Tylko dobrze przygotowana oferta zainteresuje zagranicznego odbiorcę

Nikt nie będzie czytał elaboratów o naszej firmie i jej produktach przy pierwszym kontakcie. Jeżeli oferta będzie długa, zagmatwana i w kilku zdaniach nie będzie prezentować naszego stanowiska, to najprawdopodobniej wyląduje w koszu. Natomiast jeżeli kontrahent będzie nią zainteresowany, to sam zgłosi się po dodatkowe informacje o naszym przedsiębiorstwie. Wychodząc z takiego założenia, trzeba przygotować ofertę w sposób jak najprostszy i jak najbardziej przejrzysty.

Z drugiej jednak strony warto pamiętać, że jej złożenie (wysłanie do adresata) wywołuje określone skutki prawne, przed którymi trudno będzie się uchylić. W szczególności na podstawie samego przyjęcia oferty może dojść do podpisania kontraktu. Będziemy go musieli wtedy wykonać zgodnie z propozycjami złożonymi w ofercie (np. co do ceny, asortymentu, jakości, ilości oraz warunków dostawy). Stanie się tak, jeżeli oferta zawiera pewne minimum informacji. [b]Zgodnie z [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=71564FEA55907EC9F39CA378A66C4F5D?id=70928]kodeksem cywilnym[/link] (art. 66) oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy.[/b] Dlatego w przypadku oferty dotyczącej sprzedaży wystarczy, że będzie ona tak naprawdę wskazywać osoby sprzedającego i kupującego, przedmiot transakcji i jego cenę.

W Polsce kwestie związane ze złożeniem oferty i jej przyjęciem regulują przede wszystkim art. 66 – 70 k.c. Jednak w przypadku handlu zagranicznego trzeba pamiętać, że mogą one mieć ograniczone zastosowanie. W wielu przypadkach w ich miejsce wejdą bowiem przepisy konwencji Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów.

[srodtytul]Prawo międzynarodowe[/srodtytul]

Zgodnie z przywołaną konwencją propozycja zawarcia umowy skierowana do jednej lub wielu określonych osób stanowi ofertę, jeżeli jest wystarczająco precyzyjna i wskazuje, że oferent umowy, w razie jej przyjęcia, ma zamiar być nią związany. Co istotne propozycja zostanie uznana za wystarczająco precyzyjną, jeżeli wskazuje towary oraz w sposób wyraźny lub dorozumiany określa lub pozwala ustalić ich ilość i cenę. Taka oferta staje się skuteczna z chwilą dotarcia do adresata. Jeżeli ten ją akceptuje i poinformuje o tym oferenta, takie przyjęcie staje się skuteczne z chwilą, gdy akceptacja ta dotrze do firmy wysyłającej ofertę. W ten sposób może dojść do zawarcia umowy na warunkach określonych w ofercie. Datę jej zawarcia wyznacza dzień dotarcia akceptacji. Miejscem podpisania umowy będzie to miejsce, w którym oferent otrzymał akceptację.

[srodtytul]Co i kiedy można zmienić[/srodtytul]

Wątpliwości może budzić kwestia wprowadzenia zmian do oferty przez jej adresata. Czy w sytuacji, gdy oświadcza on, że przyjmuje ofertę, ale jednocześnie zmienia jej pewne elementy, obowiązuje tekst pierwotny czy z modyfikacjami?

Konwencja rozróżnia tutaj dwie sytuacje. W zależności od tego, czy modyfikacje dotyczą istotnych elementów czy tych o mniejszym znaczeniu, mamy dwa rygory prawne. I tak, co do zasady, odpowiedź na ofertę zawierająca uzupełnienia, ograniczenia lub inne zmiany oznacza odrzucenie oferty i stanowi tym samym kontrofertę.

