Pracodawca, wskazując na to, że członkowie rady są równocześnie jego pracownikami, uznaje się za uprawnionego do przeglądania, sprawdzania czy przechowywania ich służbowej korespondencji. Odczytując jednak korespondencję służbową członka rady, pracodawca musi uważać. Chodzi o to, aby nie przekroczył granicy dopuszczalnej kontroli korespondencji służbowej skierowanej do członka rady jako pracownika. Przełożony nie ma jednak prawa kontrolować listów adresowanych do rady i poszczególnych jej członków występujących jako członkowie podmiotu przedstawicielskiego wybranego zgodnie z ustawą o informowaniu.

[ramka][b]Przykład [/b]

Pracodawca nie powinien otwierać korespondencji skierowanej do adresata: „Jan Kowalski, przewodniczący Rady Pracowników w X sp. z o.o.”. W takiej sytuacji Jan Kowalski występuje jako członek niezależnego podmiotu przedstawicielskiego, a nie jako pracownik pracodawcy.[/ramka]

Przypominam, że korespondencja prywatna jest mocno chroniona w polskim prawie. Art. 49 konstytucji gwarantuje wszystkim obywatelom ochronę tajemnicy komunikowania się. Ograniczyć ją można tylko w sytuacjach określonych w ustawie i w sposób w niej podany. Tajemnica komunikowania obejmuje nie tylko tradycyjne listy, ale również e-maile czy SMS-y. Ochrona tajemnicy komunikowania się dotyczy też prawa do porozumiewania się w dowolnej formie.

Tajemnica korespondencji jest chroniona także przez art. 267 kodeksu karnego. Przewiduje on, że „kto bez uprawnienia uzyskuje informację dla niego nieprzeznaczoną, otwierając zamknięte pismo, podłączając się do przewodu służącego do przekazywania informacji lub przełamując elektroniczne, magnetyczne albo inne szczególne jej zabezpieczenie, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch”. Jeśli więc wyraźnie został wskazany adresat – rada pracowników, to pracodawcy nie wolno podejmować jakichkolwiek działań mających na celu zapoznanie się z tak zaadresowaną wiadomością.

[ramka][b]Przykład [/b]

Pracodawca może zapoznać się z korespondencją skierowaną do członka rady tylko wtedy, gdy jest on również wskazany jako adresat wiadomości, np. „Jan Kowalski, X sp. z o.o.”. W takim wypadku Jan Kowalski występuje jako pracownik pracodawcy, a nie członek rady pracowników działającej u niego.[/ramka]

Nienaruszalność korespondencji skierowanej do członków rady wynika również pośrednio z [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=181671]ustawy z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (DzU nr 79, poz. 550)[/link]. Jej art. 15 stanowi, że przy wykonywaniu zadań rada pracowników może korzystać z pomocy osób mających specjalistyczną wiedzę. Jednocześnie, zgodnie z art. 14 ust. 3 ustawy o informowaniu, pracodawca powinien prowadzić konsultacje z radą z poszanowaniem jej interesów i w dobrej wierze. Stąd np. naruszanie przez szefa tajemnicy korespondencji rady z jej ekspertami mogłoby złamać zasadę prowadzenia konsultacji w dobrej wierze i z poszanowaniem interesów drugiej strony. Przygotowując się do konsultacji z pracodawcą, rada powinna mieć możliwość skorzystania z usług specjalistów (prawników, księgowych itp.) w sposób, który zapewni poszanowanie nienaruszalności opinii przekazywanych jej przez ekspertów.

Także przy listach do rady kierowanych w formie elektronicznej na adresy służbowe jej członków pracodawca nie jest zwolniony z przestrzegania tajemnicy korespondencji. W praktyce najlepiej zapewnić członkom rady jeden wspólny adres e-mailowy, np. rada.pracownikow@X.pl, który nie będzie kontrolowany przez informatyków pracodawcy. W ten sposób zapewni on poszanowanie tajemnicy korespondencji elektronicznej skierowanej do rady. Jednocześnie warto, np. w regulaminie pracy, generalnie wyłączyć możliwość wysyłania korespondencji prywatnej (również związanej z działalnością w radzie) ze służbowych e-maili z domeną pracodawcy.

Zapewnienie jednak radzie specjalnego adresu e-mailowego nie wyklucza stosowania automatycznej kontroli antywirusowej do korespondencji elektronicznej skierowanej do rady. Takie działanie nie narusza tajemnicy korespondencji, gdyż nie bada się treści e-maila, a jedynie jego stan techniczny. Ponadto kontrolę w takim wypadku przeprowadza zautomatyzowany program komputerowy, a nie człowiek.

[i]Autor jest prawnikiem, wspólnikiem w C&C Chakowski & Ciszek[/i]