Urlop szkoleniowy pracodawca daje na dni robocze zgodnie z rozkładem czasu pracy zatrudnionego. Fakt – wedle art. 1031 § 2 i art. 103
2
§ 1
urlop szkoleniowy przysługuje podwładnemu uczącemu się z inicjatywy bądź za zgodą pracodawcy, ale z drugiej strony pracodawca musi go udzielić (art. 103
2
§ 2 k.p.).
Wynika z tego, że ma on prawo wprowadzić w zakładzie własną procedurę ich przyznawania, ale koniecznie respektując główną regułę - zakaz ograniczania i odbierania zatrudnionemu prawa do tego urlopu.
W wewnętrznych przepisach (regulamin pracy, układ zbiorowy pracy, regulamin szkoleniowy) albo w samej umowie o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych wolno wprowadzić np.:
- tryb wnioskowy udzielania urlopów szkoleniowych,
- wymóg wystąpienia z podaniem o urlop z wyprzedzeniem np. trzydniowym,
- konieczność potwierdzania celu urlopu, m.in. zamiaru przystąpienia do odpowiedniego egzaminu, faktu uczęszczania na ostatni rok studiów.
Kontrowersje wzbudza też to, czy szef może w ogóle odmówić przyznania urlopu szkoleniowego albo odmówić udzielania go we wnioskowanym terminie. Eksperci uznają, że generalnie nie ma takich prerogatyw. Urlop szkoleniowy to prawo podmiotowe zatrudnionego edukującego się za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy. I choć zakład jest uprawniony do jego udzielania, to ta rola ogranicza się właściwie do powiedzenia „tak".
Wniosek załatwi z kwitkiem wyjątkowo, w nadzwyczajnych okolicznościach. Wyróżnia się cztery powody, kiedy odmowa jest usprawiedliwiona.
Po dłuższej chorobie
Zatrudnionemu, który przebywał na zwolnieniu lekarskim trwającym dłużej niż 30 dni, nie wolno bezpośrednio po powrocie do zakładu dać urlopu szkoleniowego. Najpierw musi on przedstawić orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku (uzasadnienie wyroku Sądu Najwyższego z 28 października 2009 r., II PK 123/09). A na kontrolne badania lekarskie trzeba mu dać skierowanie (art. 229 § 2 i 4 k.p.).
W tym wyroku SN przyjął konstrukcję, że urlop szkoleniowy jest rodzajem okolicznościowego zwolnienia od pracy, a skoro tak, to w chwili zwalniania od pracy zatrudniony musi pozostawać zdolny do realizacji swoich zadań. Oznacza to, że po chorobie dłuższej niż 30 dni najpierw ma się wylegitymować orzeczeniem o zdolności do wykonywania dotychczasowej pracy, aby mógł przejść na urlop szkoleniowy.
Zasady tej nie zmienia wyrok SN z 20 marca 2008 r. (II PK 214/07), w świetle którego zbędna jest kontrolna wizyta u lekarza pracownicy chcącej zaraz po urlopie macierzyńskim wykorzystać wypoczynek. Zdaniem SN pogląd ten uzasadnia to, że pracodawca i tak ma w tej sytuacji obowiązek dania urlopu wypoczynkowego (art. 163 § 3 k.p.).
Jak jednak zauważył SN w uzasadnieniu do tego orzeczenia, to nadzwyczajne odstępstwo od reguły, że po zdrowotnej niezdolności do pracy trwającej ponad 30 dni trzeba zrobić badania lekarskie.
Nadzwyczajne potrzeby firmy
Pracodawcy wolno nie zgodzić się na urlop szkoleniowy bądź przesunąć go na później (jeśli to możliwe) ze względu na bardzo ważne i nieprzewidywane interesy zakładu. Podkreślam, że potrzeba firmy, z powodu której szef odmawia, musi mieć charakter nadzwyczajny i wyjątkowy, np. konieczność ratowania majątku pracodawcy przed powodzią czy pożarem, ochrony życia czy zdrowia ludzkiego, naprawienie maszyny, co potrafi wyłącznie właśnie ten pracownik, gdy przestój spowodowałby niewspółmierne straty.
