Aby wierzyciel mógł wziąć udział w postępowaniu upadłościowym lub restrukturyzacyjnym musi zostać wpisany na listę wierzytelności (przy upadłości) lub do spisu wierzytelności (przy restrukturyzacji), a tym samym zostać uznanym przez sąd za wierzyciela.
Wpis na listę wierzytelności w postępowaniu upadłościowym następuje w wyniku zgłoszenia wierzyciela. Z urzędu uwzględniane są niektóre wierzytelności: wynikające ze stosunku pracy, zabezpieczone rzeczowo (hipoteka i zastaw rejestrowy) oraz Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Oznacza to, że wierzyciel sam musi zadbać, aby jego wierzytelność znalazła się na liście i to w odpowiednim terminie. Jednak, aby to uczynić musi być świadomy wydania postanowienia o ogłoszeniu upadłości.
Uzyskać taką informację można na kilka sposobów. Przede wszystkim ustawodawca nałożył na sąd obowiązek obwieszczenia postanowienia o ogłoszeniu upadłości w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym". Przepisy przewidują stworzenie Centralnego Rejestru Restrukturyzacji i Upadłości, jednak ma on zacząć działać od 1 lutego 2018 r. Do tego czasu obwieszczenia będą zamieszczane w Monitorze.
Opublikowanie postanowienia o upadłości w Monitorze jest istotną czynnością, gdyż od dnia publikacji liczony jest termin na zgłoszenie wierzytelności przez wierzycieli. Termin ten wynosi trzydzieści dni, jednak nie oznacza to, że wierzyciel, który go nie dochowa, będzie wyłączony z postępowania. Wierzytelności można zgłaszać również po upływie tego terminu. W takim przypadku wierzyciel musi się jednak liczyć z tym, że czynności już dokonane w postępowaniu upadłościowym są skuteczne również wobec niego, zaś zgłoszenie nie ma wpływ na złożone już plany podziału. Jego uznaną wierzytelność uwzględnia się wówczas tylko w planach podziału funduszów masy upadłości sporządzonych po jej uznaniu.
Szybkie uzyskanie informacji o wszczętym postępowaniu upadłości jest istotne i w przypadku zaniedbania może prowadzić do utraty całości lub części roszczenia. Poza obwieszczeniem w Monitorze, informacja o upadłości ujawniana jest we właściwym rejestrze. W przypadku spółek prawa handlowego, które ujawnione są w Krajowym Rejestrze Sądowym, wszelkie wpisy zamieszczane są w nim z urzędu. Nie wymagają złożenia wniosku. Jak szybko informacje zostaną ujawnione w rejestrze, zależy od sprawności organów sądowych.
W przypadku osób prowadzących indywidualną działalność gospodarczą, ich dane ujawnione są w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, sąd ma obowiązek zgłosić informację o postanowieniu o ogłoszeniu upadłości nie później niż w terminie siedmiu dni roboczych.
O upadłości wierzyciel może dowiedzieć się też od komornika. Sąd samodzielnie powiadamia znane mu organy egzekucyjne prowadzące postępowania przeciwko upadłemu, a te powinny powiadomić wierzycieli, na wniosek których postępowanie wszczęto.
W przypadku postępowania restrukturyzacyjnego, umieszczenie w spisie wierzytelności wygląda inaczej. Co do zasady, spis wierzytelności sporządzany jest samodzielnie przez organ nadzorujący postępowanie na podstawie ksiąg rachunkowych dłużnika, innych jego dokumentów, wpisów w księgach wieczystych oraz rejestrach. Do obowiązków nadzorcy lub zarządcy sądowego należy zawiadomienie wierzycieli o otwarciu restrukturyzacji. Problem może powstać, gdy wierzyciel dysponuje wierzytelnością sporną. Jeżeli nie została ona ujawniona w księgach dłużnika, nadzorca sądowy nie będzie miał jak powziąć o niej informacji. W takim przypadku, jeżeli mamy do czynienia z postępowaniem układowym lub sanacyjnym, wierzyciel, którego wierzytelność nie została wpisana do spisu może zgłosić sprzeciw w terminie dwóch tygodni od dnia obwieszczenia w Monitorze, zgłaszając swoją wierzytelność.
Informacje o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego ujawniane są też w odpowiednich rejestrach z urzędu.
Przedsiębiorca powinien kontrolować nie tylko własne konta i sprawdzać, czy dłużnik uiścił należną kwotę, ale monitorować też wpisy w odpowiednim rejestrze. Jeżeli wierzyciel zweryfikuje dane dłużnika, dostrzeże odpowiedni wpis – do nazwy firmy dodany będzie zwrot „w upadłości" lub „w restrukturyzacji". Nazwą z takim dodatkiem dłużnik zobowiązany jest posługiwać się w obrocie.
—Kamil Matyśkiewicz, radca prawny w Kancelarii Prawno-Podatkowej Mariański Group
