Nikt nie będzie czytał elaboratów o naszej firmie i jej produktach przy pierwszym kontakcie. Jeżeli oferta będzie długa, zagmatwana i w kilku zdaniach nie będzie prezentować naszego stanowiska, to najprawdopodobniej wyląduje w koszu. Natomiast jeżeli kontrahent będzie nią zainteresowany, to sam zgłosi się po dodatkowe informacje o naszym przedsiębiorstwie. Wychodząc z takiego założenia, trzeba przygotować ofertę w sposób jak najprostszy i jak najbardziej przejrzysty.

Z drugiej jednak strony warto pamiętać, że jej złożenie (wysłanie do adresata) wywołuje określone skutki prawne, przed którymi trudno będzie się uchylić. W szczególności na podstawie samego przyjęcia oferty może dojść do podpisania kontraktu. Będziemy go musieli wtedy wykonać zgodnie z propozycjami złożonymi w ofercie (np. co do ceny, asortymentu, jakości, ilości oraz warunków dostawy). Stanie się tak, jeżeli oferta zawiera pewne minimum informacji. [b]Zgodnie z [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=71564FEA55907EC9F39CA378A66C4F5D?id=70928]kodeksem cywilnym[/link] (art. 66) oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy.[/b] Dlatego w przypadku oferty dotyczącej sprzedaży wystarczy, że będzie ona tak naprawdę wskazywać osoby sprzedającego i kupującego, przedmiot transakcji i jego cenę.

W Polsce kwestie związane ze złożeniem oferty i jej przyjęciem regulują przede wszystkim art. 66 – 70 k.c. Jednak w przypadku handlu zagranicznego trzeba pamiętać, że mogą one mieć ograniczone zastosowanie. W wielu przypadkach w ich miejsce wejdą bowiem przepisy konwencji Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów.

[srodtytul]Prawo międzynarodowe[/srodtytul]

Zgodnie z przywołaną konwencją propozycja zawarcia umowy skierowana do jednej lub wielu określonych osób stanowi ofertę, jeżeli jest wystarczająco precyzyjna i wskazuje, że oferent umowy, w razie jej przyjęcia, ma zamiar być nią związany. Co istotne propozycja zostanie uznana za wystarczająco precyzyjną, jeżeli wskazuje towary oraz w sposób wyraźny lub dorozumiany określa lub pozwala ustalić ich ilość i cenę. Taka oferta staje się skuteczna z chwilą dotarcia do adresata. Jeżeli ten ją akceptuje i poinformuje o tym oferenta, takie przyjęcie staje się skuteczne z chwilą, gdy akceptacja ta dotrze do firmy wysyłającej ofertę. W ten sposób może dojść do zawarcia umowy na warunkach określonych w ofercie. Datę jej zawarcia wyznacza dzień dotarcia akceptacji. Miejscem podpisania umowy będzie to miejsce, w którym oferent otrzymał akceptację.

[srodtytul]Co i kiedy można zmienić[/srodtytul]

Wątpliwości może budzić kwestia wprowadzenia zmian do oferty przez jej adresata. Czy w sytuacji, gdy oświadcza on, że przyjmuje ofertę, ale jednocześnie zmienia jej pewne elementy, obowiązuje tekst pierwotny czy z modyfikacjami?

Konwencja rozróżnia tutaj dwie sytuacje. W zależności od tego, czy modyfikacje dotyczą istotnych elementów czy tych o mniejszym znaczeniu, mamy dwa rygory prawne. I tak, co do zasady, odpowiedź na ofertę zawierająca uzupełnienia, ograniczenia lub inne zmiany oznacza odrzucenie oferty i stanowi tym samym kontrofertę.

Jeżeli jednak uzupełnienia nie powodują zasadniczej zmiany warunków oferty, traktowana jest ona jako przyjęta. W tej sytuacji będzie obowiązywać jej zmodyfikowana wersja, chyba że oferent niezwłocznie sprzeciwi się modyfikacjom. W praktyce problem może budzić kwestia, które elementy uznać za zasadnicze, a które za mało istotne. Na szczęście konwencja daje przynajmniej częściową odpowiedź na to pytanie, stanowiąc, że dodatkowe lub odmienne warunki dotyczące ceny, warunków płatności, jakości i ilości towarów, miejsca i czasu dostawy, zakresu odpowiedzialności jednej ze stron lub sposobu rozstrzygania sporów uważa się za zmieniające ofertę w sposób zasadniczy. Tym samym ich wprowadzenie skutkuje stworzeniem nowej propozycji.

