Jak skutecznie wręczyć wypowiedzenie umowy o pracę

Umowa o pracę rozwiązuje się m.in. przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie za wypowiedzeniem). W taki sposób można zakończyć angaż zawarty na okres próbny, bezterminowy, a także umowę czasową przyjętą na okres dłuższy niż sześć miesięcy, w której strony dopuściły jej rozwiązanie przed wskazanym terminem.

Oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu powinno nastąpić na piśmie. Tak stanowi art. 30 § 3 kodeksu pracy, ale nie wyjaśnia, co znaczy „na piśmie”. Brakuje też uregulowań o sposobach doręczenia pisma, aby wypowiedzenie było skuteczne.

Jednak na mocy art. 300 kodeks pracy w sprawach nienormowanych odsyła do przepisów kodeksu cywilnego. A ten określa warunki formy pisemnej oraz zasady składania oświadczeń woli. Przy tych o wypowiedzeniu umowy o pracę szczególnie ważne jest ustalenie, kiedy zostało skutecznie złożone. Od tej daty bowiem zaczyna biec okres wypowiedzenia, a przy wadliwym wymówieniu – bieg terminów odwołania do sądu pracy.

Twarzą w twarz...

Dla oświadczenia o wypowiedzeniu kodeks pracy przewiduje formę pisemną. Zacznijmy od zwykłej formy pisma, czyli kartki papieru. Dokument tworzymy, formułując treść oświadczenia i składając na nim własnoręczny podpis. Robi to wypowiadający stosunek pracy, czyli albo pracodawca, albo pracownik. Każda ze stron może bowiem umowę wypowiedzieć.

Zgodnie z art. 78 k.c. do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarczy złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Nie ma więc znaczenia, czy będzie on napisany odręcznie, czy ma postać wydruku z komputera. Ważne jest, aby opatrzyć go własnoręcznym podpisem.

Pismo o wypowiedzeniu należy dostarczyć adresatowi. Jak to zrobić? Najlepiej i najwygodniej przekazać jej w miejscu pracy, do rąk własnych. Dla celów dowodowych lepiej, gdy będą świadkowie (upoważnieni) takiego spotkania.

Wypowiedzenie to jednostronne oświadczenie woli. Dlatego nie wymaga zgody drugiej strony, np. pracownika, któremu szef wręcza wymówienie. Ten może albo podpisać oświadczenie (składa podpis z datą otrzymania pisma), albo odmówić jego sygnowania. Bunt jednak nie wpływa na skuteczność wypowiedzenia. Jeżeli bowiem podwładny wziął pismo, umowa o pracę i tak rozwiąże się z upływem okresu wymówienia.

Zacznie ono bieg z chwilą, gdy pracownik dostał szansę zapoznania się z tą treścią. Tak wynika z art. 61 k.c. Jeśli pracownik nie parafował pisma, a mało tego – wyrzucił je lub zniszczył, szef powinien opisać zdarzenie w notatce, podając dokładną datę, imię nazwisko swoje oraz świadka/świadków, a także okoliczności braku podpisu pracownika. O skuteczności oświadczenia o wypowiedzeniu decyduje to, że podwładny mógł rzeczywiście odczytać pismo (miał taką sposobność, a nie to, czy faktycznie je przeczytał.

Trzeba odebrać i najlepiej przeczytać

Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę nie zostaje złożone w momencie samego nadania listu na poczcie, wrzucenia go do skrzynki pocztowej ani też przekazania go do rąk kuriera.

Staje się to dopiero po dojściu do drugiej strony w taki sposób, że miała realną możliwość zapoznać się z treścią tego oświadczenia.Jak stwierdził SN w wyroku z 6 października 1998 r. (I PKN 369/98), „możliwość zapoznania się pracownika z treścią oświadczenia woli (...) (art. 61 k.c. w związku z art. 300 k.p.) powinna mieć charakter konkretu w tym znaczeniu, że odnosi się do konkretnego oświadczenia przesłanego do określonego adresata.

W szczególności nie można wymagać, by pracownik, który powinien spodziewać się rozwiązania z nim stosunku pracy, oczekiwał w domu na pismo pracodawcy w tym przedmiocie (...). „Możliwość”, o której mowa w art. 61 k.c., nie powinna być utożsamiana z sytuacją, w której dochodzi do rzeczywistego zapoznania się adresata ze skierowanym do niego oświadczeniem woli.

