Bank nie wypyta o dane pracowników

Informacje w zakresie numeru telefonu, miejsca pracy, zajmowanego stanowiska czy wynagrodzenia pracownika należą do jego danych osobowych. Pracodawca jest administratorem danych osobowych pracownika i na nim ciąży obowiązek zgodnego z prawem przetwarzania tych danych.

[link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=16D1CDF3B583CA224197D55736998AEB?id=166335]Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.) [/link]w art. 36 ust. 1 wskazuje, że jednym z podstawowych obowiązków administratora danych osobowych jest zabezpieczenie tych danych przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym.

Firma nie ma więc prawa przekazywać jakichkolwiek danych osobowych zatrudnionego pracownikowi banku, który telefonuje do działu kadr w celu pozyskania informacji.

Pracodawca nie ma możliwości ustalenia tożsamości osoby, która zwraca się telefonicznie o udzielenie informacji w zakresie miejsca zatrudnienia albo numeru telefonu pracownika. Nie jest więc w stanie potwierdzić, że osoba telefonująca jest przedstawicielem banku.

[srodtytul]Tylko na pisemny wniosek[/srodtytul]

Zgodnie z art. 29 ustawy o ochronie danych osobowych udzielenie przez pracodawcę informacji w zakresie danych osobowych pracownika bankom może nastąpić wyłącznie na podstawie wniosku złożonego przez bank.

Wniosek ten musi być złożony na piśmie, a ponadto umotywowany, co oznacza wskazanie w sposób wiarygodny potrzeby posiadania danych przez bank. To jednak nie wszystko.

Wniosek musi też zawierać informacje umożliwiające wyszukanie w zbiorze żądanych danych osobowych pracownika oraz określać zakres tych danych, które mają być udostępnione bankowi. Wnioskodawca powinien też określić przyczynę złożenia wniosku oraz przeznaczenie danych.

Obecnie nie ma jednego obowiązującego wzoru wniosku o udostępnienie. Wcześniej wzór takiego wniosku zawarty był w rozporządzeniu wykonawczym do ustawy o ochronie danych osobowych obowiązującym w latach 1998 – 2004.

Rozporządzenie to zostało jednak uchylone i nie obowiązuje od 1 stycznia 2004 r., a ustawodawca nie wprowadził nowego wzoru, pomimo że aktualne regulacje ustawowe wymagają dla pozyskania danych osobowych złożenia wniosku w formie pisemnej.

Dlatego banki, sporządzając wniosek do pracodawcy o udostępnienie takich danych osobowych pracownika, jak np. stanowisko, miejsce pracy, numer telefonu, muszą ściśle stosować się do przepisów ustawy o ochronie danych osobowych. Dopiero na tak sporządzony wniosek pracodawca udziela odpowiedzi.

[srodtytul]Za złamanie zakazu grożą kary[/srodtytul]

Udostępnienie danych osobowych bez zgody pracownika stanowi naruszenie ustawy o ochronie danych osobowych i może prowadzić do odpowiedzialności karnej.

Zgodnie z art. 51 ustawy odpowiedzialność ponosi nie tylko ten, kto administrując zbiorem danych, udostępnia je osobom nieuprawnionym, ale również ten, kto umożliwia dostęp do tych danych.

Czyny takie zagrożone są grzywną, ograniczeniem wolności, a nawet karą do dwóch lat więzienia, a sprawa toczy się według przepisów [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=E7289B4DC720405E36F30D8C08541BF3?id=74999]kodeksu karnego[/link].

[srodtytul]Ryzykowna weryfikacja telefoniczna[/srodtytul]

Należy również podkreślić, że przewodniczący Komisji Nadzoru Bankowego w piśmie z 1 października 2004 r. (NB-BPN-I-077-15/05) zwrócił uwagę na ryzyko naruszenia przepisów ustawy o ochronie danych osobowych w związku z telefoniczną weryfikacją przez przedstawicieli banków danych o kredytobiorcy (pracowniku).

Powstaje przez to ryzyko odpowiedzialności za naruszenie ustawy po stronie pracodawcy, bo „w przypadku, kiedy problem dotyczy potwierdzania danych osobowych przez banki u pracodawców ich kredytobiorców, odpowiedzialność spoczywa na pracodawcach jako administratorach danych osobowych, a nie na bankach”.

[ramka][b]Uwaga [/b]

Ani ustawa o ochronie danych osobowych, ani prawo bankowe nie wskazują na rozmowę telefoniczną jako formę otrzymania informacji przez bank w zakresie danych kredytobiorcy pracownika.[/ramka]

[ramka][b]Musi być zgoda[/b]

Zanim firma wyśle odpowiedź do banku, powinna ustalić z pracownikiem, czy ten wyraża zgodę na udzielenie bankowi odpowiedzi, oraz upewnić się, czy bank działa za zgodą i wiedzą zatrudnionego.