[srodtytul]Czas na przyjęcie[/srodtytul]

Jeżeli oferta staje się dla wysyłającego wiążąca, to powinien on pozostawać w stanie gotowości do realizacji kontraktu. W każdej chwili musi wyprodukować określoną w propozycji ilość towaru i dostarczyć ją po określonej cenie. Stawia go to w niepewnej sytuacji co do terminu, w którym gotowość ta powinna być utrzymana. Dlatego [b]w ofercie najlepiej wyraźnie określić termin jej ważności. Jakiekolwiek zamówienie otrzymane po upływie tego terminu nie będzie dla nas wiążące, [/b]nawet jeżeli z dokumentu będzie wynikało, że został wysłany w terminie (opóźnienie w dostarczeniu wynika np. z błędu poczty). W tej sytuacji i tak będziemy mogli się zwolnić z naszego zobowiązania, jeżeli poinformujemy adresata, że jego akceptacja wpłynęła po terminie. W przeciwnym wypadku, czyli gdy nie ma wyraźnego terminu, adresat oferty powinien udzielić odpowiedzi w rozsądnym czasie, uwzględniając okoliczności danej transakcji (stopień komplikacji, nieznany rynek), w tym szybkość środków komunikacji, z których skorzystał oferent.

Jak nietrudno się domyślić, zapis o „rozsądnym terminie” może w praktyce budzić spory. Dla jednych będzie to oznaczać tydzień czy dwa, dla innych trzy miesiące. Dlatego lepiej uniknąć takich wątpliwości, precyzując ten termin. Musi on uwzględniać możliwości firmy, ale nie powinien być zbyt krótki, gdyż oferta może być potraktowana jako niepoważna.

[ramka][b]Komentuje Józef Banach - partner w kancelarii InCorpore Banach Iniewski Stradomski[/b]

Wiedeńska konwencja o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów stanowi, że oferta staje się skuteczna z chwilą dotarcia do adresata. Cofnąć skutecznie ofertę można tylko wtedy, gdy oświadczenie o wycofaniu dotrze do adresata wcześniej lub w tym samym czasie co sama oferta. Odwołać ofertę można, jeżeli odwołanie dotarło do adresata, zanim wysłał on oświadczenie o przyjęciu oferty.

Jest to jednak niemożliwe, jeżeli określono w ofercie termin do jej przyjęcia lub w inny sposób określono lub uznano jej nieodwołalność. Oświadczenie lub inne postępowanie adresata oferty wyrażające jego zgodę na ofertę stanowi jej przyjęcie. Pamiętać jednakże należy, że milczenie lub brak działania same w sobie nie stanowią przyjęcia oferty.[/ramka]

[srodtytul]ZASADNICZE ELEMENTY NAJLEPIEJ ZMIEŚCIĆ NA JEDNEJ STRONIE[/srodtytul]

[b]Przygotowując ofertę, skoncentrujmy się na zasadniczych elementach oraz używajmy powszechnie obowiązujących terminów[/b]

Oferta powinna wyraźnie wskazywać dwie strony. To znaczy zawierać oznaczenie oferenta, jego nazwę, dokładny adres oraz analogiczne dane oblata. Jeżeli wiemy, kto w danej firmie odpowiada za analizę ofert, możemy ją dodatkowo zaadresować imiennie. Dokumentowi powinniśmy nadać numer, który ułatwi nam prowadzenie późniejszej korespondencji z kontrahentem. Można prosić o powołanie się na niego przy udzieleniu odpowiedzi.

[srodtytul]Grzecznie i konkretnie[/srodtytul]

Oferta jest jednym z listów handlowych. W związku z tym jak każdy list powinna zaczynać się krótkim zwrotem grzecznościowym. Później możemy w dwóch lub trzech zdaniach zaprezentować nasze przedsiębiorstwo (oczywiście jeżeli wysyłamy ofertę do firmy, która nas nie zna).

Warto poinformować o tym, jak długo działamy na rynku (doświadczenie) i gdzie sprzedajemy nasze produkty (sukcesy na rynkach zagranicznych).