Równocześnie nie może być ona pojmowana w sposób abstrakcyjny, oderwany od okoliczności, w której istnieje lub brak jest możliwości zapoznania się z treścią oświadczenia. Nie można zatem wymagać od pracownika przejawiania aktywności w poszukiwaniu możliwości zapoznania się z treścią oświadczenia woli pracodawcy, z którym winien się liczyć, bądź też które powinien przewidywać”.

Kolejny wyrok SN z 18 listopada 1999 r. (I PKN 375/99) potwierdza, że „podjęcie przez pracownika zawiadomienia o przesyłce pocztowej skierowanej na jego adres przez pracodawcę (awizo) nie jest równoznaczne z dojściem do niego zawartego w tej przesyłce oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy o pracę w taki sposób, iż mógł się zapoznać z jego treścią (art. 61 k.c. w zw. z art. 300 k.p.).

Realna możliwość zapoznania się z oświadczeniem woli nie może być pojmowana w sposób abstrakcyjny (a więc rozumiana nierealistycznie), powinna być analizowana w sposób konkretny z uwzględnieniem okoliczności danego przypadku”. Stąd wniosek, że jeżeli do złożenia oświadczenia woli jednej strony w ogóle nie dochodzi (strona nie mogła zapoznać się z jego treścią), nie może dojść do rozwiązania umowy o pracę.

... lub listownie

Czasem z różnych przyczyn, np. nieobecności pracownika w firmie, osobiste wręczenie mu wypowiedzenia będzie niemożliwe. Rozwiązanie polega na dostarczeniu mu pisma za pośrednictwem poczty lub firmy kurierskiej. Na poczcie przesyłka powinna być nadana jako polecona, a najlepiej za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Jeśli pracownik przyjął list, będzie potwierdzenie (tzw. zwrotka) i ta data jest dniem złożenia oświadczenia pracodawcy.

Zdarzyć się też może, że pracownik nie otrzyma listu, bo nie było go w domu. Jeśli jednak uda się do urzędu i odbierze awizowaną przesyłkę, dzień pobrania jej z okienka jest dniem złożenia wypowiedzenia. Może też być tak, że podwładny celowo odprawia listonosza czy kuriera, nie przyjmując korespondencji lub ignorując awizo. W pierwszym wypadku doręczyciel robi adnotację o odmowie podjęcia listu przez adresata. Wypowiedzenie zawarte w kopercie jest i tym razem skuteczne.

Jeśli chodzi o drugą sytuację, przyjmuje się, że pismo zostało doręczone w siódmym dniu od drugiego awizowania. Pracownik bowiem miał realną możliwość zaznajomienia się z treścią oświadczenia, ale tego nie zrobił (wyrok Sądu Najwyższego z 11 grudnia 1996 r., I PKN 36/96). Z wyroku SN z 5 października 2005 r. (I PK 37/05) wynika, że podwładny mógł zapoznać się ze skierowanym do niego przez pracodawcę pismem najpóźniej z upływem siódmego dnia od chwili powtórnego awizowania przesyłki zawierającej oświadczenie o rozwiązaniu stosunku pracy za wypowiedzeniem. Z reguły bowiem na poczcie przesyłka czeka jeszcze siedem dni na odbiorcę.

Jedynie wyjątkowe okoliczności mogą usprawiedliwiać przed sądem tego, kto nie odbierał poczty. Może to być np. klęska żywiołowa, która odcięła jego dom od świata.

Kto odbiera...

Niekiedy korespondencję odbierze inna osoba niż zatrudniony, przebywająca pod wskazanym adresem. Jeśli jest to domownik pracownika, uznaje się, że oświadczenie zostało doręczone i wywoła swój skutek. Wręczenie pisma dorosłemu domownikowi wywołuje bowiem domniemanie, że pismo zostało dostarczone adresatowi. Pracownik może jednak to domniemanie obalić, jeśli wykaże, że pismo nie zostało mu doręczone bądź zrobiono to z opóźnieniem, co z kolei miało wpływ na brak możliwości zapoznania się z jego treścią w konkretnej dacie.

Domownik to osoba spokrewniona lub spowinowacona z pracownikiem i mieszkająca z nim pod jednym dachem. Nie ma przy tym znaczenia, czy prowadzą wspólne gospodarstwo domowe. Domownika „dorosłego” należy tu postrzegać jako osobę, „która w swoim wieku osiągnęła odpowiedni rozwój fizyczny i psychiczny, a nade wszystko swoim zachowaniem na zewnątrz prezentuje dojrzałość właściwą osobie pełnoletniej”.