Jeżeli jednak uzupełnienia nie powodują zasadniczej zmiany warunków oferty, traktowana jest ona jako przyjęta. W tej sytuacji będzie obowiązywać jej zmodyfikowana wersja, chyba że oferent niezwłocznie sprzeciwi się modyfikacjom. W praktyce problem może budzić kwestia, które elementy uznać za zasadnicze, a które za mało istotne. Na szczęście konwencja daje przynajmniej częściową odpowiedź na to pytanie, stanowiąc, że dodatkowe lub odmienne warunki dotyczące ceny, warunków płatności, jakości i ilości towarów, miejsca i czasu dostawy, zakresu odpowiedzialności jednej ze stron lub sposobu rozstrzygania sporów uważa się za zmieniające ofertę w sposób zasadniczy. Tym samym ich wprowadzenie skutkuje stworzeniem nowej propozycji.

[srodtytul]Czas na przyjęcie[/srodtytul]

Jeżeli oferta staje się dla wysyłającego wiążąca, to powinien on pozostawać w stanie gotowości do realizacji kontraktu. W każdej chwili musi wyprodukować określoną w propozycji ilość towaru i dostarczyć ją po określonej cenie. Stawia go to w niepewnej sytuacji co do terminu, w którym gotowość ta powinna być utrzymana. Dlatego [b]w ofercie najlepiej wyraźnie określić termin jej ważności. Jakiekolwiek zamówienie otrzymane po upływie tego terminu nie będzie dla nas wiążące, [/b]nawet jeżeli z dokumentu będzie wynikało, że został wysłany w terminie (opóźnienie w dostarczeniu wynika np. z błędu poczty). W tej sytuacji i tak będziemy mogli się zwolnić z naszego zobowiązania, jeżeli poinformujemy adresata, że jego akceptacja wpłynęła po terminie. W przeciwnym wypadku, czyli gdy nie ma wyraźnego terminu, adresat oferty powinien udzielić odpowiedzi w rozsądnym czasie, uwzględniając okoliczności danej transakcji (stopień komplikacji, nieznany rynek), w tym szybkość środków komunikacji, z których skorzystał oferent.

Jak nietrudno się domyślić, zapis o „rozsądnym terminie” może w praktyce budzić spory. Dla jednych będzie to oznaczać tydzień czy dwa, dla innych trzy miesiące. Dlatego lepiej uniknąć takich wątpliwości, precyzując ten termin. Musi on uwzględniać możliwości firmy, ale nie powinien być zbyt krótki, gdyż oferta może być potraktowana jako niepoważna.

[ramka][b]Komentuje Józef Banach - partner w kancelarii InCorpore Banach Iniewski Stradomski[/b]

Wiedeńska konwencja o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów stanowi, że oferta staje się skuteczna z chwilą dotarcia do adresata. Cofnąć skutecznie ofertę można tylko wtedy, gdy oświadczenie o wycofaniu dotrze do adresata wcześniej lub w tym samym czasie co sama oferta. Odwołać ofertę można, jeżeli odwołanie dotarło do adresata, zanim wysłał on oświadczenie o przyjęciu oferty.

Jest to jednak niemożliwe, jeżeli określono w ofercie termin do jej przyjęcia lub w inny sposób określono lub uznano jej nieodwołalność. Oświadczenie lub inne postępowanie adresata oferty wyrażające jego zgodę na ofertę stanowi jej przyjęcie. Pamiętać jednakże należy, że milczenie lub brak działania same w sobie nie stanowią przyjęcia oferty.[/ramka]

[srodtytul]ZASADNICZE ELEMENTY NAJLEPIEJ ZMIEŚCIĆ NA JEDNEJ STRONIE[/srodtytul]

[b]Przygotowując ofertę, skoncentrujmy się na zasadniczych elementach oraz używajmy powszechnie obowiązujących terminów[/b]

Oferta powinna wyraźnie wskazywać dwie strony. To znaczy zawierać oznaczenie oferenta, jego nazwę, dokładny adres oraz analogiczne dane oblata. Jeżeli wiemy, kto w danej firmie odpowiada za analizę ofert, możemy ją dodatkowo zaadresować imiennie. Dokumentowi powinniśmy nadać numer, który ułatwi nam prowadzenie późniejszej korespondencji z kontrahentem. Można prosić o powołanie się na niego przy udzieleniu odpowiedzi.