Następnie należy przejść do meritum, czyli przedstawić oferowane przez nas produkty, podając ich nazwę, cenę jednostkową, liczbę egzemplarzy, cenę transakcyjną. Jeżeli jest to możliwe, takie zestawienie można przedstawić w formie tabeli, która ułatwia odczytanie i zorientowanie się w propozycji.

W ten sposób nasza oferta zawiera właściwie wszystkie niezbędne elementy i na jej podstawie może dojść do transakcji. Warto ją jednak rozbudować o kilka elementów, które ułatwią jej praktyczną realizację i pozwolą uniknąć ewentualnych sporów. Część z nich pozwoli również adresatowi lepiej się zorientować w naszej ofercie, co może go skłonić do jej akceptacji.

[srodtytul]Dodatkowe warunki[/srodtytul]

Jednym z takich elementów może być informacja o sposobie opakowania towarów. Innym – przewidywany czas dostawy towaru od dnia akceptacji oferty. Taka informacja pozwoli kontrahentowi zorganizować transport lub przygotować wolne miejsce w magazynie.

Jeżeli jesteśmy gotowi w całości lub w części przejąć na siebie obowiązek dostarczenia towaru, musimy w ofercie oznaczyć warunki dostawy. W tym celu najlepiej posługiwać się ujednoliconymi regułami typu Incoterms. Pozwalają one na szybką orientację we wzajemnych obowiązkach kupującego i sprzedającego. Oczywiście decydując się na organizację międzynarodowego transportu, musimy w oferowaną cenę towaru odpowiednio wkalkulować wszystkie koszty. W przeciwnym wypadku może się okazać, że do całego kontraktu dopłacimy, zamiast na nim zarobić.

Jeśli mowa o zarobku, powinniśmy również zaproponować warunki płatności. W zależności od tego, na jaki rynek wysyłamy towar (rynek bezpieczny czy zaliczany do ryzykownych), od wartości kontraktu i tego, czy znamy naszego kontrahenta, możemy zastosować albo tzw. uwarunkowane, albo nieuwarunkowane formy płatności.

Aby zabezpieczyć się przed niewielkim zamówieniem, które mogłoby być kłopotliwe w realizacji, możemy określić jego minimalną wielkość. Analogicznie możemy zabezpieczyć się przed jednorazowym zamówieniem takiej ilości produktów, której nasza firma nie byłaby w stanie dostarczyć w umówionym terminie. Ponadto w celu zachęcenia kontrahenta do złożenia większego zamówienia w ofercie można zaproponować odpowiednie rabaty. Na koniec ofertę należy podpisać i wymienić ewentualne załączniki, jeżeli takie chcemy dołączyć.

[ramka][b]Gdzie szukać tekstu umowy[/b]

Konwencja Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów (Convention on Contracts for the International Sale of Goods) została opublikowana [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=BE392FDD7ED327A3A43634E6BDFD6FA0?id=78766]w Dzienniku Ustaw z 1997 r. nr 45, poz. 286.[/link] Ze względu na miejsce podpisania nazywana jest również konwencją wiedeńską. [/ramka]

[ramka][b]Słownik terminów[/b]

[b]oferent[/b] – podmiot przygotowujący i wysyłający ofertę

[b]oblat (adresat)[/b] – podmiot, do którego kierowana jest oferta

[b]kontroferta[/b] – przyjęcie oferty zawierającej jednak znaczne modyfikacje w jej treści, a tym samym stającej się samoistną ofertą [/ramka]

[srodtytul]JAK SKALKULOWAĆ CENĘ PRZED WYSŁANIEM PROPOZYCJI[/srodtytul]

[b]Zanim zaproponujemy w ofercie cenę wyrobu, warto przeprowadzić jej kalkulację, uwzględniając przy tym specyfikę handlu zagranicznego[/b]

Podana przez nas cena może być przedmiotem negocjacji. W zależności od rynku docelowego oczekiwania drugiej strony mogą być bardzo różne.

Przykładowo firma niemiecka lub skandynawska będzie oczekiwała bardzo konkretnej propozycji. Przede wszystkim oceniana będzie jakość naszych produktów i możliwość dokonania terminowej dostawy. Oczekiwania co do obniżki ceny powinny być stosunkowo niewielkie.

