Typowym dla podstawowego systemu czasu pracy okresem rozliczeniowym jest okres czteromiesięczny (art. 129 § 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=B5E347C50E4D2860978BAD3D891C7A48?n=1&id=76037&wid=337521]kodeksu pracy[/link]). Służy elastycznemu planowaniu czasu pracy w poszczególnych miesiącach tego okresu, pod warunkiem zachowania wszystkich przepisów z tego zakresu.

[srodtytul]Niepisana zasada[/srodtytul]

[b]– W jakim momencie należy sporządzić harmonogram czasu pracy dla czteromiesięcznego okresu rozliczeniowego? Czy przygotowywanie go dla każdego miesiąca jest prawidłowe?[/b] – pyta czytelnik.

Pracodawca tworząc harmonogram czasu pracy dla czteromiesięcznego okresu rozliczeniowego, nie musi przestrzegać wymiarów czasu pracy dla poszczególnych miesięcy, lecz dla całego okresu rozliczeniowego łącznie (art. 130 § 1 – 2 k.p.).

[ramka][b]Przykład 1[/b]

Pracodawca, prowadzący działalność turystyczną, zatrudnia pracowników w podstawowym systemie czasu pracy z zastosowaniem czteromiesięcznego okresu rozliczeniowego. Na okres maj – sierpień 2010 r. zaplanował dla nich pracę w następujący sposób:

maj – 32 godziny

czerwiec – 208 godzin

lipiec – 216 godzin

sierpień – 216 godzin

To prawidłowy harmonogram, bo w sumie w tym okresie jest 672 godziny pracy. W poszczególnych miesiącach ich liczba może być dowolna, byle nie naruszały przepisów z zakresu czasu pracy, np. odpoczynków, doby pracowniczej.[/ramka]

Harmonogram czasu pracy powinien być tworzony na cały czteromiesięczny okres rozliczeniowy. Ta zasada nie wynika wprost z żadnego przepisu, ale taki wniosek nasuwa się na podstawie ogółu regulacji z zakresu czasu pracy. Okres rozliczeniowy służy bowiem nie tylko rozliczaniu czasu pracy, lecz także jego planowaniu.

[srodtytul]Są odstępstwa [/srodtytul]

W niektórych branżach czy przy niektórych rodzajach prac stworzenie harmonogramu czasu pracy na cztery miesiące jest fizycznie niemożliwe, np. w budownictwie, gdzie plan prac zależy od zleceń udzielonych firmie. Wówczas przyjmuje się, że grafiki mogą być tworzone na okresy krótsze, ale powinny obejmować co najmniej miesiąc.

Jest to jednak rozwiązanie wyjątkowe i uzasadnione tylko wtedy, gdy pracodawca faktycznie nie jest w stanie przewidzieć zapotrzebowania na pracę pracowników na okres dłuższy niż miesiąc naprzód.

[ramka][b]Przykład 2[/b]

Pan Sławek, zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy w czteromiesięcznym okresie rozliczeniowym, miał w maju 2010 r. przepracować 160 godzin, tak wynikało ze stworzonego dla niego harmonogramu czasu pracy. Jak się jednak okazało, musiał przyjść do pracy dodatkowo w dwie wolne soboty (na osiem godzin w każdą).

Pracodawca tworząc harmonogram na czerwiec, zaplanował mu o dwa dni pracy mniej, żeby zrównoważyć dodatkową pracę w maju. Ponadto zapłacił panu Sławkowi miesięczną stawkę wynagrodzenia za obydwa miesiące. Stwierdził bowiem, że ze względu na taką długość okresu rozliczeniowego jest to dopuszczalne. Postępowanie pracodawcy jest oczywiście nieprawidłowe.

Na czerwiec 2010 r. powinien zaplanować panu Sławkowi konieczną liczbę godzin pracy, a na skutek dodatkowej pracy w dwie soboty do końca okresu rozliczeniowego powinien – w porozumieniu z pracownikiem – ustalić termin odebrania przez niego dwóch dni wolnych.

