Rok 2019 rozpoczął się przełomowymi zmianami w przepisach dotyczących dokumentacji pracowniczej, wprowadzonymi ustawą z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (DzU poz. 357; dalej: ustawa). Jako akt wykonawczy do ustawy wydano rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369; dalej: rozporządzenie), implementujące szereg istotnych modyfikacji związanych z prowadzeniem i przechowywaniem tej dokumentacji.

Czytaj też:

W jakim zakresie pracodawcy korzystają z cyfryzacji akt pracowniczych

Zasady tworzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej

Nowa definicja i podział

Jedną z kluczowych zmian jest nowa definicja dokumentacji pracowniczej, określona w art. 94 pkt 9a kodeksu pracy. Przepis definiuje ją jako dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

Pojęcie akt osobowych jest ugruntowane i dobrze znane praktykom z działów kadr. Zgodnie z obowiązującymi regulacjami, oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje, a każda z części akt zawiera wykaz tych oświadczeń lub dokumentów.

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy jest z kolei swoistym novum. Jego interpretacja i stosowanie niewątpliwie będzie nastręczać pewnych problemów, przynajmniej do czasu wytworzenia się zbioru praktyk, urzędowych interpretacji oraz orzecznictwa.

Zgodnie z rozporządzeniem, na tę dokumentację składają się:

1) dokumenty dotyczące ewidencji czasu pracy (w tym m.in. karta ewidencji czasu pracy, wnioski i zgody pracowników dotyczące rozliczania czasu pracy),

2) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,

3) karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,

4) karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz za ich pranie i konserwację.

Wymienioną dokumentację prowadzi się odrębnie dla każdego pracownika.

Papier lub skan

Kodeks pracy wskazuje, że dokumentację pracowniczą można przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej. Należy to jednak czynić w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

W początkowym okresie obowiązywania nowych przepisów pojawiały się opinie wskazujące, że dokumentację pracowniczą należy gromadzić w jednolitej postaci – tzn. albo w formie papierowej, albo w formie elektronicznej. Z czasem jednak ukazały się interpretacje Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, z których wynika, że „(...) przy zachowaniu powyższych wymogów ustawowych możliwe jest przechowywanie poszczególnych części dokumentacji pracowniczej w różnych postaciach, np. akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej, natomiast pozostałej dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej bądź odwrotnie" (stanowisko MRPiPS z 8 lutego 2019 r., DPR.I. 4102.4.2019.KJ).

Podobną opinię zaprezentował Główny Inspektor Pracy, uznając że „możliwe jest przechowywanie części dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej, a części w postaci elektronicznej (np. akta osobowe pracownika oraz dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy w postaci elektronicznej, natomiast pozostała dokumentacja pracownicza w postaci papierowej)" (GIP-GPP.081.6.2019.2). Oznacza to, że dopuszczalne jest stosowanie postaci „mieszanych", także w odniesieniu do poszczególnych rodzajów dokumentacji pracowniczej.

W praktyce można zatem różnicować postać dokumentacji w zależności od potrzeb i możliwości danego pracodawcy. Pozwala to kontynuować obecne już na rynku praktyki, polegające np. na korzystaniu z elektronicznego obiegu wniosków urlopowych, ewidencjonowaniu czasu pracy przy pomocy odpowiednich narzędzi informatycznych czy wykorzystywaniu dedykowanych systemów do digitalizacji i przechowywania akt osobowych w postaci elektronicznej.

Proces wdrożenia

Wdrożenie elektronicznej postaci dokumentacji pracowniczej będzie przebiegać w różny sposób, w zależności od przedmiotu takiego wdrożenia. Zawsze jednak powinno być ono poprzedzone analizą i określeniem zakresu elektronizacji, czyli sprecyzowaniem, która część dokumentacji pracowniczej zostanie zdigitalizowana.

Po podjęciu decyzji o prowadzeniu dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, należy wybrać narzędzia informatyczne, które obsłużą wybrane procesy z uwzględnieniem obowiązujących przepisów. Rozporządzenie wskazuje, że dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej powinna być prowadzona i przechowywana w systemie informatycznym zapewniającym:

1) zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem,

2) integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur,

3) stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym,

4) identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i  metadanych,

5) skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych (tj. identyfikatora dokumentu, identyfikatora dokumentacji, rodzaju dokumentu, daty powstania dokumentu, daty opatrzenia skanu kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym, numerem PESEL pracownika, imienia i nazwiska pracownika, nazwy pracodawcy, daty utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów),

6) wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji,

7) funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Kolejny krok to opracowanie harmonogramu prac oraz wyznaczenie osób odpowiedzialnych za ich realizację. Należy także zadbać o upoważnienie wykonawców prac do przetwarzania danych osobowych w taki sposób, aby spełnić wymogi RODO.

