Podziel się z radą wiedzą o firmie

Pod pojęciem informowania ustawa z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (DzU z 2006 r. nr 79, poz. 550, dalej ustawa) rozumie podawanie do wiadomości członków rady pracowników zagadnień dotyczących pracodawcy, które umożliwiłyby im zapoznanie się ze sprawą. Jeżeli chodzi o zakres udzielanych załodze informacji, ustawa jest niezwykle lakoniczna.

Pracodawca musi przekazać radzie informacje dotyczące:

- jego działalności i sytuacji ekonomicznej oraz przewidywanych w tym zakresie zmian,

- stanu, struktury i przewidywanych zmian zatrudnienia oraz działań mających na celu utrzymanie poziomu zatrudnienia,

- działań, które mogą powodować istotne zmiany w organizacji pracy lub podstawach zatrudnienia.

Oznacza to, że pracodawcy powinni zakomunikować załodze zarówno sprawy gospodarcze, jak i pracownicze. Mają przekazać jej informacje na temat polityki gospodarczej i finansowej przedsiębiorstwa oraz podstawowych zagadnień związanych z jego funkcjonowaniem i strukturą, jak też powiadomić o decyzjach dotyczących stosunków pracy czy statusu pracowniczego. Zagadnienia pracownicze ograniczono do spraw osobowych (z pominięciem spraw socjalnych oraz bhp), czyli problemów zatrudnienia oraz techniczno-produkcyjnych, jak organizacja czy metody pracy.

Co istotne, zakres obowiązku informacyjnego ogranicza także art. 16 ust. 2 ustawy. Szef nie musi więc udostępniać danych poufnych, czyli takich, których ujawnienie mogłoby, według obiektywnych kryteriów, poważnie zakłócić jego działalność albo narazić go na znaczną szkodę.

Pracodawcy muszą przekazywać informacje w razie jakichkolwiek przewidywanych zmian lub zamierzonych działań oraz każdorazowo na pisemny wniosek rady. W moim przekonaniu szef powinien ustalić z radą w porozumieniu dotyczącym procedury informacji i konsultacji, o którym mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, formę wniosku oraz termin na jego rozpatrzenie przez pracodawcę i udzielenie informacji.

Niezwłocznie po rozpoczęciu działalności przez radę pracodawca powinien podać jej dane o aktualnej sytuacji ekonomicznej przedsiębiorstwa, stanie i strukturze zatrudnienia. Dzięki temu przedstawiciele pracowników mają punkt odniesienia, aby następnie analizować przewidywane w tym zakresie zmiany.

Informacje przekazuje się w terminie, formie i zakresie umożliwiającym zapoznanie się ze sprawą, ich przeanalizowanie, a w niektórych sprawach także przygotowanie się do konsultacji. Zawiadomienie rady o zamiarze dokonania zmian lub podjęcia działań w sprawach zakładu ma poprzedzać te zamierzenia i zawierać kompletne informacje na ten temat.

Natomiast termin udostępniania informacji ma być dostosowany do okoliczności konkretnego przypadku, a nie ustalony ogólnie, bo stopień skomplikowania spraw firmy bywa różny. Rada musi mieć zapewniony odpowiedni czas nie tylko na zapoznanie się z przedstawionymi przez pracodawcę materiałami, ale i na ich przeanalizowanie, a w razie potrzeby także na skorzystanie z pomocy eksperckiej. Uważam, że pracodawca powinien określić w porozumieniu z radą maksymalny termin przekazywania informacji (np. nie później niż w ciągu 30 dni od powzięcia zamiaru dokonania zmian lub podjęcia określonych działań albo nie później niż 30 dni od dnia złożenia wniosku).

Najodpowiedniejszy sposób przedstawiania radzie danych to forma pisemna lub za pośrednictwem poczty elektronicznej czy nośników pamięci (np. płyt CD, DVD). Ze względów dowodowych pracodawcy powinni wybierać formę pisemną.

W razie ustnego przekazywania informacji szef może być narażony na zarzut, że nie wypełnił obowiązku informacyjnego w sposób umożliwiający przedstawicielstwu załogi przeprowadzenie odpowiednich badań, czy na zarzut utrudniania przeprowadzania konsultacji.

Ponadto szef musi przekazywać pełne i rzetelne informacje. Ich treść ma być zrozumiała także dla osób bez specjalistycznej wiedzy. W razie wątpliwości co do kompletności przekazywanych informacji pracodawca powinien pozytywnie rozpatrzyć wniosek rady o ich uzupełnienie, chyba że uzna bezzasadność takiego pisma lub nie ma technicznej możliwości go zrealizować. Wówczas jednak odmawia na piśmie (dla celów dowodowych). Radzie należy też zapewnić możliwość uzyskania wyjaśnień od osoby kompetentnej w firmie w dziedzinie objętej przekazanymi informacjami.

Na mocy art. 13 ust. 4 ustawy w sprawach dotyczących działalności i sytuacji ekonomicznej firmy oraz przewidywanych w tym zakresie zmian rada może przedstawić opinię. Jej przyjęcie wymaga zgody większości członków rady i tylko z zaakceptowanym w ten sposób stanowiskiem tego gremium pracodawca powinien się zapoznać. Każdemu z jego członków, który nie zgadza się z opinią, wolno przedstawić zdanie odrębne. Należy je przekazać pracodawcy. W odpowiedzi powinien on zaprezentować radzie swój punkt widzenia w opiniowanej sprawie. Zdecydowanie najlepszym rozwiązaniem byłoby wspólne spotkanie, podczas którego rada i pracodawca bezpośrednio wymienią poglądy, odpowiedzą na zadane pytania oraz wypracują zbieżne stanowiska.

Podstawowym zadaniem rady jest uzyskiwanie informacji po to, aby przekazywać je „w dół”. To w imieniu pracowników pozyskuje ona dane i prowadzi konsultacje z pracodawcą.

Mimo braku unormowania w tym zakresie należy przyjąć, że rada ma obowiązek przekazywać wiadomości załodze, z wyłączeniem poufnych. Uzasadnione jest przy tym, aby zasady przekazywania ich „w dół” regulowało porozumienie o warunkach informowania i konsultowania.