Zatrudnienie pracownika może nieść ze sobą określone obowiązki nie tylko wobec nowo przyjętego, np. konieczność przeprowadzenia szkoleń z zakresu bhp czy rejestracji w ZUS.
Ale może też spowodować przekroczenie odkreślonego stanu liczebnego załogi, z czym wiążą się dodatkowe powinności dla firmy, które mają na celu przede wszystkim ochronę i zabezpieczenie zbiorowych interesów pracowniczych.
Najwięcej nowych obowiązków powstaje po zatrudnieniu co najmniej 20 pracowników
.
Regulamin pracy i wynagradzania
Jeżeli u pracodawcy nie obowiązuje układ zbiorowy pracy, to zatrudnienie dwudziestego pracownika spowoduje konieczność wprowadzenia przez pracodawcę regulaminów pracy i wynagradzania. W tym pierwszym powinny się znaleźć ustalenia dotyczące organizacji i porządku w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników.
Otwarta lista postanowień
Zgodnie z art.104
1
regulamin pracy powinien ustalać w szczególności:
- organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,
- systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,
- porę nocną,
- termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,
- wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,
- rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,
- wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,
- obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,
- przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Gdy u danego pracodawcy nie działa związek zawodowy, może on ustalić regulamin pracy samodzielnie. Po jego wprowadzeniu musi zadbać, aby każdy nowo zatrudniony zapoznał się z treścią tego dokumentu przed rozpoczęciem wykonywania zadań służbowych.
Korzyść jest taka, że obowiązek informacyjny, polegający na przekazaniu nowemu pracownikowi wiadomości dotyczących wybranych warunków zatrudnienia w terminie siedmiu dni od dnia zawarcia umowy o pracę, ulega ograniczeniu, ponieważ część danych znajdzie się już w regulaminie pracy.
I tak informacja przedkładana pracownikowi nie będzie już zawierać danych na temat pory nocnej, miejsca, terminu i czasu wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętego sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Po osiągnięciu stanu zatrudnienia wynoszącego 20 osób, pracodawca nieobjęty układem zbiorowym pracy powinien określić ogólne warunki płacowe w osobnym regulaminie wynagradzania. Wolno mu także tu zamieścić zasady przyznawania świadczeń dodatkowych związanych z pracą, np. premii.
Wprowadzając regulamin wynagradzania, szef powinien pamiętać, że te zapisy, które będą korzystniejsze od postanowień umów o pracę, z dniem wejścia w życie regulaminu automatycznie zastąpią odpowiednie postanowienia umów o pracę.
W takim wypadku nie ma nawet potrzeby sporządzania aneksów do angaży. Jednak, jeżeli postanowienia regulaminu wynagradzania będą mniej korzystne dla pracowników, ich wprowadzenie będzie wymagało złożenia wypowiedzeń zmieniających.
Zanim więc pracodawca przystąpi do ustalenia regulaminu wynagradzania, powinien starannie prześledzić warunki płacy uzgodnione z pracownikami w ich umowach o pracę. W przeciwnym razie łatwo przeoczy konieczność złożenia danemu zatrudnionemu wypowiedzenia zmieniającego.
Po dwóch tygodniach
Oba regulaminy (pracy i wynagradzania) wchodzą w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania ich do wiadomości pracowników. Przepisy wskazują, że ma to następować „w sposób przyjęty u danego pracodawcy”.
W przypadku firm, które wprowadzają pierwszy raz tego typu akty, praktyka w tym zakresie dopiero będzie się tworzyć. Najlepiej więc przyjąć taki sposób, jaki będzie najdogodniejszy dla danego pracodawcy i jednocześnie gwarantujący, że wszyscy pracownicy w danym zakładzie pracy będą mieli możliwość zapoznania się z nowymi regulaminami.
W zakładach pracy, które są skomputeryzowane, można np. przesłać kopię regulaminów na adresy służbowej skrzynki pocztowej każdego pracownika. Natomiast u pracodawców prowadzących działalność o profilu produkcyjnym tradycyjnie wywiesza się dokumenty na tablicy ogłoszeń lub informuje o możliwości zapoznania się z ich treścią w dziale kadr.
Fundusz socjalny
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (zfśs) powinni utworzyć pracodawcy, którzy według stanu na 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.
W tym wypadku obowiązują szczególne zasady liczenia podwładnych. Pod uwagę brana jest suma etatów, a nie nominalna liczba osób wykonujących pracę na rzecz danego pracodawcy.
Przykład
1 stycznia 2011 w Viva sp. z o.o. zatrudnionych było 21 osób, w tym trzy na pół etatu.
Stan zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty wyniósł zatem 19,5.
A więc spółka nie musi tworzyć zfśs w roku 2011.
Obowiązek utworzenia zfśs nie jest bezwzględny. Pracodawca może się od niego uchylić, wprowadzając odpowiednie postanowienia o rezygnacji z tworzenia funduszu w układzie zbiorowym pracy, a jeżeli nie jest nim objęty, to w regulaminie wynagradzania.