Tak uznał SN w wyroku z 28 lutego 2002 r. (III CKN 1316/00). Z tego wynika, że nie tylko osoba pełnoletnia będąca domownikiem może odebrać list. Jeżeli pocztę przyjmie np. 15-letnia córka pracownika, wolno przyjąć, że daje to realną szansę dojścia oświadczenia pracodawcy do rąk adresata.

Natomiast domownikami pracownika nie są osoby mu obce, choćby razem mieszkali (np. lokatorzy), chyba że prowadzą wspólnie gospodarstwo i są traktowani przez pracownika, jego rodzinę jak członkowie domostwa.

Gdy takich relacji nie ma, osoby takie należy traktować jako sąsiadów adresata i o doręczeniu im przeznaczonej dla niego przesyłki poinformować zainteresowanego, umieszczając odpowiednie zawiadomienie na drzwiach jego mieszkania lub izby w jego mieszkaniu (wyrok SN z 13 listopada 1996 r., III RN 27/96). Zatem sporadyczne przebywanie kogoś w lokalu, np. z wizytą, nie pozwala uznać, że osoba ta jest domownikiem, nawet jeśli należy do rodziny.

... i pod jakim adresem

Wysyłając oświadczenie o wymówieniu, szef powinien wpisać właściwy adres odbiorcy. Niekoniecznie chodzi tu przy tym o stały adres zamieszkania czy meldunku, ale aktualny, pod którym pracownik przebywa. Jeżeli szef zna adres czasowego pobytu podwładnego, np. w innej miejscowości, a pocztę wysyła pod adres jego stałego miejsca, podany np. w aktach osobowych, to takie pismo nie będzie doręczone właściwie.

Nie sprosta bowiem wymogom, jakie stawia kodeks cywilny. Pracownikowi nie będzie więc dane zapoznać się z jego treścią, choćby chciał. Takie wypowiedzenie nie jest skuteczne (wyrok SN z 19 października 1976 r., I PR 125/76). Co innego, gdy pracodawca nie miał świeżych informacji o adresie pracownika (ten go nie powiadomił). Wówczas nawet wtedy, gdy szef wyśle list na znany mu adres, choćby nieaktualny, pismo będzie uznane za doręczone prawidłowo.

Przykład

Adres zamieszkania pracownika, jakim dysponuje pracodawca, znajduje się we Włocławku. Tam też wysłał listem poleconym oświadczenie o wypowiedzeniu stosunku pracy. Jak twierdzą jednak koledzy z firmy, pracownik przeprowadził się do swojej konkubiny i obecnie mieszka w Inowrocławiu. Pracodawca nie wiedział o tym, przygotowując pismo do wysyłki. Jego oświadczenie jest skuteczne i doprowadzi do rozwiązania umowy o pracę.

Za pomocą SMS

Zapewne niejeden zdziwił się, dostając od pracodawcy wiadomość SMS, MMS czy e-maila na swoją skrzynkę pocztową, że został zwolniony. Szefowie różnymi drogami informują pracowników o wypowiedzeniu, rezygnując z bezpośrednich metod. Wykorzystują do tego komputer, telefon czy faks. Z nich może popłynąć do pracownika np. wiadomość e-mail, faks czy informacja na komunikatorze, a nawet na portalu społecznościowym.

Czy taka forma wypowiedzenia jest skuteczna? Okazuje się, że zarówno wypowiedzenie złożone ustnie, jak i w podanych formach innych niż na papierze (elektronicznych) wywoła zamierzone przez szefa konsekwencje. Doprowadzi zatem do rozwiązania stosunku pracy (np. uchwała SN z 2 października 2002 r., III PZP 17/02). Nie znaczy to jednak, że takie wypowiedzenie jest zgodne z kodeksem pracy.

Wracając do kodeksu cywilnego, przewiduje on złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej, ale jeżeli jest opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Takie oświadczenie woli jest równoważne z oświadczeniem złożonym w formie pisemnej. Oznacza to, że tylko wiadomość z podpisem elektronicznym ma formę pisemną i nie jest wadliwa.

Oświadczenie wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią. Wysyłając zatem np. e-maila, trzeba znać aktualny i prawidłowy adres poczty pracownika. Nie zawsze użytkownik skrzynki elektronicznej ma włączoną opcję potwierdzenia odebrania wiadomości. Dlatego nadawca powinien zachować wysłaną wiadomość na swoim komputerze.