Przepisy unijne, jak i wdrażające je szczegółowe regulacje polskie są w tym zakresie oczywiste. Duża firma, która otrzymała unijną dotację, konstruując budżet, musi zadeklarować nabywanie wyłącznie nowych środków trwałych. Jeżeli zatem w przedsiębiorstwie mają zostać zainstalowane maszyny, urządzenia, linie technologiczne, powinny być one kupione bezpośrednio od producenta.

W każdym razie muszą to być urządzenia nowe. Dla małych i średnich firm kryteria te są nieco złagodzone. Przepisy zezwalają także na to, aby przedmioty trwałe włączone do projektu były wcześniej używane.

Można je zatem nabyć np. od innej firmy, która już ich nie potrzebuje, ponieważ modernizuje swój zakład bądź zawiesiła działalność.

[srodtytul]Dodatkowe wymogi[/srodtytul]

Zakup używanych środków trwałych przy projektach współfinansowanych ze środków UE rządzi się jednak określonymi prawami. Przepisy regulujące zasady udzielania pomocy publicznej mogą narzucać pewne ograniczenia. Przykładowo w rozporządzeniu ministra rozwoju regionalnego regulującego zasady udzielania dotacji przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości z programu „Innowacyjna gospodarka” czytamy, że kosztem kwalifikowanym jest cena nabycia środków trwałych.

Jednocześnie nabywane środki trwałe muszą być nowe, z wyjątkiem tych nabywanych przez mikroprzedsiębiorcę, małego lub średniego przedsiębiorcę, przy czym:

- cena używanych środków trwałych nie przekracza wartości rynkowej określonej na dzień nabycia i jest niższa od ceny podobnych, nowych środków trwałych,

- sprzedający złoży oświadczenie określające zbywcę środków trwałych, miejsce i datę ich zakupu,

- w okresie siedmiu lat poprzedzających datę nabycia środków trwałych ich zakup nie był współfinansowany ze środków wspólnotowych ani z krajowych środków pomocy publicznej lub pomocy de minimis.

Podobne zapisy znajdziemy w innych tego typu aktach prawnych oraz krajowych i regionalnych instrukcjach w zakresie kwalifikowania wydatków. Szczególnie wytyczne przygotowywane samodzielnie przez władze wojewódzkie, a odnoszące się do poszczególnych programów operacyjnych, mogą się różnić co do szczegółów i być jeszcze bardziej restrykcyjne.

Wymienione wyłączenia wydają się dość oczywiste. Zakaz zakupu używanych środków trwałych, których wartość przekraczałaby cenę podobnych nowych produktów, ma oczywiście wymusić nabywanie nieużywanych produktów, a jednocześnie zapobiegać jawnym nadużyciom. Drugi wymóg nakłada obowiązek zdobycia oświadczenia od sprzedającego.

Musi on w nim wskazać, od kogo pierwotnie nabył dane urządzenie lub maszynę, kiedy to miało miejsce i gdzie. Jeżeli firma nie będzie dysponować takim dokumentem, w żadnym wypadku nie wolno jej włączyć takiego zakupu do wydatków kwalifikowanych projektu. Ostatni punkt trzeba poddać interpretacji. Wskazuje on bowiem, że nie wolno kwalifikować wydatków poniesionych na używany środek trwały, jeżeli w okresie siedmiu lat był on już przedmiotem dotacji.

Jednak mowa w nim jest o środkach unijnych i krajowych, a to rodzi dwie różne sytuacje.

[b]Przykład[/b]

Firma ABC otrzymała unijną dotację. Jednym z elementów projektu jest zakup używanej linii produkcyjnej. Ma trzy propozycje, dwie od firm polskich X i Y, jedną od firmy niemieckiej Z.

Po ich zbadaniu okazało się, że firma X pięć lat temu skorzystała z pomocy publicznej w postaci zwolnienia podatkowego na inwestycję, w ramach której nabyła tę linię.

Firma Y cztery lata temu uzyskała na zakup tej linii dotację ze środków unijnych.

Natomiast firma niemiecka nabyła ją dzięki pomocy publicznej uzyskanej od niemieckiego urzędu skarbowego (z niemieckich środków publicznych).

W tym przypadku ABC może nabyć używany środek trwały, ale tylko propozycja niemiecka będzie mogła być uwzględniona. Pozostałe nie spełnią kryteriów, ponieważ urządzenie w poprzednich siedmiu latach było przedmiotem dotacji, raz z polskich środków publicznych, w drugim przypadku ze środków wspólnotowych.

Wprawdzie w trzecim przypadku także wystąpiła pomoc, ale nie została ona udzielona ani z krajowych (czyli tu w rozumieniu: polskich), ani wspólnotowych pieniędzy.

[srodtytul]Innowacyjność[/srodtytul]

Jeżeli firma spełnia wskazane przesłanki, to co do zasady może nabyć używane środki trwałe i potraktować wydatki na nie poniesione jako kwalifikowane. Jednak to nie rozwiązuje wszystkich problemów i wątpliwości. Przede wszystkim inwestycje przedsiębiorców oceniane są głównie pod kątem innowacyjności (zarówno w programach krajowych, jak i regionalnych).

Ponadto każdy zakup zarówno środków trwałych, jak i robót budowlanych, wartości niematerialnych musi być niezbędny do osiągnięcia celów projektu. Jeżeli innowacyjność jest tak ważna, to jak przekonać urzędników i ekspertów oceniających projekty, że zakup używanych maszyn rzeczywiście jest posunięciem gwarantującym osiągnięcie takiego celu?

Oczywiście czasem może to być możliwe. Jednak trzeba się uzbroić w jeszcze silniejsze argumenty niż przy zakupie nowoczesnego i nieużywanego środka trwałego. Warto ten czynnik uwzględnić przy planowaniu inwestycji.

[srodtytul]Normy i standardy[/srodtytul]

Każdy środek trwały objęty dofinansowaniem musi odpowiadać wszystkim wymogom, standardom oraz spełniać normy unijne. O ile przy nowych urządzeniach, kupowanych bezpośrednio od producenta możemy mieć co do tego pewność (przynajmniej teoretycznie, ponieważ to jego obowiązkiem jest dostosować swoją produkcję do obowiązujących przepisów), to przy używanych maszynach sami musimy zweryfikować, czy spełniają one np. obowiązujące normy bezpieczeństwa.

Może się bowiem okazać, że w okresie, kiedy zostały wytworzone, standardy były łagodniejsze. A wówczas w trakcie kontroli przedsiębiorca zostanie wezwany do wypełnienia obowiązujących norm. Będzie się to oczywiście wiązało z kosztami modernizacji danego urządzenia (o ile w ogóle będzie to możliwe). Mogą one być wyższe od oszczędności osiągniętych w wyniku wyboru używanego zamiast nowego. W razie odmowy w czarnym scenariuszu można sobie wyobrazić decyzję o cofnięciu dotacji bądź nakazującą jej zwrot.

[ramka][b]Czasem kontrola może być ostrzejsza[/b]

Dla każdego programu operacyjnego istnieje odrębne tzw. uszczegółowienie oraz wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków. Istnieje prawdopodobieństwo, że narzucą one bardziej restrykcyjne reguły zakupu środków trwałych.

Przykładowo tzw. działanie 1.1 „Bezpośrednie wsparcie sektora mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw” programu świętokrzyskiego wyraźnie przewiduje, że używane środki trwałe wolno nabywać, ale jedynie mikroprzedsiębiorstwom. Małe i średnie muszą kupować wyłącznie nowe urządzenia i maszyny.[/ramka]