Sprawdzanie rzetelności partnerów

Aby uzyskać istotne informacje  o swoich kontrahentach, wystarczy wykonać kilka prostych, niewymagających dużej ilości czasu oraz znacznych nakładów finansowych czynności.

Zacznij od rejestru...

Najprostszą metodą jest sprawdzenie kontrahenta w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) lub ewidencji działalności gospodarczej.

KRS jest rejestrem między innymi spółek osobowych (znajdziemy w nim informacje o spółkach działających w formie spółki jawnej, komandytowej, komandytowo-akcyjnej, partnerskiej) oraz kapitałowych (spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjnej).

Co w poszczególnych działach

Dostęp do informacji  zawartych w Krajowym Rejestrze Sądowym może uzyskać każdy zainteresowany. Nie musi przy tym wykazywać interesu prawnego czy  spełniać dodatkowych wymogów. KRS podzielony jest na działy.

W dziale 1 rejestru znajdziemy informacje o formie prawnej danej firmy, adresie jej siedziby (jest to pomocne w przypadku kierowania do niej korespondencji), posiadanych oddziałach oraz szczególne informacje dotyczące przekształcenia, podziału lub połączenia z innymi podmiotami, a także  NIP.

W dziale 2 KRS znajdują się informacje o organie uprawnionym do reprezentacji danego przedsiębiorcy i osobach wchodzących w jego skład (w ten sposób można sprawdzić, czy osoba podpisująca umowę ma prawo do reprezentowania naszego kontrahenta). Ponadto w dziale 2 odszukamy istotne dane na temat prokury (prokura jest szczególnym rodzajem pełnomocnictwa i obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa).

W dziale 3 KRS zawarto informacje związane z przedmiotem działalności usystematyzowanym według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) i wzmiankę o składanych w KRS dokumentach, w tym rocznych sprawozdaniach finansowych.

W dziale 4 znajdują się z kolei informacje dotyczące zaległości podatkowych, celnych czy też z tytułu nieopłaconych w terminie składek na ubezpieczenie społeczne.

Dział 5 zawiera informacje dotyczące powołania kuratora, co może być wskazówką o istnieniu problemów organizacyjnych i majątkowych badanej firmy.

W dziale 6 umieszcza się wzmianki o otwarciu i zakończeniu likwidacji, ustanowieniu zarządu komisarycznego, informacje o osobie likwidatora wraz ze sposobem reprezentacji, o rozwiązaniu lub unieważnieniu spółki, o zawieszeniu lub wznowieniu wykonywania działalności oraz o wszczęciu postępowania naprawczego lub układowego.

Analiza KRS pozwoli na sprawdzenie, czy stan finansowy kontrahenta nie budzi wątpliwości co do należytego regulowania należności publicznoprawnych (np. z tytułu podatków, składek na ubezpieczenie społeczne czy też ceł).

Ponadto możemy  łatwo ustalić, czy osoba lub osoby, które podają się za członków zarządu albo prokurentów, w rzeczywistości mają prawo do reprezentowania danego przedsiębiorcy. KRS pozwala zorientować się, czy wobec naszego kontrahenta nie wszczęto postępowania upadłościowego lub naprawczego, a także czy nie rozpoczęto jego likwidacji. Wreszcie informacja o składanych w KRS dokumentach umożliwi stwierdzenie, czy rzetelnie podchodzi on do swoich obowiązków w zakresie sprawozdawczości gospodarczej.

Dostęp do akt rejestrowych możliwy jest w wydziale gospodarczym sądu rejonowego (sądu gospodarczego) właściwego ze względu na siedzibę spółki. Akta rejestrowe zawierają między innymi sprawozdania finansowe i dokumenty składane do sądu. Są one udostępniane pod nadzorem uprawnionego pracownika, przy czym w niektórych wypadkach zachodzi konieczność wcześniejszego umówienia się na ich przeglądanie.

Dostęp do KRS możliwy jest poprzez stronę internetową Ministerstwa Sprawiedliwości (www.ms.gov.pl). Na rynku dostępne są także wyszukiwarki komercyjne; jednakże w ich wypadku nie ma pewności, że podawane informacje są aktualne.

...albo ewidencji

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą wpisywane są do ewidencji działalności gospodarczej. Podobnie jak w przypadku KRS ewidencja jest jawna i dostęp do niej uzyskać może każdy zainteresowany bez konieczności wykazywania interesu prawnego. Ewidencję prowadzi gmina lub miasto na prawach powiatu.

Wpisu dokonuje wójt, burmistrz lub prezydent. W ewidencji znajdziemy podstawowe informacje o przedsiębiorcy, np. jego oznaczenie (imię, nazwisko oraz firmę, czyli nazwę handlową, pod jaką prowadzi działalność), adres miejsca prowadzenia działalności, określenie przedmiotu wykonywanej działalności zgodnie z PKD, wskazanie daty jej rozpoczęcia.