Inaczej będzie na rynku państw arabskich, gdzie negocjacje co do ceny są częścią kultury zawierania transakcji. W tym przypadku żądanie obniżenia ceny (i to znaczne) nie powinno nas dziwić.

Dlatego musimy dokładnie skalkulować wszystkie koszty, aby wiedzieć, gdzie i ile możemy zaoszczędzić. Handel zagraniczny wiąże się przecież z wieloma dodatkowymi kosztami związanymi z transportem (często na znaczne odległości), uzyskaniem wymaganych dokumentów, kosztami podatkowymi i administracyjnymi (np. cła) oraz ubezpieczeniem towarów. Musimy poznać wszystkie te koszty, aby dobrze przygotować się do negocjacji ceny. Przygotowując kalkulację, dobrze jest się posługiwać gotowymi formułami handlowymi (np. Incoterms), które obu stronom pozwalają się zorientować w ich obowiązkach.

Przyjmijmy, że koszt produkcji naszego wyrobu to 100 euro (koszt materiałów, robocizna, zużycie energii itp.). Znając tę cenę, możemy określić nasz zarobek, czyli wyznaczyć marżę. Na początek przyjmijmy ją na poziomie 10 proc. (powinna być jak najniższa na rynkach, gdzie co do zasady nie negocjuje się cen, i znacznie wyższa w stosunku do rynków, gdzie oczekiwania takiej obniżki są znaczne). Koszt opakowania naszego produktu i jego oznakowania to 10 euro. Tym samym cena zaproponowana na warunkach EXW Incoterms wyniesie 120 euro. Towar będzie gotowy do odbioru w naszym magazynie, a na każdej sztuce towaru zarobimy 10 euro. Jeżeli jednak to my zobowiążemy się dostarczyć towar do kraju kupującego, będziemy musieli ponieść dodatkowe koszty.

Przykładowo będą się na nie składać:

- transport do portu w naszym kraju 10 euro,

- ubezpieczenie na tej trasie 2 euro,

- załadunek na statek 5 euro,

- rozmieszczenie i umocowanie ładunku na statku 3 euro,

- koszt frachtu (transportu) do portu docelowego 30 euro,

- koszt ubezpieczenia w transporcie morskim 10 euro.

Jeżeli dodamy te koszty, dostawa według formuły CIF Incoterms wyniesie 180 euro. Jednak armator proponuje nam 5-proc. obniżkę, jeżeli jednorazowo przewieziemy większą partię towarów. Koszt frachtu wyniósłby wtedy 28,5 euro. Podobny rabat uzyskamy w transporcie krajowym, którego koszt wyniósłby 9,5 euro. W ten sposób nasz zarobek na każdej sztuce towaru może się zwiększyć do 12 euro. W tych granicach możemy również prowadzić negocjacje co do obniżki ostatecznej ceny dla naszego kontrahenta, jeśli zamówi on jednorazowo większą partię towaru.

Jeżeli więc obniżymy naszą marżę do 5 proc. i uda nam się skorzystać ze wskazanych zniżek, to podana cena według dostawy CIF może zostać obniżona do 173 euro. Pewnym trikiem może być również odejście od formuły CIF i zaproponowanie dostawy np. na warunkach CFR. W ten sposób ofertowa cena spadnie do 163 euro, gdyż nie wliczymy do niej ubezpieczenia. Na papierze kupujący zyska więc 17 euro (chociaż to na nim będzie spoczywać ryzyko utraty lub uszkodzenia towaru, więc de facto powinien pomyśleć o jego ubezpieczeniu).

[ramka][b]Zapytania ofertowe z zagranicy[/b]

Chcesz eksportować swoje towary lub usługi? Nie masz jednak kontaktów i nie wiesz, jak poszukiwać zagranicznych partnerów? Skorzystaj ze specjalnej wyszukiwarki dostępnej na stronie www.eksporter.gov.pl. Na tym portalu, prowadzonym przez Ministerstwo Gospodarki, znajdują się oferty zagranicznych przedsiębiorstw. Wystarczy wskazać interesujący nas rynek (wybieramy konkretne państwo), branże (do wyboru jest ok. 200 pozycji, np. aluminium i wyroby z aluminium lub zabawki, gry i artykuły sportowe). Jeżeli dla wybranej branży będzie złożone zapytanie ofertowe, to program nam je wskaże. Po zarejestrowaniu się na stronie będziemy mogli uzyskać dalsze szczegółowe informacje o tym zapytaniu oraz firmie, która je złożyła. [/ramka]

