Wypełniając internetowy formularz, firma musi podać prawidłowe dane dotyczące tego, kto rejestruje, co i w jakiej wielkości. Importerzy preparatów i wyrobów, z których następuje zamierzone uwalnianie substancji, odpowiednich danych oczekiwać powinni od swojego dostawcy. Do rejestracji trzeba podać też ilość wprowadzonych na unijny rynek substancji. Jeśli firma nie jest pewna, czy wielkość produkcji bądź importu przekracza tonę, lepiej, by się zarejestrowała, nie ma bowiem kary za niepotrzebną rejestrację, a jej brak może mieć przykre konsekwencje, z wypadnięciem z rynku włącznie.
Anna Kowalska chce zarejestrować sprowadzaną przez swoją firmę o nazwie Chemia użytkową substancję na stronie internetowej REACH-IT. W tym celu wpisuje internetowy adres:
https://reach-it.echa.europa.eu
Na ekranie pojawia się strona w języku angielskim. Ponieważ właścicielka firmy wchodzi na stronę po raz pierwszy, wybiera jedną z dwóch opcji:
Sign up as a company – jeżeli chce się utworzyć konto dla własnej firmy; lub
Sign up as a third party representative – jeżeli jest tzw. stroną trzecią (szczegóły w tekście powyżej w rozdziale „Nie musisz się odsłaniać”).
Kowalska wybiera opcję Sign up as a company i naciska ten napis. Tym samym wchodzi na stronę, na której podaje podstawowe informacje >patrz rysunek 1. Podaje własne dane oraz wybiera tam login i hasło dla kontaktów z systemem. Hasło musi zawierać przynajmniej osiem znaków, ale nie więcej niż 20, w co najmniej trzech różnych formach (np. duże i małe litery, cyfry, znaki niebędące ani literami, ani cyframi). Powinna mieć możliwość wyboru języka, w którym mają się wyświetlać napisy, ale dostępna jest tylko wersja angielska. Albo więc przechodzi przyspieszony kurs tego języka, albo pracuje z tłumaczem. Zwraca też uwagę na zabezpieczenia. Jednym z nich jest pytanie bezpieczeństwa, w tym wypadku imię zwierzęcia (można je wykorzystać do przywołania konta, gdy ktoś zapomni hasła). Drugim cyfry i litery napisane zniekształconymi czcionkami (patrz rysunek). Po wypełnieniu strony i zaakceptowaniu przez system naciska next.
Pojawia się kolejna strona, na której Kowalska wpisze informacje o firmie. Ponieważ nie ma identyfikatora utworzonego podczas pobierania oprogramowania IUCLID 5, to naciska napis encode your information i przechodzi do strony z danymi firmy.
Żeby to zrobić, powinna zaakceptować warunki korzystania z serwisu REACH-IT (jest to dość długi tekst, podany wyłącznie po angielsku). Niezależnie od tego, czy go zrozumie, czy nie, nie ma wyjścia, po prostu musi to zrobić. W tym celu naciska ikonkę – accept.
Na stronie wyświetla się unikatowy identyfikator (np. ECHA54f2f32 87kj). Firma zawsze będzie miała ten numer w kontaktach z ECHA i systemem REACH-IT. Przy wypełnianiu rubryk Kowalska ma obowiązek podać tylko te dane, przy których są pomarańczowe gwiazdki; wypełnianie pozostałych pól nie jest konieczne >patrzy rysunek 2. Warto jednak wiedzieć, o jakie dodatkowe informacje chodzi. D-U-N-S number jest nadawany przez jedną z firm w USA i stanowi potwierdzenie prowadzenia działalności i mało znany w Europie. Ponieważ Kowalska nie ma tego numeru, pozostawia puste pole.
Natomiast może wypełnić okno VAT number. Gdyby się na to zdecydowała, to podałaby numer NIP swojej firmy poprzedzony literami PL. Jednak po namyśle, na razie nie chce tego zrobić.
Nie może za to zapomnieć o podaniu wielkości swojej firmy zgodnie z przepisami ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Ponieważ jej przedsiębiorstwo jest małą firmą, wybiera small. Deklaruje przy tym, że informacja jest zgodna z unijnym przepisami (wdrożonymi w Polsce właśnie ustawą o swobodzie działalności gospodarczej).Od tego, jaką wielkość firmy wybierze, będą w przyszłości zależały opłaty rejestracyjne (chodzi o odłożoną w czasie tzw. pełną rejestrację chemikaliów).
