Dla przedsiębiorstwa, które myśli o pozyskaniu środków unijnych, określenie swojej wielkości jest niezwykle istotne. W zależności od tego, czy należeć będzie do grupy małych i średnich przedsiębiorstw (MSP) czy do dużych, różnie przedstawia się możliwość uzyskania tych środków. Większość funduszy trafi właśnie do MSP. Najbardziej charakterystycznym przykładem są działania tzw. regionalnych programów operacyjnych. W nich duże firmy właściwie nie mają czego szukać. Ale jest też druga strona medalu.

Niektóre działania programu „Infrastruktura i środowisko” przeznaczone są tylko dla największych firm. Są też działania, w których mikro- i małe firmy mogą liczyć na większą dotację niż średnie, a te na większą niż przedsiębiorstwa duże.

O wielkości firmy decydują dwa czynniki: wielkość zatrudnienia oraz dane finansowe, czyli suma aktywów lub wielkość rocznego obrotu. Zgodnie z zaleceniem Komisji Europejskiej (2003/361/WE) na kategorię mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw składają się te, które zatrudniają mniej niż 250 pracowników i których roczny obrót nie przekracza 50 mln euro, i/lub całkowity bilans roczny nie przekracza 43 mln euro. Pierwszy warunek, czyli wielkość zatrudnienia, musi być bezwzględnie spełniony. Jeżeli zatem firma zatrudnia 250 lub więcej pracowników, nie należy do kategorii MSP i innych czynników nie warto nawet badać. Natomiast kryteria obrotu i bilansu mogą być stosowane wymiennie (można wybrać kryterium bardziej korzystne). Dopiero, gdy oba wskaźniki zostaną jednocześnie przekroczone, firma zostanie zakwalifikowana do grupy dużych.

Firma zatrudnia 180 osób. Jej roczny obrót wynosi 60 mln euro, a całkowity roczny bilans 38 mln euro. Firma ta należy do sektora MSP, mimo że obrót przekracza ustalony próg. W tym przypadku liczba pracowników i całkowity bilans decydują o jej statusie (średnie przedsiębiorstwo).

Jednak przynależność do sektora MSP nie wyjaśnia jeszcze wszystkiego. W niektórych programach i działaniach środki są dodatkowo zarezerwowane wyłącznie dla mikroprzedsiębiorców lub małych bądź średnich podmiotów. Jak zatem rozumieć te pojęcia? Trzeba posiłkować się kolejnymi przepisami wspomnianego zalecenia Komisji. Przedsiębiorstwo małe to takie, które zatrudnia mniej niż 50 ludzi i którego roczny obrót i/lub całkowity bilans nie przekraczają 10 mln euro. Z kolei mikroprzedsiębiorstwo definiuje się jako takie, gdzie zatrudnienie nie przekracza 10 osób i którego roczny obrót i/lub całkowity bilans nie przekraczają 2 mln euro.

Firma zatrudnia 38 osób, a jej obrót wynosi 12 mln euro, podczas gdy całkowity roczny bilans zamyka się kwotą 14 mln euro. Firma będzie należeć do podmiotów średniej wielkości. Decyduje w tym przypadku nie wielkość zatrudnienia (wskazywałoby na małą firmę), ale dane finansowe.

Samo ustalenie stanu zatrudnienia oraz poznanie danych finansowych jednej firmy nie zawsze daje jednoznaczną odpowiedź co do jej statusu. Pozostaje jeszcze kwestia zbadania jej niezależności.

Jeżeli bowiem jest ona powiązana lub ma firmy partnerskie, to sprawa się komplikuje. Na szczęście w praktyce na rynku najczęściej występują firmy niezależne. To znaczy takie, które nie posiadają udziałów (kapitału, prawa głosu) w innym przedsiębiorstwie, a inne firmy nie posiadają w nich udziałów. Nawet zresztą gdy takie udziały istnieją, ale nie przekraczają 25 proc., firma wciąż jest uznawana za niezależną.

