Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej - kiedy nie trzeba wydawać

- Pracownikowi, któremu kończy się umowa, musimy wydać świadectwo pracy. Osoba ta pracuje u nas od roku. Czy mamy obowiązek sporządzić dla niej dodatkowo informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej? – pyta czytelniczka.

Nie.

Taki obowiązek dotyczy tylko sytuacji, gdy świadectwo pracy trzeba wydać osobie zatrudnionej po 31 grudnia 2018 r. W razie zakończenia zatrudnienia, które rozpoczęło się wcześniej, wystarczy przekazać samo świadectwo pracy.

Czytaj także: Akta pracownicze - zmiany od 2019 roku

Obowiązujący od 1 stycznia 2019 r. art. 946 kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę, aby wraz ze świadectwem pracy przekazywał pracownikowi informację o:

- okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,

- możliwości odbioru przez pracownika jego dokumentacji do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania,

- zniszczeniu tej dokumentacji, jeśli pracownik nie odbierze jej w przewidzianym terminie.

Taka informacja może mieć postać zarówno papierową, jak i elektroniczną (np. mail).

Według art. 7 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (DzU poz. 357), do stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 219 r. stosuje się nowe regulacje k.p. – art. 94 pkt 9a i 9b (z pewnymi zastrzeżeniami) oraz art. 948 – 9412. Nie wskazuje się tu jednak art. 946 k.p. Oznacza to, że obowiązek wydania opisanej informacji dotyczy tylko kończących się stosunków pracy, które zostały nawiązane nie wcześniej niż od dnia wejścia w życie zmienionych przepisów (1 stycznia 2019 r.).

Wypełnianie tego obowiązku wobec osób, których dokumentację trzeba przechowywać przez 50 lat (taki okres obowiązuje przy zakończonych obecnie stosunkach pracy rozpoczętych do końca 2018 r.) byłoby też sprzeczne z celem jego ustanowienia. ?