[srodtytul]Grzecznie i konkretnie[/srodtytul]

Oferta jest jednym z listów handlowych. W związku z tym jak każdy list powinna zaczynać się krótkim zwrotem grzecznościowym. Później możemy w dwóch lub trzech zdaniach zaprezentować nasze przedsiębiorstwo (oczywiście jeżeli wysyłamy ofertę do firmy, która nas nie zna).

Warto poinformować o tym, jak długo działamy na rynku (doświadczenie) i gdzie sprzedajemy nasze produkty (sukcesy na rynkach zagranicznych).

Następnie należy przejść do meritum, czyli przedstawić oferowane przez nas produkty, podając ich nazwę, cenę jednostkową, liczbę egzemplarzy, cenę transakcyjną. Jeżeli jest to możliwe, takie zestawienie można przedstawić w formie tabeli, która ułatwia odczytanie i zorientowanie się w propozycji.

W ten sposób nasza oferta zawiera właściwie wszystkie niezbędne elementy i na jej podstawie może dojść do transakcji. Warto ją jednak rozbudować o kilka elementów, które ułatwią jej praktyczną realizację i pozwolą uniknąć ewentualnych sporów. Część z nich pozwoli również adresatowi lepiej się zorientować w naszej ofercie, co może go skłonić do jej akceptacji.

[srodtytul]Dodatkowe warunki[/srodtytul]

Jednym z takich elementów może być informacja o sposobie opakowania towarów. Innym – przewidywany czas dostawy towaru od dnia akceptacji oferty. Taka informacja pozwoli kontrahentowi zorganizować transport lub przygotować wolne miejsce w magazynie.

Jeżeli jesteśmy gotowi w całości lub w części przejąć na siebie obowiązek dostarczenia towaru, musimy w ofercie oznaczyć warunki dostawy. W tym celu najlepiej posługiwać się ujednoliconymi regułami typu Incoterms. Pozwalają one na szybką orientację we wzajemnych obowiązkach kupującego i sprzedającego. Oczywiście decydując się na organizację międzynarodowego transportu, musimy w oferowaną cenę towaru odpowiednio wkalkulować wszystkie koszty. W przeciwnym wypadku może się okazać, że do całego kontraktu dopłacimy, zamiast na nim zarobić.

Jeśli mowa o zarobku, powinniśmy również zaproponować warunki płatności. W zależności od tego, na jaki rynek wysyłamy towar (rynek bezpieczny czy zaliczany do ryzykownych), od wartości kontraktu i tego, czy znamy naszego kontrahenta, możemy zastosować albo tzw. uwarunkowane, albo nieuwarunkowane formy płatności.

Aby zabezpieczyć się przed niewielkim zamówieniem, które mogłoby być kłopotliwe w realizacji, możemy określić jego minimalną wielkość. Analogicznie możemy zabezpieczyć się przed jednorazowym zamówieniem takiej ilości produktów, której nasza firma nie byłaby w stanie dostarczyć w umówionym terminie. Ponadto w celu zachęcenia kontrahenta do złożenia większego zamówienia w ofercie można zaproponować odpowiednie rabaty. Na koniec ofertę należy podpisać i wymienić ewentualne załączniki, jeżeli takie chcemy dołączyć.

[ramka][b]Gdzie szukać tekstu umowy[/b]

Konwencja Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów (Convention on Contracts for the International Sale of Goods) została opublikowana [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=BE392FDD7ED327A3A43634E6BDFD6FA0?id=78766]w Dzienniku Ustaw z 1997 r. nr 45, poz. 286.[/link] Ze względu na miejsce podpisania nazywana jest również konwencją wiedeńską. [/ramka]

[ramka][b]Słownik terminów[/b]

[b]oferent[/b] – podmiot przygotowujący i wysyłający ofertę