Zamówienia publiczne: kto powinien potwierdzać dokumenty za zgodność

Forma, w jakiej dokumenty powinny być składane przez wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego  wydaje się oczywista. Wyraźnie stanowią o tym przepisy rozporządzenia prezesa Rady Ministrów  z 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (DzU nr 226, poz. 1817), zwanego dalej „rozporządzeniem”).

Zgodnie z § 6 ust. 1 rozporządzenia dokumenty są składane w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. W przypadku składania elektronicznych dokumentów powinny być one opatrzone przez wykonawcę bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Sprawa jednak komplikuje się w przypadku dokumentów składanych przez wykonawców wchodzących w skład konsorcjum oraz dokumentów pochodzących od podmiotów, które udostępniły wykonawcy swoje zasoby na podstawie art. 26 ust. 2b ustawy z 29 stycznia 2004 r. (DzU nr 19, poz. 177, zwanej dalej „ustawą pzp”). Dla tych podmiotów przepisy rozporządzenia przewidują szczególne regulacje.

Zgodnie bowiem z ust. 2 par. 6 rozporządzenia „w  przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w przypadku podmiotów, o których mowa w § 1 ust. 2 i 3 rozporządzenia, kopie dokumentów dotyczących odpowiednio wykonawcy lub tych podmiotów są poświadczane za zgodność z oryginałem przez wykonawcę lub te podmioty”.

Wiele interpretacji

Ten wydawałoby się jednoznaczny przepis  doczekał się kilku różnych interpretacji. Co więcej, również w orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej pojawiają się rozbieżności podczas oceny prawidłowości złożonych przez wykonawcę dokumentów. Warto zatem poznać te interpretacje, aby móc prawidłowo złożyć ofertę.

Każdy poświadcza tylko własne papiery

Zgodnie z najczęściej stosowaną wykładnią analizowanego przepisu każdy członek konsorcjum powinien poświadczać dokumenty jego dotyczące, np. odpisy KRS, odpisy KRK, referencje. Ponadto podmiot trzeci użyczający wykonawcy potencjału powinien potwierdzić dokumenty, które go dotyczą np. referencje lub w przypadku, gdy zamawiający zażądał dokumentów na potwierdzenie braku podstaw do wykluczenia od podmiotów trzecich uczestniczących w realizacji zamówienia również tych dokumentów. Taką interpretację przyjęła większość zamawiających i część członków Krajowej Izby Odwoławczej.

Z orzecznictwa

- Tym samym kopie dokumentów dotyczących podmiotów trzecich mogą być poświadczone wyłącznie przez te osoby. Świadczy o tym użycie przez ustawodawcę sformułowania „odpowiednio”, co zdaniem Izby wskazuje na to, że poświadczanie dokumentów przez wykonawcę lub przez podmiot trzeci uzależnione jest od tego, czy dokument dotyczy wykonawcy czy tego podmiotu.

Wyrok KIO z 12 maja 2011 r., sygn. akt: KIO 786/11

- Dokumenty podmiotu trzeciego mogą być poświadczane za zgodność z oryginałem przez wykonawcę ubiegającego się o udzielenie zamówienia działającego na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez ten podmiot (…).

Wymaganie zamawiającego, aby dokumenty pochodzące od podmiotu udostępniającego swoje zasoby były poświadczane za zgodność z oryginałem przez te podmioty, odpowiada przepisom prawa.

Wyrok KIO z 19 kwietnia 2011 r., sygn. akt: KIO 735/11

- Nie można podzielić stanowiska odwołującego, że powyższy przepis przewiduje możliwość poświadczenia za zgodność z oryginałem oświadczeń wyłącznie przez podmioty, które je wystawiły. Użyta w powyższym przepisie alternatywa łączna przesądza o możliwości dokonania tego poświadczenia zarówno przez wykonawcę, jak i wystawcę dokumentu, a przeciwna interpretacja byłaby sprzeczna z literalnym brzmieniem przepisu i nieuzasadniona względami celowości.

Wyrok KIO z 6 sierpnia 2010 r., sygn. akt: KIO 1545/10

- W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w przypadku podmiotów, o których mowa w § 1 ust. 2 i 3, kopie dokumentów dotyczących odpowiednio wykonawcy lub tych podmiotów są poświadczane za zgodność z oryginałem przez wykonawcę lub te podmioty. W ocenie Izby z przepisu tego wynika, że w sytuacji, w której do oferty dołączane są kopie dokumentów podmiotu trzeciego, potwierdzić je „za zgodność z oryginałem" może wykonawca, który składa ofertę, jak i podmiot, który udostępnia wykonawcy swoje zasoby.

Wyrok KIO z 6 czerwca 2012 r., sygn. akt: KIO 997/12

- Izba stoi na stanowisku, iż wykonawca składający ofertę jest w pełni uprawniony do podpisywania wszystkich dokumentów także poświadczania za zgodność z oryginałem dokumentów wystawionych przez inne podmioty. Oczywiście interpretacja taka nie wyłącza możliwości podpisywania przez podmiot trzeci dokumentów własnych.

Wyrok KIO z 31 stycznia 2011 r., sygn. akt: KIO 104/11

- Ponadto zdaniem składu orzekającego Izby, dyspozycja przepisu dopuszczająca poświadczanie dokumentów za zgodność

z oryginałem przez wykonawcę odnosi się w przypadku wykonawcy działającego przez pełnomocnika, również do możliwości dokonywania takiego poświadczania przez tego pełnomocnika, a czynność ta, będąca oświadczeniem wiedzy, nie wymaga jakiegoś szczególnego odrębnego umocowania, gdyż nie wykracza poza umocowanie do złożenia w imieniu wykonawcy oświadczenia woli obejmującego złożenie oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

Wyrok KIO z 24 marca 2011 r., sygn. akt: KIO 523/11.

