Zgłoszenie zleceniobiorcy do ubezpieczenia społecznego

- Nasz pracownik, który jest na rocznym urlopie bezpłatnym (do końca grudnia br.), będzie wykonywał dla nas niepłatne zlecenie. Chodzi o kilka drobnych tłumaczeń w pierwszym tygodniu grudnia (3-7 grudzień). Czy musimy w ogóle zgłaszać do ZUS taką umowę, skoro i tak nie będą opłacane z tytułu jej wykonywania żadne składki? A co będzie, jeśli zawrzemy płatne zlecenie, ale pieniądze z niego zostaną wypłacone wraz z pierwszym wynagrodzeniem po powrocie do pracy?

– pyta czytelnik.

Jeśli zlecenie jest bezpłatne – czyli w treści kontraktu strony przewidziały, że z tytułu pracy nie będzie należeć się wykonawcy wynagrodzenie, to takiej umowy nie trzeba zgłaszać do ZUS. Zgłoszenie jest niezbędne, gdy ustalono jakąkolwiek, choćby symboliczną zapłatę.

Zlecenie na wolnym

Podobnie jest z urlopowanym podwładnym dorabiającym u szefa na zleceniu. Własny pracownik, któremu udzielono urlopu bezpłatnego i w czasie wolnego wykonuje dla swego pracodawcy umowę zlecenia (bez względu na wysokość uzyskiwanego z tego tytułu przychodu), podlega ubezpieczeniom jako zleceniobiorca.

W tym przypadku nie ma znaczenia, że pracownik w dalszym ciągu pozostaje w stosunku pracy. Etatowy tytuł jest bowiem zawieszony, dopóki urlopowany nie wróci do pracowniczej aktywności zawodowej. W czasie urlopu bezpłatnego nie ma zastosowania art. 8 ust. 2a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm., dalej ustawa systemowa).

Zgodnie z tym przepisem za pracownika uważa się także osobę wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia albo umowy o dzieło, jeżeli umowę taką zawarła z własnym pracodawcą lub jeżeli w jej ramach wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy.

Konieczny akces

W okresie urlopu bezpłatnego umowa zlecenia zawarta z własnym pracownikiem przebywającym na urlopie bezpłatnym nie jest dla celów opłacania składek na ubezpieczenia społeczne traktowana jak umowa o pracę, lecz jak zwykła umowa zlecenia. Dlatego też koniecznie trzeba zgłosić taką osobę do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego na formularzu ZUS ZUA z kodem tytułu ubezpieczenia rozpoczynającym się cyframi 04 11 xx.

Dublująca się aktywność

Gdy okres, na jaki zawarto zlecenie, „wystaje" ponad udzielony urlop bezpłatny, mamy do czynienia z jednym, pracowniczym tytułem do ubezpieczeń społecznych – stosunkiem pracy. Ze zlecenia trzeba wtedy pracownika wyrejestrować i opłacać składki od przychodu zsumowanego z etatu i umowy cywilnej.

Przykład

Pan Marek jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę na pełny etat w spółce A. Od 1 sierpnia do 30 listopada 2012 r. przebywał na urlopie bezpłatnym. Od 1 września 2012 r. z tą samą spółką podpisał umowę zlecenia, która będzie trwać do 31 grudnia br. W związku z tym spółka zgłosiła go do ubezpieczeń jako zleceniobiorcę na formularzu ZUS ZUA z kodem tytułu 04 11 xx.

Ze zlecenia pan Marek został zgłoszony do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego, rentowych, wypadkowego i zdrowotnego. Nie przystąpił do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego.

Od 1 grudnia 2012 r. pan Marek wrócił do pracy. W grudniu równocześnie wykonuje umowę o pracę oraz zlecenie. Od 1 grudnia kontrakt cywilny wykonywany na rzecz własnego pracodawcy nie jest już odrębnym tytułem do ubezpieczeń. W związku z tym płatnik musiał wyrejestrować pana Marka z ubezpieczeń jako zleceniobiorcę na formularzu ZUS ZWUA od 1 grudnia.

Rozliczenia w praktyce

Gdyby zleceniobiorca otrzymał w grudniu wynagrodzenie z umowy zlecenia za listopad w wysokości 2000 zł, a z umowy o pracę w kwocie 4000 zł, to płatnik musiałby złożyć za niego za grudzień następujące raporty rozliczeniowe:

- ZUS RCA z kodem 30 00 xx, w którym jako podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wykaże 2000 zł; od tej kwoty naliczy składki na ubezpieczenia społeczne, a na ubezpieczenie zdrowotne od podstawy pomniejszonej o składki społeczne finansowane ze środków zleceniobiorcy.

- ZUS RCA z kodem 01 10 xx, w którym podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne będzie 4000 zł, a na ubezpieczenie zdrowotne – ta sama kwota po odliczeniu składek w części finansowanej ze środków ubezpieczonego.