Decyzja w tym zakresie wymaga jednak uzgodnienia ze związkiem zawodowym lub w razie jego braku z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.
Środki zgromadzone w zfśs pracodawca przeznacza na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz pracowników (oraz innych osób uprawnionych do korzystania z funduszu), na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych i na tworzenie zakładowych żłobków, przedszkoli lub innych form wychowania przedszkolnego.
Każdej formy pomocy z zfśs udziela według kryterium socjalnego, co oznacza, że świadczenia mogą być przyznawane w różnym wymiarze, nie zawsze po równo.
Zwolnienia grupowe indywidualne
Gdy firma osiąga zatrudnienie na poziomie 20 pracowników, zaczyna podlegać pod ustawę z 13 marca 2003 o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (DzU nr 90, poz. 844 ze zm., dalej ustawa o zwolnieniach grupowych).
Musi ją stosować przy rozwiązywaniu stosunku pracy z przyczyn niezależnych od pracownika, czyli zwykle w takich okolicznościach jak reorganizacja lub redukcja zatrudnienia.
W razie planowanego rozwiązania przez pracodawcę stosunków pracy w okresie nieprzekraczającym 30 dni w liczbie przekraczającej określone w ustawie progi, np. 10 pracowników, gdy stan zatrudnienia wynosi mniej niż 100 pracowników, pracodawca ma obowiązek przeprowadzenia procedury zwolnień grupowych.
Procedura ta obejmuje między innymi wystosowanie informacji do pracowników (lub związków zawodowych, jeżeli działają w zakładzie pracy) oraz właściwego urzędu pracy o zamiarze przeprowadzenia zwolnień, konsultację spraw pracowniczych związanych z tym zwolnieniem, wprowadzenie regulaminu zwolnień grupowych (ewentualnie zawarcie porozumienia o zwolnieniach grupowych ze związkami zawodowymi).
Konieczność wdrożenia procedury zwolnień grupowych opóźnia odejście pracowników. Z jednej strony powoduje, że firma musi wypłacić im odprawy.
Z drugiej – uchyla lub osłabia szczególną ochronę przed rozwiązaniem stosunku pracy wobec wybranych grup pracowników, co daje możliwość rozstania się z nimi lub chociaż zmiany ich warunków zatrudnienia.
Specjalne zasady mają także zastosowanie, gdy z przyczyn niezależnych od zatrudnionych firma z co najmniej 20-osobową załogą ma zamiar rozwiązać umowy o pracę mniejszej liczbie niż skutkująca zwolnieniem grupowym.
W takim wypadku używa się określenia „zwolnienie indywidualne”, które jest przeciwieństwem zwolnień grupowych, ale jest również przeprowadzane zgodnie z wybranymi przepisami ustawy o zwolnieniach grupowych.
W razie zwolnienia indywidualnego nie przeprowadza się procedury charakterystycznej dla zwolnień grupowych, przy czym pracownik, którego umowa o pracę zostaje rozwiązana, uzyskuje prawo do otrzymania odprawy.
Tu także ustawa o zwolnieniach grupowych znacznie modyfikuje zasady dotyczące szczególnej ochrony przed rozwiązaniem stosunku pracy przysługującej wybranym grupom pracowników.
Wypłata zasiłków
Pracodawca, który zgłasza do ubezpieczenia chorobowego ponad 20 ubezpieczonych (czyli np. 21 pracowników), ma obowiązek ustalania prawa i wysokości zasiłków określonych w powyższej ustawie oraz samodzielnego ich wypłacania.
Tak wynika z art. 61 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm.).
Obowiązek ten dotyczy zasiłku: chorobowego, wyrównawczego, macierzyńskiego i opiekuńczego.
Liczbę ubezpieczonych, o której mowa we wskazanym przepisie, ustala się według stanu na 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego, chyba że w tym dniu pracodawca nie zgłaszał jeszcze nikogo do ubezpieczenia chorobowego.
W takich wypadkach określa się ją według stanu na pierwszy miesiąc, w którym pracodawca dokonuje zgłoszenia.
Kwota wypłaconego zasiłku jest następnie rozliczana między pracodawcą a ZUS. W rezultacie koszty z tym związane nie obciążają konta firmy.
Zasady bhp
Obowiązki z zakresu bhp, które wiążą się z przekroczeniem stanu zatrudnienia wynoszącego 20 osób, zostały określone w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (DzU z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.).
Jest to m.in. konieczność zapewnienia pracownikom jadalni, czyli pomieszczenia odpowiedniego do spożywania posiłków, przez pracodawcę zatrudniającego ponad 20 pracowników na jednej zmianie.
Z kolei w zakładach pracy, w których odbywa się praca przy użyciu materiałów zakaźnych lub toksycznych, pracodawca powinien zamontować jedną umywalkę z doprowadzoną do niej ciepłą wodą na każdych 20 pracowników jednocześnie zatrudnionych.
Umywalka musi się znajdować przy wyjściu z pomieszczenia, w którym używa się wyżej wymienionych niebezpiecznych materiałów.
Autorka jest aplikantką radcowską w kancelarii prawnej Baker & McKenzie
Zobacz serwisy:
