Dotyczy to danych osobowych o sytuacji socjalnej i materialnej pracownika, a więc także danych o jego dochodach. Odpowiednie zapisy w tym względzie powinny się znajdować w regulaminie funduszu.

Zgodnie z art. 8 ust. 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3E3286104A09691EDA3C3EEA77532444?id=74017]ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych[/link] zakres uprawnień do otrzymania świadczeń i ulg z funduszu powinien być uzależniony od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika.

Ustawodawca wyraźnie postanowił, że świadczenia z zfśś nie powinny być wypłacane każdemu po równo ani według kryteriów związanych ze świadczoną pracą (jak np. staż pracy czy kwalifikacje), ale właśnie w zależności od spełniania przesłanek wskazujących na trudną sytuację bytową pracownika.

[srodtytul]Skoro musi…[/srodtytul]

Odpowiedzialność za dysponowanie środkami zfśś zgodnie z powyższymi zasadami spoczywa na pracodawcy. To on powinien zapewnić, aby regulamin zfśś uzależniał uprawnienia pracowników do korzystania ze świadczeń z funduszu od ich sytuacji majątkowej, a świadczenia te trafiały do uprawnionych pracowników.

Bez takich danych osobowych o pracowniku jak właśnie jego roczny dochód czy dochód w przeliczeniu na domownika pracodawca nie będzie w stanie należycie podzielić środków zgromadzonych w zfśś. Jednocześnie dane o dochodach nie są podstawowymi danymi osobowymi pracownika, do których przetwarzania pracodawca jest wyraźnie uprawniony na mocy przepisów kodeksu pracy (np. imię, nazwisko, wykształcenie, w pewnych warunkach także liczba dzieci pracownika i ich wiek). Skąd zatem wynika prawo pracodawcy do ich przetwarzania?

[srodtytul]… to i może…[/srodtytul]

Na mocy art. 23 ust. 1 pkt 2 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=6F40D3DBC3C1D54B98C296478808536B?id=166335]ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanie danych osobowych[/link] jest dopuszczalne, gdy jest niezbędne dla spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Mając na względzie powyższy przepis i obowiązki pracodawcy wynikające z ustawy o zfśś, przyjmuje się, że pracodawca może przetwarzać dane osobowe pracowników warunkujące przyznawanie świadczeń z zfśś.

W praktyce dotyczy to najczęściej danych o dochodzie pracow-ników. Generalny inspektor ochrony danych osobowych potwierdził to uprawnienie pracodawcy, stwierdzając, że pracodawca może nawet wymagać od pracowników, aby dla udokumentowania wysokości osiągniętego dochodu udostępniali mu swoje zeznanie PIT ([link=http://www.giodo.gov.pl/348/id_art/1447/j/pl]http://www.giodo.gov.pl/348/id_art/1447/j/pl[/link]/).

[srodtytul]… ale nie na dowolnych zasadach…[/srodtytul]

Aby przetwarzanie danych osobowych odbywało się zgodnie z prawem, zakres przetwarzanych danych musi wynikać z regulaminu ZFŚS. Dopuszczalne jest przy tym wymaganie przez pracodawcę tylko podstawowych danych osobowych, które są absolutnie niezbędne dla ustalenia sytuacji bytowej pracownika.

Jeśli pracodawca przy okazji odbiera w oświadczeniach od pracowników dodatkowe dane osobowe, naraża się na odpowiedzialność administracyjną lub nawet karną. Taka sama odpowiedzialność wchodzi w grę, jeśli pracodawca wykorzystuje zebrane dane niezgodnie z ich przeznaczeniem.

[b]Podanie danych osobowych wymaganych przez pracodawcę w regulaminie zfśś nie jest obowiązkiem pracownika, a jedynie warunkiem uczestniczenia w korzyściach gwarantowanych przez fundusz. [/b]

Jeśli pracownik nie chce korzystać z funduszu, to danych o dochodach podawać nie musi.

Natomiast jeśli pracownik zdecyduje się podać dane osobowe, powinien zadbać o to, aby były one zgodne z prawdą. Co prawda stosowanie kar finansowych za samo podanie nieprawdziwych danych jest niedopuszczalne (taki zapis regulaminu zfśś nie będzie skuteczny względem pracownika), ale pracodawca może się domagać od pracownika zwrotu świadczenia nienależnie pobranego ze środków funduszu.

[ramka][b]Uwaga[/b]

Próba nieuprawnionego uzyskania korzyści materialnych z ZFŚS może stanowić podstawę utraty zaufania do pracownika i stać się przyczyną uzasadniającą wypowiedzenie mu umowy o pracę.[/ramka]

[i]Autor jest starszym prawnikiem w kancelarii prawniczej Deloitte Legal[/i]