Przygotowanie budżetu z ułatwieniami

Zaawansowane aplikacje analityczne, zwane też systemami Business Intelligence, do niedawna były wykorzystywane głównie przez wielkie korporacje. Teraz są używane także przez małe i średnie firmy.

Przydają się nie tylko szefom, lecz również pracownikom niższego szczebla do analizowania i kontrolowania działań operacyjnych. Umożliwiają podejmowanie decyzji biznesowych na podstawie aktualnych danych, co pozwala szybciej reagować na potrzeby rynku i ustrzec się przed porażką.

Firma analityczna Aberdeen Group zapytała w 2008 r. dyrektorów finansowych amerykańskich firm, dlaczego sięgają po rozwiązania analityczne.

42 proc. badanych jako najważniejszy powód podało chęć poprawienia dokładności budżetów. Dla 37 proc. było to przyspieszenie reakcji na zmianę uwarunkowań, dla 34 proc.

– skrócenie czasu budżetowania, zmniejszenie jego pracochłonności i kosztów. Wśród powodów wymieniano także potrzebę włączenia większej liczby decydentów w proces budżetowania (26 proc.) i zwiększenie przejrzystości budżetowania (18 proc).

Odpowiedzi polskich przedsiębiorców byłyby podobne, choć skala stosowania aplikacji analitycznych jest inna. W Europie i USA 95 proc. małych i średnich firm używa takich aplikacji przy budżetowaniu, w Polsce na razie nie więcej niż 20 proc.

[srodtytul]Popularny, ale nie zawsze najlepszy[/srodtytul]

Szefowie firm zastanawiają się nieraz, czy w ogóle potrzebują aplikacji analitycznych, skoro mają wdrożone systemy ERP, a do analizy danych stosują Excella.

Chociaż możliwości nowoczesnych systemów ERP w zakresie analityki czy raportowania są spore, trzeba pamiętać, że systemy te powstały w zupełnie innym celu. Służą przede wszystkim do rejestrowania zdarzeń gospodarczych. Automatyzują rutynowe procesy.

Na przykład koszty czynszu, energii elektrycznej i telefonów stacjonarnych doliczane są przez księgowość dopiero na początku przyszłego miesiąca i dla działu sprzedaży mogą być zupełnie niewidoczne.

Na rynku są dostępne różne substytuty aplikacji Business Intelligence. Najpopularniejszy jest Excell. Według badania przeprowadzonego przez CFO Magazyn Finansistów w 2004 roku 74 proc. amerykańskich firm używało do planowania i budżetowania arkuszy kalkulacyjnych.

Specjalne aplikacje analityczne były stosowane tylko przez 17 proc. firm, a 10 proc. wykorzystywało moduły w systemach ERP. Dziś sytuacja wygląda lepiej. Około 10 proc. przedsiębiorców korzysta z modułów ERP, 25 proc. przeszło na aplikacje analityczne. Nadal jednak ok. 65 proc. używa do analiz arkuszy kalkulacyjnych.

[srodtytul]Dużo danych – wielki problem[/srodtytul]

Gdy danych jest dużo, arkusz może nie wystarczyć. – Przyjmijmy, że struktura budżetu składa się z tysiąca elementów. Do każdego elementu jest przypisanych 12 okresów budżetowych. Wartości dotyczące każdego okresu są podawane według kilkunastu miar. A ponadto trzeba utworzyć pięć wersji danego budżetu.

Zbiór danych, które arkusz powinien zawierać, jest w takiej sytuacji ogromny. Jeżeli użytkownik chciałby dodatkowo wprowadzać dane na bardziej szczegółowym poziomie (np. z każdego dnia), możliwości arkusza mogą być niewystarczające – mówi Przemysław Adamczyk, analityk systemu TETA Controlling w TETA SA.

Największym problemem jest jednak to, że do danych wprowadzanych ręcznie do arkusza nie można mieć pełnego zaufania. Przyznaje to 80 proc. użytkowników. Kłopotliwe jest też uaktualnianie danych i budowa reguł przetwarzania.