Z kolei za partnerskie przedsiębiorstwo zostaniemy uznani, jeżeli będziemy posiadać co najmniej 25 proc., lecz nie więcej niż 50 proc., udziałów (kapitału, głosów) w drugiej firmie lub ta firma będzie posiada co najmniej 25 proc., lecz nie więcej niż 50 proc., kapitału/głosów w naszej. Jeżeli natomiast udziały te w jedną bądź w drugą stronę będą przekraczały 50 proc., będziemy mieć do czynienia z firmami związanymi.

UWAGA! Oprócz wielkości udziałów o powiązaniu może decydować faktyczne prawo do kontroli danej firmy, decydowaniu o składzie zarządu, rady nadzorczej, uprawnienia kontrolne wynikające z umowy lub statutu firmy.

W każdym z przypadków sposób obliczania wielkości zatrudnienia i danych finansowych będzie inny. W przypadku firm partnerskich musimy uwzględnić odpowiedni procent ich zatrudnienia i danych finansowych. Natomiast w przypadku firm związanych musimy zsumować wszystkie dane naszej i związanej firmy. Sposób obliczania tych danych przedstawiamy na przykładach (patrz ramka).

W niektórych przypadkach posiadanie udziałów powyżej 25 proc., ale poniżej 50, nie musi oznaczać partnerstwa. Przepisy wskazują kilka wyjątków. Przedsiębiorstwo może zostać zakwalifikowane jako niezależne i w związku z tym niemające żadnych przedsiębiorstw partnerskich, nawet jeśli wartość progowa wynosząca 25 proc. kapitału lub głosów została osiągnięta albo przekroczona przez następujące podmioty:

- publiczne korporacje inwestycyjne, spółki kapitałowe podwyższonego ryzyka, osoby fizyczne lub grupy osób prowadzące regularną działalność inwestycyjną podwyższonego ryzyka, które inwestują kapitał własny w przedsiębiorstwa nienotowane na giełdzie (tzw. anioły biznesu itp.),

- uniwersytety lub ośrodki badawcze nienastawione na osiąganie zysku,

- inwestorzy instytucjonalni łącznie z regionalnymi funduszami rozwoju,

- samorządy lokalne z rocznym budżetem nieprzekraczającym 10 mln euro oraz liczbą mieszkańców poniżej 5 tys.

Z drugiej jednak strony za małe lub średnie przedsiębiorstwo nigdy nie zostanie uznane takie, w którym 25 proc. udziałów (kapitału/głosów) lub więcej jest kontrolowane bezpośrednio lub pośrednio, łącznie lub indywidualnie, przez jeden lub kilka podmiotów publicznych (poza wskazanymi wyżej wyjątkami). Podobnie bardzo ostrożnie trzeba podchodzić do badania kwestii powiązań. Czasem powiązanie to może występować mimo pozorów niezależności. Może ono wynikać z powiązań występujących między udziałowcami lub właścicielami firm (czyli osobami fizycznymi lub grupą osób fizycznych działających wspólnie). Na przykład Jan Kowalski ma 100 proc. udziałów w dwóch z pozoru niezależnych firmach X i Y. Ponieważ jedna osoba wywiera na nie decydujący wpływ (obsada stanowisk, nadzór, kontrola), należy domniemywać, że firmy te są ze sobą związane (chociaż formalnie nie posiadają swoich udziałów). Podobne domniemanie występuje, gdy firmy sporządzają skonsolidowane sprawozdanie finansowe.