Jeśli chodzi o wynagrodzenie za maj, pan Sławek powinien otrzymać miesięczną stawkę wynagrodzenia i dodatkowo wynagrodzenie za 16 godzin pracy wykraczających poza godziny harmonogramowe.[/ramka]

[srodtytul]Zmiana dopuszczalna wyjątkowo[/srodtytul]

[b]– Czy i kiedy możliwa jest ewentualna modyfikacja (korekta) harmonogramu? [/b]– dopytuje się czytelnik.

Stworzony harmonogram czasu pracy nie powinien być zmieniany. Jest on bowiem informacją z jednej strony dla pracodawcy – w jakich dniach i godzinach ma zarezerwowaną pracę poszczególnych pracowników, z drugiej dla pracowników – w jakich dniach i godzinach muszą pozostawać do dyspozycji pracodawcy, a w jakich mają czas wolny.

Zdarzają się jednak sytuacje, w których szef musi zmienić grafik. Ma to miejsce np., gdy jeden z pracowników wykonujących pracę w organizacji zmianowej zachoruje i trzeba zorganizować dla niego zastępstwo. Dlatego przyjmuje się, że zmiana harmonogramu czasu pracy jest dopuszczalna tylko w tych przypadkach, które rzeczywiście powodują konieczność jej dokonania. Należą do nich m.in.

- choroba pracownika,

- urlop na żądanie,

- skorzystanie z dnia opieki nad dzieckiem,

- nieplanowany urlop okolicznościowy,

- rozwiązanie z pracownikiem umowy o pracę w trakcie okresu rozliczeniowego.

Dokonywanie zmian w tych sytuacjach jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy ze względu na ich zaistnienie pracodawca musi zorganizować zastępstwo dla nieobecnego pracownika czy zmienić organizację czasu pracy pozostałych pracowników. Nie może ono służyć niwelowaniu skutków zmiany zapotrzebowania na pracę, a co za tym idzie unikaniu godzin nadliczbowych czy przestoju.

[ramka][b]Pzykład 3[/b]

Szef zaplanował pracę pani Zosi w okresie rozliczeniowym od maja do sierpnia 2010 r. w następujący sposób:

maj – 32 godziny

czerwiec – 208 godzin

lipiec – 216 godzin

sierpień – 216 godzin

Pani Zosia w maju musiała jednak pracować o 80 godzin więcej (pracodawca otrzymał dodatkowe zlecenie), ale w czerwcu pracodawca nie miał dla niej pracy w zaplanowanym wymiarze, bo jeden z kontrahentów zrezygnował ze zlecenia.

Postanowił zatem, już w trakcie okresu rozliczeniowego, zmienić harmonogram dla pani Zosi, dodając jej odpowiednią liczbę godzin w maju i odejmując w czerwcu, wskutek czego pani Zosia otrzymała w tych dwóch miesiącach tylko miesięczną stawkę wynagrodzenia. Takie postępowanie jest nieprawidłowe.

Dodatkowa praca w maju powinna pozostać pracą ponad harmonogram czasu pracy, a wiec zwiększającą wynagrodzenie za ten miesiąc.

Pani Zosia za maj powinna więc dostać miesięczną stawkę wynagrodzenia powiększoną o pieniężną rekompensatę tej dodatkowej pracy, a w czerwcu pracodawca powinien stwierdzić przestój i wypłacić za czas jego trwania wynagrodzenie przestojowe (art. 80, art. 81 § 1 – 2 k.p.).[/ramka]

[srodtytul]ZA REALIZOWANIE ZADAŃ W SOBOTĘ PRZEDE WSZYSTKIM WOLNE[/srodtytul]

[b]To podstawowy sposób rekompensaty. Ale nie wyklucza konieczności zapłaty za dobowe nadliczbówki, jeśli takie powstaną [/b]

[b] – Jeśli w czteromiesięcznym okresie rozliczeniowym harmonogram w danym miesiącu wygląda tak, że pracownik pracuje od poniedziałku do piątku po osiem godzin, a faktycznie dodatkowo pracował jeszcze w wolną sobotę sześć godzin, to czy:

- w następnym miesiącu za sobotę oddajemy mu dzień wolny i za ten dzień płacimy: 6 godzin x stawka osobistego zaszeregowania, a w harmonogramie dodatkowo zwiększamy planowaną ilość godzin o dwie godziny w celu osiągnięcia obowiązującego wymiaru czasu pracy,

- za te sześć godzin przepracowane w sobotę płacimy w miesiącu, w którym pracownik pracował, a w następnym tylko uzupełniamy o brakujące dwie godziny,

- w następnym miesiącu płacimy za dzień wolny: 8 godzin x stawka osobistego zaszeregowania?[/b]

Pracownik, który wykonuje pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, ma prawo do innego dnia wolnego w zamian, udzielonego nie później niż do końca okresu rozliczeniowego w terminie z nim uzgodnionym.

Taki dzień wolny przysługuje bez względu na liczbę przepracowanych godzin, jednak przy założeniu że praca powyżej ośmiu godzin stanowi pracę w godzinach nadliczbowych dobowych, które muszą być dodatkowo zrekompensowane (art. 151[sup]3[/sup] k.p.).

[ramka][b]Przykład 4[/b]

Pan Seweryn został wezwany do pracy w dwie soboty, które zgodnie z harmonogramem czasu pracy miały być dla niego dniami wolnymi wynikającymi z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. W jedną sobotę pracował dwie godziny, w drugą 12.

Z tego tytułu pan Seweryn powinien otrzymać dwa dni wolne od pracy do końca okresu rozliczeniowego w terminie z nim uzgodnionym oraz za cztery godziny pracy przekraczające ośmiogodzinny wymiar czasu pracy w drugą sobotę dodatek z tytułu pracy nadliczbowej lub czas wolny.

Jeśli pracownik odbiera dzień wolny w tym samym miesiącu, w którym przypadał dzień wolny wynikający z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (w którym pracownik musiał pracować), to nawet gdyby to spowodowało niedopracowanie obowiązującego wymiaru czasu pracy, powinien otrzymać za ten miesiąc pełne miesięczne wynagrodzenie.

Wprawdzie wynagrodzenie przysługuje za czas przepracowany, a za czas niewykonywania pracy tylko gdy przepis szczególny tak stanowi, ale pracownik nie może ponosić konsekwencji finansowych tego, że został wezwany do pracy w dniu, który miał być dla niego dniem wolnym od pracy. To pracodawca ponosi konsekwencje „niedopracowań” pracownika (art. 94 pkt 2 k.p.).[/ramka]

[ramka][b]Przykład 5[/b]

Pani Aurelia została wezwana do pracy w sobotę na dwie godziny. Za tę pracę otrzymała w tym samym miesiącu inny ośmiogodzinny dzień wolny, co spowodowało niedopracowanie obowiązującego ją czasu pracy o sześć godzin. Mimo to za ten miesiąc powinna otrzymać pełne miesięczne wynagrodzenie.

Podobnie jest w sytuacji, gdy dzień wolny udzielany jest w innym miesiącu, niż dodatkowa praca miała miejsce. Jest to możliwe w dłuższych niż miesięczny okresach rozliczeniowych, a więc np. w okresie czteromiesięcznym.

Tutaj również należy przyjąć, że pracownik nie może ponosić konsekwencji finansowych polecenia dodatkowej pracy i odebrania za nią dnia wolnego, a więc w miesiącu, w którym odbiera dzień wolny, nie może stracić na wynagrodzeniu. To pracodawca powinien ponieść skutki niedopracowania przez pracownika obowiązującego go czasu pracy.[/ramka]

[ramka][b]Przykład 6[/b]

Pan Michał został wezwany w maju na sześć godzin dodatkowej pracy w wolną sobotę. W zamian otrzymał dodatkowy (ośmiogodzinny) dzień wolny w czerwcu. Za maj pracodawca powinien wypłacić pracownikowi stawkę miesięczną i wynagrodzenie za dwie godziny dodatkowej pracy, a za czerwiec – pełne miesięczne wynagrodzenie (pracodawca ponosi konsekwencje finansowe niedopracowania przez pracownika czasu pracy).[/ramka]