- W ocenie Izby, ani z brzmienia przepisu § 6 ust. 2 rozporządzenia, ani z jego uzasadnienia (które jednak źródłem prawa nie jest, jedynie mogłoby w przypadku wątpliwości wskazywać kierunki interpretacyjne) nie wynika, że uprawnienia do potwierdzania za zgodność z oryginałem nie można przekazać innemu podmiotowi. (…) Potwierdzenie za zgodność z oryginałem dokumentu jest bowiem rzeczywiście oświadczeniem wiedzy, ale tego rodzaju, że można przekazać uprawnienie do jego złożenia innemu podmiotowi – w postępowaniu przed zamawiającym: pełnomocnikowi wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. (…) Skoro wykonawca zgodnie z rozporządzeniem ma prawo sam potwierdzić dokument za zgodność z oryginałem, to ma również prawo przekazać uprawnienie do dokonania tej czynności pełnomocnikowi.Wyrok KIO z 30 lipca 2010 r., sygn. akt: KIO 1511/10

Na poparcie tego stanowiska jego zwolennicy zwracają uwagę na słowo „odpowiednio”, którego użycie w przepisie – ich zdaniem – wskazuje na to, że poświadczanie dokumentów przez wykonawcę lub przez podmiot trzeci uzależnione jest od tego, czy dokument dotyczy wykonawcy czy tego podmiotu.

Tym samym w przypadku dokumentu pochodzącego od podmiotu trzeciego lub konsorcjanta dokumenty pochodzące od tego danego podmiotu  poświadczyć za zgodność może jedynie osoba uprawniona do jego reprezentacji.

Wykonawca zawsze jest uprawniony

W orzecznictwie KIO jak rownież wśród praktyków pojawia się odmienna wykładnia analizowanego przepisu. Warto o niej wiedzieć, gdyż jest korzystniejsza dla wykonawców. Przyjmuje ona, że w przypadku załączenia do oferty dokumentów pochodzących od konsorcjanta lub podmiotu trzeciego mogą być one poświadczone za zgodność przez te podmioty  lub przez wykonawcę. Zwolennicy tego stanowiska argumentują, iż użyta w przepisie alternatywa łączna przesądza o możliwości dokonania poświadczenia zarówno przez wykonawcę jak i podmiot, od którego dokument pochodzi.

Interpretacja zawężająca

W praktyce spotkałam się również z interpretacją zawężającą § 6 ust. 2 rozporządzenia. Zwraca się w niej uwagę, iż przepis ten, wskazując na podmioty trzecie, nie odsyła do art. 26 ust. 2b ustawy pzp, lecz do § 1 ust. 2 i 3 rozporządzenia.

Takie odesłanie – w ocenie zwolenników tej wykładni – oznacza, że  intencją prawodawcy było ograniczenie stosowania § 6 ust. 2 rozporządzenia jedynie do tych podmiotów, które biorą udział w realizacji zamówienia, a nie do wszystkich podmiotów trzecich użyczających potencjału. Gdyby było inaczej przepis ten odsyłałby do art. 26 ust. 2b ustawy pzp jak to czyni § 1 ust. 2 rozporządzenia.

Literalnie analizując ten przepis, należy stwierdzić, że interpretacja ta nie jest pozbawiona racji, jednak jej stosownie nastręczałoby zamawiającym dodatkowych trudności. Kierując się tą interpretacją należałoby każdorazowo przed oceną, kto powinien poświadczyć dany dokument podmiotu trzeciego ocenić czy podmiot ten będzie brał udział w realizacji zamówienia. Jeżeli odpowiedź będzie twierdząca, to wówczas podmiot trzeci będzie uprawniony i zobowiązany poświadczyć pochodzące od niego dokumenty.

Jeżeli odpowiedź będzie przecząca, to takie uprawnienie ma jedynie wykonawca składający ofertę. Stosując tę interpretację w przypadku konsorcjum, należy dopilnować, aby każdy konsorcjant samodzielnie potwierdził pochodzące od niego dokumenty.

Przyda się pełnomocnictwo

Dobrym rozwiązaniem jest udzielenie wykonawcy pełnomocnictwa do potwierdzania za zgodność wszystkich dokumentów załączonych do oferty. Wykonawca wówczas występuje jako pełnomocnik konsorcjanta lub podmiotu trzeciego, a zatem działa w ich imieniu i na ich rzecz. Istotne przy tym jest, aby wykonawca załączył do oferty pełnomocnictwa udzielone przez konsorcjanta lub podmiot trzeci, aby nie było wątpliwości, czy osoba potwierdzająca dokumenty jest osobą uprawnioną do dokonania tych czynności.

W przypadku niezałączenia pełnomocnictw zamawiający może wyjaśnić kwestię umocowania lub, co się częściej zdarza, wezwać do uzupełnienia dokumentu, który uzna za złożony w niewłaściwej formie. To ostatnie działanie zamawiającego może jednak budzić wątpliwości co do jego legalności. Dokument ten nie należy do katalogu dokumentów określonych w rozporządzeniu, których zamawiający może żądać od wykonawców. Z drugiej strony art. 26 ust.3 ustawy pzp wskazując na obowiązek do wezwania do uzupełnienia m.in. pełnomocnictw nie precyzuje rodzaju tych pełnomocnictw.

Joanna Presz-Król radca prawny z Kancelarii Prawnej Jerzy T. Pieróg