Kara porządkowa nie za każde naruszenie

W przepisach prawa pracy próżno szukać procedury dyscyplinarnej, która określałaby zasady postępowania odnośnie do wszystkich rodzajów niepożądanych zachowań pracowników. Nie można natomiast uznać, że przy każdym takim zachowaniu należy sięgnąć do  art. 108 kodeksu pracy.

Przepis ten mówi o  karze upomnienia i nagany, ale sankcje te można zastosować wyłącznie w wyraźnie określonych sytuacjach. Chodzi mianowicie o nieprzestrzeganie przez pracownika:

- ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy,

- przepisów pożarowych,

- przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Z literalnego brzmienia tego przepisu wynika, że kary te nie są właściwe w przypadku naruszenia innych obowiązków pracownika, w szczególności pozostałych zdefiniowanych w art. 100   kodeksu pracy (m.in. sumiennego wykonywania pracy), czy nieosiągania przez zatrudnionego założonych celów (por. wyrok SN z 27 lipca 1990,  I PRN 26/90).

Względnie szeroka lista naruszeń, za które można ukarać karą porządkową, obejmuje „nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej »organizacji i porządku w procesie pracy«, które obejmują w szczególności regulamin pracy i ustalony w zakładzie porządek pracy” (art. 100 § 2 pkt 2 k.p.).

W zależności więc od treści regulaminu pracy i innych wewnętrznych przepisów firmy dotyczących porządku i organizacji pracy, w tym wykonywania poleceń przełożonych, różne są możliwości karania pracownika.

Spisz reguły

Pracodawca, który nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, może natomiast regulować kwestie porządku w procesie pracy w inny sposób. Brak takich regulacji na piśmie może utrudnić dowodowo wykazanie obowiązków pracownika co do określonego zachowania w ramach organizacji i porządku w procesie pracy.

Nie wydaje się jednak, aby w  zakres organizacji i porządku w procesie pracy wchodziły inne obowiązki pracownika z  art. 100 k.p. Chodzi m.in. o przestrzeganie tajemnicy i zasad współżycia społecznego, dbanie o dobro zakładu pracy i  ochronę jego mienia czy zachowanie w tajemnicy informacji, które mogłyby narazić pracodawcę na szkodę (chyba że można wykazać ich wpływ na  funkcjonowanie procesu pracy).

Brak zdolności czy lenistwo

Zatem kara nagany czy upomnienia nie wchodzi w grę w razie niewłaściwego merytorycznie wykonywania zadań przez pracownika czy niespełniania oczekiwań pracodawcy co do jego osoby.

Jeżeli już zachodzą okoliczności, w których można zastosować karę porządkową, pracodawca nie może używać kar ani wewnętrznych procedur, których nie przewidują przepisy prawa, np. pism ostrzegawczych, uwag, pism dyscyplinujących.

W orzeczeniu z 23 listopada 2011 (I PK 105/10) Sąd Najwyższy wskazał na różnice między upomnieniem a tego rodzaju pismami, wyjaśniając, że w  przeciwieństwie do upomnienia czy nagany pracownik nie może się od nich odwołać i zakwestionować ujętych w nim zarzutów. A to może prowadzić do obchodzenia przepisów o  nakładaniu kar porządkowych.

Obowiązują terminy

Pracodawca nie może nałożyć kary porządkowej po upływie dwóch tygodni od uzyskania informacji o podstawie do ukarania ani po upływie trzech miesięcy od dopuszczenia się naruszenia przez pracownika. Zanim jednak podejmie decyzję, musi wysłuchać pracownika i zachować pozostałe wymogi formalne określone w art. 109 – 111 k.p.

Od nałożonej kary pracownik może się odwołać najpierw do pracodawcy, a następnie do sądu pracy. Jeśli nic nie wskóra, kara zaciera się dopiero po roku nienagannego wykonywania pracy. Wówczas pracodawca musi ją też usunąć z akt osobowych zatrudnionego.

Z  tego obowiązku Sąd Najwyższy wywiódł również, że inne dokumenty dyscyplinujące pracownika niż przewidziane w przepisach o karach porządkowych nie powinny znajdować się w aktach pracowniczych, bo nie przewiduje ich rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w  sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.). Nie ma też procedury, która nakazywałaby je stamtąd usunąć.

Co jednak istotne, rozporządzenie to nie zawiera wyczerpującej listy dokumentów, jakie mają znajdować się w części B akt pracowniczych. Wskazuje jedynie, że są to dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym wymienione w § 6 pkt 2.

Nie wydaje się jednak, że można tam umieszczać dokumenty, których wprost nie przewidują przepisy prawa, w szczególności sporządzone we własnym zakresie przez pracodawcę na okoliczność naruszeń obowiązków pracownika.

—Monika Krzyszkowska-Dąbrowska starszy prawnik w zespole prawa pracy w kancelarii PwC Legal