Nie każdy może zajrzeć do teczek

Pracodawca jest administratorem zbioru danych, na jaki składają się akta osobowe pracowników i dokumenty związane z ich stosunkiem pracy. Z tego chociażby względu gromadzenie potrzebnych dokumentów wymaga zabezpieczenia ich przed uszkodzeniem lub zniszczeniem oraz także dostępem osób niepowołanych.

Zakaz udostępniania akt osobowych pracownika nie dotyczy wszystkich. Wgląd w dokumentację pracowniczą przysługuje organom kontrolnym lub instytucjom uprawnionym do tego z racji swojej roli. W określonych sytuacjach z zawartością teczek pracowników mogą się zapoznać np. inspektorzy PIP, społeczni inspektorzy pracy działający w danym zakładzie, sądy, pracownicy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

[b]Zawsze jednak pracodawca musi pozwolić podwładnemu zajrzeć do jego dokumentacji pracowniczej. Jeśli tego nie zrobi, ten może albo złożyć skargę do inspektora pracy, albo wystąpić do sądu pracy.[/b] Na odmowę nie ma żadnego usprawiedliwienia. Tak samo jak na udostępnienie zawartych tam informacji osobom do tego nieupoważnionym bez zgody pracownika, którego dotyczą. Jest to naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych i za to grożą pracodawcy sankcje karne.

Poza tym zainteresowany może dochodzić odszkodowania, kierując sprawę na drogę cywilną. Taką sytuację można bowiem przyrównać do ujawnienia wysokości czyjegoś wynagrodzenia, uznanego przez Sąd Najwyższy za naruszenie dóbr osobistych chronionych kodeksem cywilnym.

[srodtytul]Grzywna za brak dokumentacji[/srodtytul]

Akta osobowe pracownika składają się na jedną z ważniejszych w zakładzie pracy dokumentacji. Jeżeli pracodawca jej nie prowadzi, popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika i w konsekwencji podlega karze grzywny. Inspektorzy pracy przeprowadzający kontrolę w przedsiębiorstwie z reguły swoje czynności rozpoczynają od zajrzenia do dokumentacji pracowniczej. Na tej podstawie mogą bowiem uzyskać wstępne informacje o tym, czy pracodawca przestrzega praw zatrudnionych. Dokumenty dotyczące pracowników to nie tylko ich nazwiska, adresy zamieszkania i opisy przebiegu kariery zawodowej. To przede wszystkim informacja dotycząca trwającego stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia.

Na tej podstawie można na przykład stwierdzić, czy czas pracy pracownika jest zgodny z przepisami.

Pierwsze dokumenty, jakie trafiają do akt osobowych pracownika, to odpisy lub kopie różnego rodzaju świadectw i zaświadczeń złożonych podczas starań o pracę, obowiązkowo przechowywanych po zatrudnieniu kandydata.

[srodtytul]... jeszcze przed...[/srodtytul]

Zasadą jest, że pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.

Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie można żądać złożenia m.in. świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie; dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy, a nawet orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.

Ten ostatni dokument jednak budzi pewne kontrowersje. Obecnie bowiem w piśmiennictwie podkreśla się, że [b]podczas rekrutacji nikt nie może mieć pewności, że zostanie do pracy przyjęty. Nie ma zatem podstaw do stosowania norm [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=75947C392389307630760666F188D213?id=73963]rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika[/link][/b].

Szczególnie dotyczy to złożenia orzeczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, co – jak się podkreśla – można uznać za sprzeczne z przepisami kodeksu pracy, według których wstępne badania lekarskie dla stwierdzenia wspomnianych przeciwwskazań przeprowadza się na podstawie skierowania pracodawcy (a takim nie jest jeszcze rekrutująca firma) i podlega im osoba przyjmowana do pracy, a nie ubiegająca się o nią.

Warto też pamiętać, że kandydat może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jego umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym ubiega się o zatrudnienie, oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

[srodtytul]... już po zatrudnieniu...[/srodtytul]

Zakwalifikowany kandydat przede wszystkim powinien otrzymać umowę o pracę. Jej drugi egzemplarz zostaje włączony do jego akt osobowych. Dotyczy to także pisemnego potwierdzenia przez pracodawcę rodzaju umowy o pracę zawartej z pracownikiem i warunków tej umowy, którego odbiór pracownik musi podpisać.

[b]Akta osobowe pracownika składają się z trzech części. [/b]