Cyfrowe odwzorowanie

Zgodnie z zapisami kodeksu pracy, pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych zostały zdefiniowane w załączniku do rozporządzenia (patrz tabelka). Mają one gwarantować jakość umożliwiającą zapoznanie się bez wątpliwości z treścią dokumentu, bez potrzeby jej weryfikacji z dokumentem papierowym. Mówiąc innymi słowy – zeskanowane dokumenty powinny być czytelne.

Właściwe zabezpieczenie

Obowiązujące przepisy nakazują zabezpieczyć dokumentację przechowywaną w postaci elektronicznej. Rozporządzenie wskazuje, że właściwe zabezpieczenie polega m.in. na:

1) systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń,

2) opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania,

3) stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń,

4) bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów,

5) przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.

Wydawanie dokumentów

Planując cały proces, należy też pamiętać o realizacji jego końcowego etapu – przekazaniu pracownikom papierowej wersji dokumentacji.

Pracodawca nie ma obowiązku informować pracowników o rozpoczęciu prac nad transformacją dokumentacji z wersji tradycyjnej na elektroniczną. Musi ich natomiast powiadomić o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji oraz o możliwości odbioru jej papierowej postaci w terminie 30 dni od dnia przekazania tej informacji. Dlatego warto odpowiednio wcześniej przygotować protokoły przekazania, lokując je w komplecie z dokumentacją. Przyspieszy to wydawanie dokumentów i skróci czas oczekiwania na nie.

Kolejną opcją wartą wcześniejszego rozważenia, szczególnie w większych przedsiębiorstwach, może być utworzenie odrębnego harmonogramu wydawania dokumentów, porządkującego kolejkę zainteresowanych odbiorem pracowników.

Zdaniem autorki

Barbara Kochańska-Mierzejewska, Manager MDDP Outsourcing

Funkcjonujemy w otoczeniu, w którym szybki dostęp do informacji jest jedną z podstawowych determinant „zwinności" przedsiębiorstwa, dającej przewagę konkurencyjną. Tradycyjny model prowadzenia dokumentacji, w tym dokumentacji pracowniczej, wykreowany przez wieloletnią praktykę, wydaje się być skazany na porażkę i będzie musiał ustąpić nowoczesnym metodom gromadzenia i udostępniania danych. Rynek oferuje coraz więcej coraz bardziej zaawansowanych rozwiązań informatycznych, umożliwiających transformację ułatwiającą życie przedsiębiorcom i pracownikom. W obszarze zarządzania zasobami ludzkimi są to nie tylko systemy kadrowo-płacowe, ale także np. portale pracownicze umożliwiające bieżący wgląd do danych i dokumentów. Korzystanie z tego typu rozwiązań istotnie skraca czas obsługi administracyjnej szeregowych pracowników oraz kadry menedżerskiej, pozwalając przeznaczyć go na inne zadania przynoszące wymierne korzyści dla organizacji. Digitalizacja dokumentacji przynosi także inne profity, choćby w postaci możliwości zastosowania lepszych zabezpieczeń przed zniszczeniem czy dostępem niepowołanych osób, co czasem ciężko utrzymać w odniesieniu do dokumentacji w wersji papierowej. Skutki nieprzestrzegania zasad przechowywania i ochrony danych osobowych (w tym także dokumentów pracowniczych) mogą zaś przejawiać się w bardzo dotkliwych karach finansowych.

Proces implementacji elektronicznej postaci dokumentów pracowniczych wymaga zaangażowania określonych zasobów – zarówno ludzkich, jak i finansowych. Może trwać kilka miesięcy. Jednak inwestycja w ten obszar z pewnością jest warta rozważenia, zwłaszcza, gdy zależy nam na owej „zwinności" umożliwiającej szybkie dostosowywanie się do dynamicznie zmieniającego się otoczenia.

 

Digitalizacja do wiadomości załogi

Informację o zmianie postaci prowadzenia dokumentacji na elektroniczną oraz o możliwości odbioru dokumentów papierowych można przekazać zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Należy jednak pamiętać o uzyskaniu potwierdzenia jej doręczenia. Jest to istotne ze względu na możliwość udokumentowania wypełnienia przez pracodawcę ustawowych obowiązków.

Jeżeli z jakichś powodów nie udało się doręczyć powiadomienia – co w szczególności może dotyczyć byłych pracowników – jego kopię włącza się odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika.

W przypadku śmierci obecnego lub byłego pracownika, prawo odbioru papierowej postaci dokumentacji pracowniczej mają następujący członkowie jego rodziny:

- dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione,

- przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,

- małżonek (wdowa, wdowiec),

- rodzice, w tym ojczym i macocha, oraz osoby przysposabiające.