Delegowanie pracowników: jak zorganizować wykonywanie zadań poza krajem

Z końcem kwietnia 2011 r. kraje UE teoretycznie przestały ograniczać Polakom swobodny dostęp do rynków pracy. W praktyce jednak daleko jeszcze do prawdziwej wolności.

Niektóre stare państwa UE (szczególnie Niemcy) utrudniają zatrudnienie polskich pracowników w pewnych branżach. Trzeba sięgać po niestandardowe rozwiązania prawne, aby Polacy mogli np. pracować w Niemczech, bez konieczności stosowania utrudnień wynikających z miejscowych przepisów.

Lepsze znane prawo

Swoboda świadczenia usług zapewniająca polskim firmom prawo prowadzenia działalności i świadczenia usług w innym kraju UE umożliwia wykorzystanie do tego zatrudnionych pracowników. W związku z otwarciem rynku niemieckiego dla polskich firm oraz coraz większą mobilnością usług w UE polscy pracodawcy coraz częściej pytają o możliwe formy zaangażowania Polaków w Niemczech.

Przykładowo, polska spółka branży budowlanej zamierza zatrudnić polskich pracowników (zamieszkałych na stałe w Polsce) na podstawie umów o pracę (lub umów-zleceń). Spółka ta jednocześnie chce nawiązać współpracę z niemieckim partnerem, polegającą na świadczeniu usług budowlanych w Niemczech, wysyłając tam swoich pracowników do wykonywania zadań.

Polskiemu pracodawcy zależy na takiej formie zatrudnienia, gdyż reguluje ją polskie prawo, które zna i jest dla niego korzystniejsze. Tym bardziej że ustawodawstwo niemieckie często narzuca konieczność przestrzegania wielu minimalnych warunków pracy i płacy, np. minimalnego wynagrodzenia, godzin pracy, urlopów, znacznie bardziej dogodnych dla pracownika niż w Polsce.

Co w ofercie

W praktyce można wyróżnić kilka form zatrudnienia rodaków przez polskich pracodawców dla świadczenia usług w Niemczech:

- delegowanie pracowników do pracy w Niemczech w zakresie transgranicznego świadczenia usług przez pracodawcę,

- zatrudnienie pracownika przez polskiego pracodawcę i podróż służbowa za granicę,

- leasing pracowniczy,

- zawarcie umowy-zlecenia przez  polskiego zleceniodawcę, aby świadczyć usługi w innym kraju,

- samozatrudnienie.

Wyślemy personel do Niemiec

Delegowania lub oddelegowania pracownika nie definiuje polskie prawo pracy. Natomiast taką definicję można wyprowadzić z przepisów wspólnotowych, czyli  dyrektywy 96/71/ WE Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej z 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług.

Pracownikiem delegowanym jest więc ten, kto przez ograniczony okres wykonuje swoją pracę na terenie innego państwa członkowskiego niż to, w którym zwyczajowo pracuje.

Potrójny układ

Oddelegowanie polskich pracowników do pracy w Niemczech to złożony stosunek prawny. W przeważającej mierze reguluje go polskie prawo pracy. Zatrudnieni są związani umową o pracę z polskim pracodawcą (wysyłającym), na którego rzecz i pod którego kierownictwem świadczą zadania za granicą w związku z umową zawartą przez niego z zagranicznym odbiorcą usług.

Trzeba jednak pamiętać, że do takich umów o pracę, oprócz polskich przepisów, stosuje się także minimalne wymogi dotyczące warunków zatrudnienia z kraju wykonywania pracy, czyli Niemiec.

Niemieckie przepisy (realizujące tę dyrektywę) gwarantują bowiem delegowanym na terytorium państw Wspólnoty takie same warunki jak pracownikom miejscowym w zakresie m.in. maksymalnych okresów pracy i minimalnych okresów odpoczynku; minimalnego wymiaru płatnych urlopów rocznych; czy też minimalnych stawek płacy wraz ze stawką za nadgodziny.

Minimalne progi

Dla polskich pracodawców szczególnie uciążliwe mogą być przepisy dotyczące minimalnego wynagrodzenia za pracę w Niemczech w branżach, które obowiązują układy zbiorowe.

Przewidują one znacznie wyższe stawki, niż wynikają z polskiego prawa. Jest to o tyle istotne, że jeśli pracodawca nie zapewni minimalnych warunków pracy, musi się liczyć z maksymalną karą 500 tys. euro. Ponadto, jeżeli szef nie zagwarantuje minimalnych warunków zatrudnienia w danej branży, pracownik może domagać się przysługujących mu minimalnych warunków pracy także od zleceniodawcy swego pracodawcy.