Niemal 60 proc. użytkowników uważa, że przygotowanie arkuszy, modeli i raportów zajmuje zbyt dużo czasu. Na niezgodność i niemożliwość integracji z innymi systemami narzeka 20 proc. badanych. W integralność tak gromadzonych danych nie wierzy niemal 15 proc. użytkowników, a 10 proc. nie ufa planom i budżetom generowanym za pomocą arkuszy.

[b]– Firma, która opiera raportowanie wyłącznie na arkuszach kalkulacyjnych, musi się pogodzić z tym, że nigdy nie będzie miała całościowego wglądu w firmowe dane – mówi Michał Grochowski z Oracle.[/b]

[srodtytul]Od dużych systemów do modułów ERP[/srodtytul]

Kiedy wraz z rozwojem firmy liczba arkuszy i budowanych reguł szybko rośnie, warto pomyśleć o systemie Business Intelligence. Wybór jest duży. Na rynku dominują duże firmy informatyczne, takie jak SAP (wraz z przejętym w 2007 r. Business Object), SAS Institute, Oracle (wraz z firmą Hyperion przejętą w 2007 r.), IBM (plus Cognos przejęty także w 2007 r.) i Microsoft.

Obecnie nawet najwięksi producenci systemów analitycznych przygotowują produkty specjalnie dla małych i średnich firm. Jesienią zeszłego roku IBM wprowadził na rynek rozwiązanie IBM Cognos Express. Jest to kompleksowa platforma Business Intelligence zaprojektowana specjalnie z myślą o firmach średniej wielkości.

Istnieje też wiele mniejszych systemów, takich jak choćby Prophix i Targit oferowane przez Solemis Group. Aplikacje takie mają w swojej ofercie także krajowi dostawcy, m.in. Comarch, Controlling Systems, Asseco BS (rozwiązania Safo), TETA, Macrologic. Są one przeznaczone głównie dla średnich przedsiębiorstw. W wielu przypadkach są to po prostu moduły oprogramowania ERP.

Dostępne są też rozwiązania budowane w nowej technologii zwanej in-memory. Wszystkie operacje wykonywane są wtedy przez komputery. W ich pamięci gromadzony jest komplet potrzebnych danych. Gwarantuje to szybki i nieprzerwany dostęp do danych, ale wymaga większych zasobów pamięci i większych mocy obliczeniowych komputerów.

Technologia in-memory – dzięki temu, że wdrożenia są szybsze i tańsze – może się przyczynić do rozpowszechnienia narzędzi analitycznych w sektorze MSP, ale dopiero wówczas, gdy spadną ceny pamięci DRAM (Dynamic Random Access Memory). A zgodnie z przewidywaniami dopiero w 2012 r. gigabajt DRAM będzie kosztował mniej niż 10 dolarów. W Polsce system zbudowany w technologii in-memory, o nazwie QlikView, oferuje Hogart. Producentem jest firma QlikTech.

[srodtytul]Ucieczka od kosztów licencji[/srodtytul]

Firma może także zdecydować się na system analityczny open source, który można pobrać i dowolnie modyfikować bez żadnych opłat licencyjnych. Według analityków firmy Gartner z roku na rok podwaja się liczba takich wdrożeń. Popularne są m.in. takie systemy, jak: Jaspersoft Business Intelligence Suite Product firmy Jaspersoft Joins Open Source Software Institute oraz Pentaho BI Suite Enterprise Edition.

Używanie systemów open source wiąże się jednak z pewnym ryzykiem.

– To jest tak jak z open source w innych rozwiązaniach biznesowych. Wiele kosztów jest ukrytych. Firma, która wybierze takie rozwiązanie, musi wykazać się większą wiedzą informatyczną, wdrażać system samodzielnie lub skorzystać z pomocy kogoś, kto ma doświadczenie.

W tym drugim przypadku trzeba oczywiście zapłacić. Klient oszczędza jedynie na opłatach licencyjnych – mówi Ryszard Sadowski, prezes Solemis Group.

[ramka][b]Dostęp dla każdego pracownika[/b]

[b]Ryszard Sadowski prezes Solemis Group[/b]

System Business Intelligence (BI) jest naturalnym ukoronowaniem informatyzacji firmy. Łączy i pozwala analizować wszystkie informacje gromadzone w przedsiębiorstwie. Czerpie je z różnych systemów, a także z zewnętrznych źródeł.