Kiedy wykonawca może domagać się zwrotu kosztów

Przetarg jest rozpisywany po to, by zawrzeć umowę o zamówienie publiczne. Wykonawcy licząc na kontrakt, godzą się na ponoszenie kosztów związanych z przygotowaniem oferty.

Jeśli jednak postępowanie zostaje unieważnione z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, to przedsiębiorcom należy się zwrot znacznej części poniesionych nakładów. Przewiduje to wprost art. 93 ust. 4 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=DFA8915AED6E391DDC288FD29B1EA4A4?id=358718]prawa zamówień publicznych[/link] (dalej pzp).

Zgodnie ze wskazanym przepisem wykonawcy przysługuje zwrot kosztów, jeśli:

- postępowanie zostało unieważnione z przyczyn leżących po stronie zamawiającego,

- oferta wykonawcy nie podlegała odrzuceniu,

- koszty były uzasadnione.

Wszystkie te przesłanki muszą być spełnione łącznie.

Z sygnałów, jakie otrzymujemy od naszych czytelników, wynika, że zamawiający rzadko kiedy uwzględniają ich wnioski o zwrot kosztów. Jeśli spełnione są warunki wymienione wyżej, to działają bezprawnie. Przepis jest bowiem jednoznaczny – zwrot uzasadnionych kosztów jest obligatoryjny.

Wątpliwości mogą budzić dwie kwestie: kiedy unieważnienie nastąpiło z przyczyn leżących po stronie zamawiającego i jakie wydatki można uznać za uzasadnione. Przed analizą tych przesłanek warto podkreślić, że nie chodzi o unieważnienie z winy zamawiającego. Przepis mówi bowiem o przyczynach leżących po jego stronie, a niekoniecznie wynikających z jego winy.

[srodtytul]Gdy zabraknie pieniędzy...[/srodtytul]

Przesłanki unieważnienia przetargu są wymienione w art. 93 ust. 1 pzp (patrz ramka). Przy tych wskazanych w pkt 1 – 3 i 5 trudno będzie mówić o przyczynach leżących po stronie zamawiającego. Przecież nie ma on wpływu na to, że np. w trybie zapytania o cenę nie złożono co najmniej dwóch ważnych ofert.

Pkt 4 wskazanego przepisu mówi natomiast o unieważnieniu, w sytuacji gdy najniższa z cen (bądź najkorzystniejsza oferta) przewyższa kwotę, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Tu najczęściej będzie można mówić o przyczynie leżącej po stronie zamawiającego. To on bowiem powinien rzetelnie oszacować wartość zamówienia i zabezpieczyć na jego realizację odpowiednie środki.

[ramka][b]Przykład[/b]

Mimo wiedzy, że w ostatnim okresie nastąpiło zwiększenie cen w budownictwie, zamawiający oszacował wartość zamówienia na podstawie wydatków z poprzedniej inwestycji.

Okazało się, że każda z zaproponowanych cen przewyższa jego możliwości finansowe i musi on unieważnić postępowanie. Wykonawcy mają prawo domagać się zwrotu kosztów. [/ramka]

W nielicznych sytuacjach, gdy nastąpi nadzwyczajna zmiana okoliczności, nawet przy tej przesłance zamawiający będzie się mógł bronić argumentacją, że brak wystarczającej kwoty w jego kasie nie wynika z przyczyn leżących po jego stronie.

[ramka][b]Przykład[/b]

Zamawiający oszacował wartość zamówienia w sposób rzetelny. Nie miał jednak podstaw, by przypuszczać, że zmieni się znacząco płaca minimalna (tak jak to się stało w poprzednim roku). Wiadomość o wzroście płacy minimalnej została upubliczniona już po opublikowaniu ogłoszenia.

Spowodowało to wzrost cen ofertowych, co z kolei doprowadziło do unieważnienia przetargu z powodu braku wystarczających środków. Zamawiający może się bronić przed żądaniem zwrotu kosztów. Może bowiem dowodzić, że unieważnienie nie wynikało z przyczyn leżących po jego stronie.[/ramka]

Sytuacje takie jak w przedstawionym wyżej przykładzie należą jednak do rzadkości. W zdecydowanej większości przypadków, gdy unieważnienie przetargu następuje z powodu braku środków, można mówić o przyczynie leżącej po stronie zamawiającego, a więc również o konieczności zwrotu kosztów.

[srodtytul]...lub nie można zawrzeć umowy[/srodtytul]

O przyczynie leżącej po stronie zamawiającego zazwyczaj można też mówić, gdy postępowanie jest unieważniane na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 7 pzp, czyli z powodu wady, która uniemożliwia zawarcie ważnej umowy.

[ramka][b]Przykład[/b]

Zamawiający popełnił błąd w specyfikacji, który zauważył dopiero po otwarciu ofert. Ponieważ pomyłka ta wpłynęłaby na ocenę ofert, unieważnia przetarg. Nie ma żadnych wątpliwości, że musi w takiej sytuacji zwrócić koszty poniesione przez przedsiębiorców.[/ramka]

Tylko w wyjątkowo kuriozalnych okolicznościach można sobie wyobrazić sytuację, gdy zamawiający unieważnia postępowanie na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 7 pzp, a jednak nie wynika to z przyczyn leżących po jego stronie.

[ramka][b]Przykład[/b]

Podczas otwarcia ofert niezrównoważony psychicznie przedsiębiorca wbiega na salę, wyrywa koperty z ofertami i ucieka z nimi. Przetarg musi zostać wówczas unieważniony, ale trudno mówić, że nastąpiło to z przyczyn leżących po stronie zamawiającego.[/ramka]

[srodtytul]W zależności od sytuacji[/srodtytul]

Gdy przetarg zostaje unieważniony na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 6, zazwyczaj trudno będzie wykonawcom uzasadnić konieczność zwrotu kosztów. Przepis ten mówi bowiem o istotnej zmianie okoliczności powodującej, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć. Skoro nie można było przewidzieć, to trudno uznać, że unieważnienie nastąpiło z przyczyn leżących po stronie zamawiającego.

[srodtytul]Co można policzyć [/srodtytul]

Przepis mówi, że przedsiębiorca może domagać się zwrotu „uzasadnionych kosztów uczestnictwa w postępowaniu, w szczególności kosztów przygotowania oferty”.

Firma ma więc prawo zażądać wszystkich wydatków związanych ze startem w przetargu, jeżeli były one uzasadnione.