Na kolejnej stronie Kowalska podaje dane dotyczące wysyłania w przyszłości faktur. Ponieważ w jej wypadku mają być to te same dane przedsiębiorstwa, które wpisywała wcześniej, to klika na ikonę same as company. Wybiera też język faktury. Wyjątkowo jest dostępna polska opcja, z czego skwapliwie korzysta.
Jeżeli zaś ktoś z zewnątrz prowadziłby finanse przedsiębiorstwa i na niego miałyby być adresowane faktury, to trzeba podać: nazwę firmy prowadzącej księgowość w pole oznaczone jako: Billing organization name, a także jej faks i dane adresowe (Billing adress). Strona z fakturą >patrzy rysunek 3.
Kiedy już Kowalska wypełni wszystkie potrzebne pola i naciśnie ikonkę next, wyskoczy jej strona z pełnymi danymi jej jako przedstawiciela firmy i samej firmy. Jeżeli zauważy błędy, to właśnie wtedy powinna je poprawić. System internetowy daje taką możliwość.
Na kolejnej stronie Kowalska może podać inne osoby przewidziane do kontaktu zarówno z agencją, jak i innymi przedsiębiorcami (przy rejestracji wstępnej można dodatkowo wskazać osoby niejako przypisane do poszczególnych substancji na potrzeby np. Wstępnego Forum Wymiany Informacji o Substancji), co ma znaczenie przede wszystkim w firmach, które muszą rejestrować wiele z nich. Podane w tym miejscu osoby nie mają dostępu do konta firmy (jednak przedstawiciele ECHA czy innych przedsiębiorstw mogą z nimi rozmawiać np. telefonicznie). Ponieważ firma Kowalskiej jest mała, nie skorzystała ona z tej możliwości.
Zanim Kowalska zarejestruje substancję, musi potwierdzić, że chodzi o taką, dla której można skorzystać z okresów przejściowych. Konkretnie deklaruje, że substancja, którą zgłasza do rejestracji wstępnej, jest zgodna z tym, o czym mówi art. 3 pkt 20 rozporządzenia REACH (przypominamy, że 31 maja zostało opublikowane sprostowanie zmieniające tę definicję). Po zadeklarowaniu tego wpisuje numer substancji chemicznej zgodnie z systemem CAS (Chemical Abstract Services) lub numer WE (wspólnotowy), stosowane powszechnie w branży chemicznej. Gdyby Kowalska nie znalazła numeru, to system internetowy daje inne możliwości wpisu wzoru chemiczny albo nazwy, którą należy podać po angielsku, żeby była jednoznacznie odczytana >patrzy rysunek 4.
Wpisanie jednej z tych informacji pozwala Kowalskiej po naciśnięciu ikonki search uzyskać wszystkie pozostałe dane z dostępnych na stronie wykazów. W jej przypadku chodzi o formaldehyd. Ważne jest, aby jednoznacznie określić substancję wstępnie rejestrowaną, bo będzie wtedy dostęp do danych kontaktowych wszystkich firm, które zarejestrowały wstępnie dokładnie tę samą substancję. Gdyby Kowalska chciała rejestrować wstępnie substancję wieloskładnikową i dodać jej kolejne składniki, to nacisnęłaby ikonkę Select consituent.
Po naciśnięciu next wyskakuje następna strona, na której podaje, ile formaldehydu sprowadza w ciągu roku i w związku z tym wybiera datę właściwej rejestracji >patrzy rysunek 5. W jej wypadku jest to dopiero 31 maja 2018 r.
Na tej stronie można też wskazać osobę do kontaktu na temat substancji. Z nią będą np. kontaktować się inne firmy sprowadzające takie same chemikalia.
Także tutaj można wskazać tzw. stronę trzecią (jeśli ktoś chce ukryć swoje dane kontaktowe). Robi się to, klikając na ikonkę Go to Third party representative section. Strona trzecia musi mieć już konto REACH-IT, trzeba bowiem wpisać jej identyfikator. Wtedy wyświetlą się dane kontaktowe strony trzeciej. Kowalska z tego nie skorzystała.
Kowalska wybrała okienko pozwalające otrzymywać informacje dotyczące formaldehydu.
Potem nacisnęła ikonkę Submit pre-registration. W ten sposób dokonała rejestracji wstępnej formaldehydu. Dostanie tego potwierdzenie. Na skrzynkę Kowalskiej (message box) w REACH-IT przyjdzie informacja, że przedłożyła dokumentację rejestracji wstępnej. Będzie tam też podany numer potwierdzający dokonanie przedłożenia informacji oraz numer potwierdzający rejestrację wstępną substancji.