Postępowania o prowadzonych przez podmioty publiczne zamówieniach są jawne, a udział w nich dostępny na równych zasadach dla wszystkich zainteresowanych. W praktyce oznacza to, że zamawiający w sytuacjach przewidzianych prawem ma obowiązek w odpowiedni sposób powiadomić wszystkich potencjalnych zainteresowanych o zamiarze udzielenia zamówienia publicznego.
Zawiadomienie to następuje poprzez opublikowanie ogłoszenia. Od tego momentu wykonawcy mogą zapoznawać się z warunkami uczestnictwa w postępowaniu, zwracać się do zamawiającego z prośbą o wyjaśnienie specyfiki i zasad zamówienia oraz kwestionować dokonane przez zamawiającego czynności.
Miejsce publikacji ogłoszenia o zamówieniu uzależnione jest od jego wartości. W przypadku zamówień powyżej 14 tys. euro, ale do progu zamówień europejskich >patrz tabela, ogłoszenie publikowane jest w Biuletynie Zamówień Publicznych. Informacje o zamówieniach powyżej progów europejskich można znaleźć w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Poza tym publikowane są na stronie internetowej zamawiającego.
Urząd Zamówień Publicznych prowadzi specjalną stronę internetową, na której praktycznie codziennie zamieszczane są ogłoszenia dotyczące zamówień publicznych. Poprzez dostępną na stronie wyszukiwarkę można znaleźć ogłoszenie przy wykorzystaniu dwóch trybów: uproszczonego i zaawansowanego.
Możliwe jest określenie np. rodzaju zamówienia, jego przedmiotu, regionu czy instytucji zamawiającego. Każdy zainteresowany może również subskrybować interesujące go ogłoszenia. Wówczas na wskazany przez niego adres poczty elektronicznej będą przesyłane informacje o ogłoszeniach.