Jeśli chodzi o ubezpieczenie społeczne, to osoba, która wykonuje pracę w jednym z państw członkowskich, podlega zasadniczo ustawodawstwu państwa zatrudnienia. Wyjątek od tej zasady dotyczy jednak pracowników delegowanych, którzy nie podlegają zagranicznemu (niemieckiemu) ustawodawstwu w zakresie ubezpieczeń społecznych, lecz nadal ustawodawstwu państwa delegującego (polskiemu), jeśli spełnione są warunki określone w przepisach unijnych.

Delegowany do wykonywania pracy w Niemczech może być opodatkowany w Polsce pod warunkiem, że okres oddelegowania nie przekroczy 183 dni w roku kalendarzowym. Jeśli okres oddelegowania jest dłuższy, pracownik musi rozliczać się z fiskusem w Niemczech.

A może wypożyczymy pracownika

Polski przedsiębiorca może też świadczyć usługi za granicą, wynajmując swoich pracowników przedsiębiorstwu zagranicznemu na podstawie umowy. Trzeba jednak przestrzegać podwójnych standardów.

Transgraniczne użyczanie pracowników wiąże się z koniecznością spełniania wymogów w państwie siedziby udostępniającego (polskich), jak i w państwie korzystającego (niemieckich).

Dodatkowo trzeba uzyskać zezwolenie na prowadzenie działalności w zakresie wypożyczania pracowników. Taki pracownik może odprowadzać składki społeczne w Polsce (do 24 miesięcy), natomiast obowiązek podatkowy ma w Niemczech.

Ponadto w wybranych branżach, np. budowlanej, stosuje się minimalne wymogi dotyczące zatrudnienia. Chodzi o maksymalne okresy pracy i minimalne okresy wypoczynku, minimalny wymiar płatnych urlopów rocznych, minimalne stawki płacy, stawki za nadgodziny, warunki wynajmu pracowników przez przedsiębiorstwa zatrudnienia tymczasowego, równość w zatrudnieniu kobiet i mężczyzn.

Choć ryzyko stosowania tych rozwiązań jest niskie, to wysokie koszty związane z nimi powodują, że pracodawcy szukają alternatywnych modeli.

Bardziej opłacalna delegacja

Z pewnością dla rodzimych firm mniej kosztowne będzie wysłanie pracownika w podróż służbową. W tym wariancie umowę o pracę polski pracodawca zawiera z pracownikiem mieszkającym w Polsce, którego następnie kieruje do Niemiec, aby tam wykonał usługi zakontraktowane u polskiego pracodawcy przez obcą firmę.

Zgodnie z kodeksem pracy podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałe miejsce pracy, aby wykonać zadania służbowe.

Wysyłając pracownika w delegację, szef zwraca mu koszty podróży i wypłaca diety na podstawie prawa polskiego. Należności związane z podróżą służbową, do określonego poziomu, są wolne od składek społecznych oraz nie są opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Z kolei w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych należności wypłacane z tytułu diet dla pracowników stanowią koszty uzyskania przychodu.

Dzięki zastosowaniu tego modelu pracodawca uniknie wyższych kosztów pracy spowodowanych stosowaniem niemieckich przepisów w zakresie niektórych warunków pracy.

Ponieważ podróż służbowa jest bardzo podobna do oddelegowania, istnieje ryzyko, że ZUS lub zagraniczne urzędy pracy zakwestionują model oparty na podróży służbowej, gdy spełnione są przesłanki oddelegowania. Dlatego trzeba odpowiednio zredagować umowę z pracownikiem.

Polskiemu wykonawcy zlecamy usługi nad Łabą

Zawarcie zlecenia między polską firmą a polskim zleceniobiorcą na usługi wykonywane w Niemczech nieco przypomina wariant zatrudnienia przez polską firmę i wysłania za granicę pracownika w delegację.

Takie rozwiązanie pozwala uniknąć zleceniodawcy wypłacania zleceniobiorcy diet za podróże służbowe, które pracownikowi należą się w ściśle określonej (dość wysokiej) kwocie. Nie oznacza to jednak, że w zleceniu nie można przyjąć rozwiązań zbliżonych do diet za podróże służbowe. Co więcej, mogą być one (tak jak przy umowach o pracę) wolne od składek na ubezpieczenie społeczne i od podatku dochodowego od osób fizycznych.