Przykład
Pan Jan, informatyk zatrudniony na etacie, przez pół roku zgłębiał w Szwecji funkcjonowanie nowego systemu poligraficznego. Teraz jest naczelnym dyrektorem do spraw jego wdrożenia w sieci drukarni w Polsce.
Proces ma potrwać do końca br. Podnosi kwalifikacje zawodowe za zgodą szefa. Złożył wniosek o udzielenie 14 dni roboczych urlopu szkoleniowego w listopadzie 2012 r. na przygotowanie pracy dyplomowej. Podczas niego chce ponownie wyjechać do Szwecji, aby zebrać materiały.
Na dzień przed rozpoczęciem urlopu szkoleniowego, już po upływie dniówki roboczej pana Jana, zepsuł się system poligraficzny, a żaden z podległych mu czy zewnętrznych informatyków nie potrafi go naprawić.
Jeśli awaria nie zostanie szybko usunięta, pracodawca poniesie niepowetowane straty - nie wydrukuje codziennych gazet, książek i nie zrealizuje innych zamówień, a pozwy kontrahentów grożą jego eliminacją z rynku. W tej sytuacji sieć drukarni ma prawo przełożyć urlop szkoleniowy pana Jana na później i wezwać go do naprawy.
Przykład
Pani Joanna, pracownica działu księgowości, na podstawie umowy szkoleniowej z inicjatywy zakładu uczęszczała na kwalifikacyjny kurs księgowości i rachunkowości (nr 331 średni personel finansowy z klasyfikacji właściwej zawodów szkolnictwa zawodowego z rozporządzenia z 23 grudnia 2011 r.). Zgłosiła wniosek o wolne na sześć dni roboczych, aby przystąpić do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe.
Szef jednak odmówił, ponieważ nagle rozchorowali się dwaj inni pracownicy działu księgowości. Postąpił nieprawidłowo, ponieważ zwiększone absencje chorobowe personelu to normalne zjawisko przy zatrudnieniu. Nie są to nadzwyczajne okoliczności tłumaczące odmowę przyznania urlopu szkoleniowego.
Niecelowość udzielenia
Urlop szkoleniowy to celowe zwolnienie od pracy - podwładny kształcący się z inicjatywy albo za zgodą zakładu ma go spożytkować wyłącznie na egzaminy bądź przygotowanie pracy dyplomowej lub obrony rozprawy doktorskiej.
Jeśli już w momencie udzielania tego urlopu jest oczywiste, że cel nie zostanie skonsumowany, zainteresowanemu wolno powiedzieć „nie". Ze złożonego wniosku o urlop szkoleniowy musi więc wynikać związek przyczynowo-skutkowy z celem tego urlopu.
Przykład
Pani Ewelina, pracownica, podnosi kwalifikacje zawodowe z inicjatywy firmy. Egzamin eksternistyczny, do którego ma przystąpić, odbędzie się 25 października 2012 r. Złożyła wniosek o sześć dni roboczych urlopu szkoleniowego na przystąpienie do egzaminu eksternistycznego od 29 października do 6 listopada 2012 r.
Tu pracodawca może odmówić dania urlopu w żądanym terminie, ponieważ jest jasne, że jego cel nie zostanie spełniony. Odbiór urlopu szkoleniowego już po dacie egzaminu, na który został przyznany, kłóci się z jego przeznaczeniem. Nie może służyć przedłużeniu urlopu wypoczynkowego.
Brak dokumentów
Odmownie wolno także załatwić wniosek o urlop szkoleniowy, jeśli uczący się z inicjatywy lub za aprobatą zakładu nie potwierdzi celu urlopu odpowiednimi dokumentami.
Pracodawca ma prawo żądać od niego zaświadczeń o odbywanej nauce, pobycie na ostatnim roku studiów i o staraniach w celu przystąpienia do stosownego egzaminu.
