Program operacyjny „Kapitał ludzki” jest realizowany zarówno na poziomie krajowym, jak i w ramach tzw. komponentu regionalnego. Za wybór projektów szkoleniowych na pierwszym poziomie odpowiada Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości. Dofinansowania należy tutaj szukać w działaniu 2.1.1 „Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach”. Warunkiem ubiegania się o nie jest realizacja dużego projektu szkoleniowego, który spełnia łącznie dwa warunki:

- jest wart co najmniej 400 tys. zł,

- podlega wykonaniu w minimum dwóch województwach.

Dotyczy to przedsiębiorstw mających rozbudowaną strukturę (posiadających oddziały, filie) lub projektów realizowanych wspólnie przez konsorcjum firm. W pierwszej kolejności o wyborze projektu decyduje ocena formalna wniosku polegająca na sprawdzeniu między innymi, czy zainteresowany złożył go:

- we właściwej instytucji,

- w języku polskim,

- w odpowiedzi na konkurs,

- w określonym terminie,

- we właściwej wersji generatora wniosków,

- w wersji papierowej oraz wersji elektronicznej,

- w odpowiedniej liczbie egzemplarzy.

Ponadto urzędnik weryfikuje, czy:

- sumy kontrolne wersji papierowej i elektronicznej są zgodne,

- suma kontrolna na wszystkich stronach wersji papierowej jest identyczna,

- wersja papierowa jest kompletna (wydruk zawiera wszystkie strony),

- wnioskodawca wypełnił wszystkie pola,

- wniosek został opieczętowany i podpisany przez uprawnioną osobę lub osoby,

- do wniosku zostały dołączone wszystkie niezbędne załączniki oraz czy spełniają one wymogi formalne (podpisy uprawnionych osób, odpowiednie terminy ważności itp.).

W momencie składania wniosku przedstawiamy dokumenty obrazujące naszą sytuację materialną. Urzędnicy ocenią ją według kilku zasad. Zbadają przychody osiągnięte w ostatnim roku obrotowym oraz płynność finansową. Gdy wartość projektu nie przekroczy 1,2-krotności rocznych przychodów, tylko one podlegają sprawdzeniu. Jeżeli jednak wartość projektu waha się między 1,2- a 1,5-krotnością przychodów wnioskodawcy, urzędnicy zweryfikują dodatkowo płynność finansową. Jeszcze przed podpisaniem umowy o dofinansowanie trzeba dostarczyć załączniki, w tym:

- aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub innego właściwego rejestru (dotyczy projektodawcy i partnerów),

- zaświadczenia z ZUS i urzędu skarbowego o niezaleganiu z należnościami publicznoprawnymi (dotyczy projektodawcy i partnerów),

- upoważnienie do zawarcia umowy (dotyczy projektodawcy),

- pełnomocnictwo do reprezentowania wnioskodawcy,

- oświadczenie projektodawcy o kwalifikacji VAT,

- oświadczenie beneficjenta, że sprzęt amortyzowany lub kupowany w ramach cross-financingu nie był wcześniej finansowany ze środków dotacji publicznej (krajowej i wspólnotowej),

- oryginał lub poświadczoną za zgodność z oryginałem kopię umowy między partnerami,

- oświadczenie wnioskodawcy o posiadaniu struktur organizacyjnych w co najmniej dwóch województwach,

- życiorys kierownika projektu,

- program szkolenia, w tym strategia firmy w zakresie polityki szkoleniowej.

Wniosek o dofinansowanie przygotowujemy w elektronicznym generatorze, który znajdziemy na stronach Ministerstwa Rozwoju Regionalnego poświęconych funduszom unijnym: www.funduszestrukturalne.gov.pl. Aby z niego skorzystać, musimy mieć dostęp do Internetu, przeglądarkę (w wersji Internet Explorer 5.01 lub nowszej albo FireFox 2.0 lub nowszej) oraz program Acrobat Reader 7.0. Po wypełnieniu wniosku dokonujemy tzw. walidacji, czyli sprawdzenia, czy wszystkie dane wpisaliśmy poprawnie, a przede wszystkim czy wypełniliśmy wymagane pola. Następnie zapisujemy dane w formacie XML, tworzymy plik PDF i drukujemy wniosek. Równolegle składamy wersję elektroniczną zapisaną np. na płycie CD i papierową. Poruszanie się po aplikacji, która jest podzielona na siedem części, jest proste. Cały czas możemy korzystać z opcji pomocy, która podpowiada, co należy wpisać w poszczególnych polach i rubrykach. Wypełnianie wniosku powinno następować zgodnie z kolejnością wskazaną w nawigacji. Nie jest to jednak konieczne, ponieważ program daje możliwość powrotu w dowolnej chwili do pominiętych części. Częściowo wypełniony wniosek można również w każdej chwili zapisać i powrócić do jego sporządzania kiedy indziej.

Wniosek składa się z siedmiu części – zakładek:

- informacja o projekcie,

- beneficjent,

- charakterystyka projektu,

- oświadczenie,

- budżet,

- szczegółowy budżet,

- harmonogram.

W pierwszej zakładce wskazujemy m.in. numer działania, miejsce realizacji projektu, numer konkursu, tytuł projektu oraz okres realizacji projektu. Warto zaznaczyć, że wypełnienie tego ostatniego pola jest wymagane już na samym starcie prac z generatorem. Bez określenia tych danych nie przejdziemy bowiem do dalszych części. W zakładce beneficjent należy podać np. nazwę wnioskodawcy i jego status (osoba prawna, osoba fizyczna, fundacja, stowarzyszenie itp.), NIP, REGON, adres siedziby oraz osobę uprawnioną do podejmowania wiążących decyzji w imieniu projektodawcy. W części przeznaczonej na charakterystykę projektu opisujemy planowaną działalność, jej cel, grupę docelową i rezultaty projektu, jakie chcemy osiągnąć dzięki realizacji projektu. Ważne jest również opisanie, jak zamierzamy monitorować i badać te rezultaty oraz jak przyczynią się do realizacji głównego celu projektu. Zakładki budżet i szczegółowy budżet pozwalają na automatyczne wyliczenie danych wnioskodawcy. Wypełniając pola, określamy koszty dla każdego zadania realizowanego w ramach całego projektu, zaznaczając wydatki związane z tzw. cross-financingiem oraz deklarujemy kwalifikowalność bądź nie podatku VAT. W harmonogramie zaznaczamy, w ilu etapach zrealizujemy projekt i konkretnie wskazujemy miesiące wykonywania poszczególnych zadań.

Oprócz oceny formalnej wniosku o pomoc, obejmującej wymienione elementy, badane będą tzw. kryteria dostępu, czyli czy:

- wnioskodawca znajduje się w grupie uprawnionych podmiotów,

- grupa docelowa objęta projektem jest zgodna z założeniami programu,

- kondycja finansowa wnioskodawcy jest wystarczająca, aby zapewnić płynną realizację projektu,

- okres realizacji projektu nie przekracza pięciu lat,

- wartość projektu wynosi co najmniej 400 tys. zł,

- projekt nie jest sprzeczny z celami polityk horyzontalnych Unii,

- kwota pomocy publicznej z tytułu szkolenia uczestników będących pojedynczym przedsiębiorcą w ramach jednego projektu nie przekracza 2 mln euro,

- projekt ma charakter ponadregionalny (czy przedsiębiorstwo posiada struktury organizacyjne w co najmniej dwóch województwach),

- szkolenia są skierowane do jednej firmy lub zakładów zależnych (zgodnie z definicją zawartą w załączniku 1 do rozporządzenia WE nr 68/2001).