Analizując ewidencję, zyskamy dostęp do informacji o posiadanych przez przedsiębiorcę koncesjach i zezwoleniach. Warto wskazać, że 1 lipca 2011  planowane jest rozpoczęcie działania Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Udostępnianie informacji będzie się odbywać za pośrednictwem elektronicznej platformy usług administracji publicznej.

Z biura informacji gospodarczej

Kolejnym sposobem na zweryfikowanie rzetelności przedsiębiorcy jest sprawdzenie go w jednym z biur informacji gospodarczej. Biura takie zbierają dane m.in. o zadłużonych firmach. Zgodnie z przepisami  wierzyciel, który zawarł umowę z BIG, może doprowadzić do wpisania swojego dłużnika na listę dłużników prowadzoną przez to biuro, w wypadku gdy:

- zobowiązanie powstało w związku z określonym stosunkiem prawnym, w szczególności z tytułu umowy związanej z wykonywaniem działalności gospodarczej,

- łączna kwota zobowiązań dłużnika niebędącego konsumentem wynosi co najmniej 500 zł,

- zobowiązanie jest wymagalne od co najmniej 60 dni,

- upłynął co najmniej miesiąc od wysłania przez wierzyciela listem poleconym albo doręczenia dłużnikowi niebędącemu konsumentem do rąk własnych wezwania do zapłaty, zawierającego ostrzeżenie o zamiarze przekazania danych do biura, z podaniem firmy i adresu siedziby tego biura.

Minusem tej metody badania rzetelności  jest konieczność poniesienia opłaty za uzyskanie informacji. Ponadto żaden wierzyciel nie ma obowiązku przekazywać informacji o swoich wierzytelnościach do BIG, a więc brak wpisu nie jest równoznaczny z potwierdzeniem rzetelności.

Biura  proponują również bardziej kompleksowe usługi. W raporcie o  konkretnym przedsiębiorcy można uzyskać  informację o wartości oraz liczbie jego zobowiązań. Warto podkreślić, że niektóre BIG  mają także dostęp do bazy Biura Informacji Kredytowej (BIK). Jest to rozwiązanie korzystne dla podmiotów niebędących bankami, gdyż do baz dłużników BIK bezpośredni dostęp mają właśnie banki i spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe (SKOK). Przedsiębiorcy mogą  liczyć na zniżki w przypadku szerszej współpracy z konkretnym BIG.

W celu sprawdzenia kontrahenta niezbędna jest znajomość jego NIP. W razie nieznajomości numeru możemy poszukać go w KRS według nazwy lub siedziby (np. na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości).

Organizacje branżowe

W niektórych przypadkach możemy o interesującego nas przedsiębiorcę zapytać organizację skupiającą firmy z danej branży.

Członkostwo w stowarzyszeniu, izbie lub innym związku przedsiębiorców niejednokrotnie połączone jest z obowiązkiem przyjęcia dokumentu regulującego postępowanie przedsiębiorcy, np. kodeksu dobrych praktyk czy etyki. Może on zobowiązywać członka do przestrzegania określonych procedur w razie reklamacji lub  sporu na tle wykonania umowy.

Niektóre z organizacji mogą  mieć uprawnienie do wskazania, czy dana firma cieszy się dobrą renomą, czy są  na nią skargi, czy zgłaszano nieprawidłowości lub zastrzeżenia do jej działalności. Praktyka postępowania organizacji i zakres udostępnionych informacji są bardzo zróżnicowane. Niekiedy już samo członkostwo w izbie czy stowarzyszeniu skupiającym większą liczbę podmiotów może uwiarygodnić daną firmę wobec potencjalnych kontrahentów.

Zaświadczenie z urzędu

Zgodnie z przepisami ordynacji podatkowej za zgodą zainteresowanego możemy wystąpić do urzędu skarbowego z prośbą o udzielenie informacji o ewentualnych zaległościach podatkowych. Informacje te będą dotyczyć nie tylko najpopularniejszego podatku dochodowego, ale również podatku od towarów i usług (VAT). Z podobnym wnioskiem, dotyczącym zaległości w płatności składek na ubezpieczenie społeczne, można wystąpić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Uzyskanie stosownych zaświadczeń pozwoli na sprawdzenie, czy sytuacja finansowa firmy pozwala na terminowe regulowanie należności publicznoprawnych. Istnienie zaległości podatkowych jest szczególnie istotne dla nabywców zorganizowanej części przedsiębiorstwa lub składników majątku. Wynika to z tego, że nabywca takich składników odpowiada solidarnie ze zbywcą w zakresie zobowiązań podatkowych.

W obrocie coraz częściej spotykana jest sytuacja, kiedy to kontrahent przedstawia stosowne zaświadczenia. Rozwiązanie to ma  wadę, bo wymaga współdziałania czy wręcz inicjatywy kontrahenta, który nie zawsze musi być zainteresowany ujawnianiem swoich zobowiązań publicznoprawnych.