuje z Kancelarią Prawniczą C.L. Jezierski sp. j. w Warszawie