[ramka][b]Podejście propartnerskie i protransakcyjne[/b]

Chociaż świat coraz bardziej przypomina globalną wioskę, to nadal obowiązują w nim różne modele prowadzenia i podchodzenia do biznesu. Jednym ze stosowanych podziałów kultur biznesu jest tzw. podejście propartnerskie i protransakcyjne. To pierwsze jest charakterystyczne np. dla Japonii, to drugie dla Amerykanów.

Dla kultur propartnerskich symptomatyczne jest podejmowanie rokowań z osobami (firmami) znanymi im. Trudno zatem liczyć na przyjęcie oferty wysłanej listem lub e-mailem do firmy, z którą nigdy wcześniej nie współpracowaliśmy. Najpierw trzeba z nią nawiązać kontakt bezpośredni w trakcie misji lub targów albo ewentualnie poprosić o pośredniczenie w złożeniu oferty przez inną firmę (izbę gospodarczą, przemysłowo-handlową, konsulat itp.), którą tamta strona już zna.

Inaczej jest z przedstawicielami kultur protransakcyjnych, dla których bardziej liczy się sama transakcja, niż to, z kim ją zawierają. Jeżeli nasza propozycja będzie ciekawa i konkurencyjna, to możemy się spodziewać odpowiedzi, nawet jeżeli nigdy wcześniej nie prowadziliśmy wspólnych interesów. [/ramka]

[ramka][b]Prawidłowa dostawa towaru[/b]

Jeżeli oferta nie precyzuje warunków dostawy towarów, to przepisów w tym zakresie można ponownie poszukiwać w konwencji wiedeńskiej. Zgodnie z jej przepisami, jeżeli sprzedający nie ma obowiązku dostarczyć towaru w określonym miejscu, a umowa przewiduje przewóz towarów, to musi go wydać pierwszemu przewoźnikowi. Jeżeli towary mają być wyprodukowane lub pobrane z określonego miejsca i jest ono znane stronom w momencie podpisywania umowy, sprzedający musi je postawić do dyspozycji kupującego w tym miejscu.

We wszystkich innych przypadkach zgodnie z literą C art. 31 konwencji wiedeńskiej towary trzeba zostawić do dyspozycji kupującego w miejscu, w którym sprzedający miał swoją siedzibę handlową w chwili zawarcia umowy. [/ramka]

[ramka][b]Państwa, które przystąpiły do konwencji wiedeńskiej[/b]

Jest ich 73 i są to:

- Argentyna

- Armenia

- Australia

- Austria

- Belgia

- Białoruś

- Bośnia i Hercegowina

- Bułgaria

- Burundi

- Chile

- Chiny

- Chorwacja

- Cypr

- Czarnogóra

- Czechy

- Dania

- Egipt

- Ekwador

- Estonia

- Finlandia

- Francja

- Gabon

- Grecja

- Gruzja

- Gwinea

- Hiszpania

- Holandia

- Honduras

- Irak

- Islandia

- Izrael

- Japonia

- Kanada

- Kolumbia

- Korea Płd.

- Kuba

- Kirgistan

- Lesoto

- Liban

- Liberia

- Litwa

- Luksemburg

- Łotwa

- Macedonia

- Mauretania

- Meksyk

- Mołdawia

- Mongolia

- Niemcy

- Norwegia

- Nowa Zelandia

- Paragwaj

- Peru

- Polska

- Rosja

- Rumunia

- Saint Vincent i Grenadyny

- Salwador

- Serbia

- Singapur

- Słowacja

- Słowenia

- Stany Zjednoczone Ameryki Północnej

- Syria

- Szwajcaria

- Szwecja

- Uganda

- Ukraina

- Urugwaj

- Uzbekistan

- Węgry

- Włochy

- Zambia

Oprócz wyżej wymienionych umowę podpisały Ghana i Wenezuela, ale do tej pory jej nie ratyfikowały. Warto zauważyć, że z ważniejszych partnerów handlowych Polski nie przystąpiła do niej Wielka Brytania. [/ramka]