Konsekwencje błędnego oszacowania wielkości przedsiębiorstwa zależą od konkretnej sytuacji. Przykładowo, jeżeli podmiot występujący o środki jest do tego nieuprawniony, to może nie dojść do podpisania umowy. Jeżeli błąd zostanie wykryty po jej podpisaniu, decyzja będzie zależała od tego, czy po ustaleniu rzeczywistego statusu przedsiębiorstwa będzie ono dalej uprawnione do otrzymania wsparcia. Jeśli działanie było przeznaczone tylko dla MSP, duża firma, która otrzymała wsparcie, będzie musiała je zwrócić z odsetkami. Jeżeli działanie było dostępne dla wszystkich, istnieje możliwość korekty wysokości dofinansowania. Problematyczna może być sytuacja, jeśli np. duży przedsiębiorca otrzymał za przynależność do sektora MSP dodatkowe punkty. Wówczas powinna być przeprowadzona analiza, czy bez tej premii otrzymałby liczbę punktów kwalifikującą go do otrzymania wsparcia.

- Nasza firma X posiada 12 proc. udziałów w firmie Y. Jednocześnie firma Z posiada 6 proc udziałów w naszej firmie X. Firma X pozostaje przedsiębiorcą niezależnym, a do obliczenia potrzebnych danych bierzemy tylko informacje z firmy X (czyli jej wielkość zatrudnienia, sumy bilansowej i obrotu).

- Nasza firma X posiada 35 proc. udziałów w firmie Y i 29 proc. udziałów w firmie Z. Aby obliczyć nasze dane, należy do liczby zatrudnionych, sumy bilansu i obrotu dodać odpowiednio 35 proc. analogicznych danych firmy Y i 29 proc. danych firmy Z.

- Nasza firma X posiada 80 proc. udziałów w firmie Y i 15 proc. udziałów w firmie Z. Aby obliczyć nasze dane, należy uwzględnić 100 proc. naszych informacji i dodać do nich 100 proc. danych firmy Y (firmy związanej). Nie musimy natomiast uwzględniać danych firmy Z, od której jesteśmy niezależni.

- Nasza firma X posiada 35 proc. udziałów w firmie Y. Jednocześnie firma Y posiada 30 proc. udziałów w firmie Z. W tym przypadku do obliczenia danych wystarczy uwzględnić 100 proc. naszych informacji i 35 proc. odpowiednich danych firmy Y. Nie musimy natomiast uwzględniać danych firmy Z (nie jesteśmy z nią bezpośrednio związani partnerstwem; jest to partner firmy Y).

- Nasza firma X posiada 35 proc. udziałów w firmie Y. Jednocześnie firma Y posiada 70 proc. udziałów w firmie Z. Zatem firmy Y i Z są przedsiębiorstwami związanymi. Aby w takiej sytuacji określić kategorię firmy X, musimy uwzględnić 100 proc. jej danych, następnie zsumować 100 proc. danych firmy Y i 100 proc. danych firmy Z i do naszych danych dodać 35 proc. tych łącznych danych, czyli 100 proc. X + 35 proc. (100 proc. Y + 100 proc. Z).

- W naszej firmie X 10 proc. udziałów posiada firma Y, 15 proc. posiada firma Z, 20 proc. firma A oraz 20 proc. firma B. Jednocześnie przyjmijmy, że wszystkie te firmy, tj. Y, Z, A i B, są ze sobą związane (np. należą do jednego holdingu). Z pozoru mogłoby się wydawać, że nasza firma X jest niezależna (nikt samodzielnie nie posiada w niej więcej niż 25 proc. kapitału). W tym przypadku należy jednak uwzględnić to, że firmy Y, Z, A i B są ze sobą związane. Tym samym łącznie posiadają 65 proc. kapitału w firmie X, a to oznacza, że również ona jest związana i obliczając dane finansowe, należy uwzględnić 100 proc. danych wszystkich firm (100 proc. X + 100 proc. Y + 100 proc. Z + 100 proc. A + 100 proc. B).

- Firma X posiada 35 proc. udziałów w firmie Y i jednocześnie firma Y posiada 42 proc. udziałów w firmie X. Aby zweryfikować dane niezbędne do wskazania kategorii tych firm, niezależnie czy chodzi o firmę X, czy Y, należy przyjąć wyższy udział (42 proc.) dla obliczenia tych danych (cross-holding).