Rz: Jakie najczęściej błędy popełniają pracodawcy, dyscyplinując pracowników?
Joanna Torbé: Pracodawcy są coraz bardziej świadomi praw swoich i tych, które muszą zagwarantować zatrudnionym. Pracownicy często nie dostrzegają, że przestrzeganie dyscypliny pracy należy do ich obowiązków, i to podstawowych. Pracodawca ma więc prawo ich dyscyplinować. Wbrew częstemu przekonaniu w zakładzie pracy nie musi być przyjaznej i miłej atmosfery. Przełożony ma prawo kierować do załogi uwagi dotyczące dyscypliny pracy, np. zbyt długiego korzystania z przerw śniadaniowych czy przebywania w palarni. Nie musi, a nawet nie powinien, wykazywać zainteresowania sprawami prywatnymi pracowników, więc oczekiwanie od pracodawcy współczucia czy szczególnego zainteresowania np. stanem zdrowia nie powinno stanowić podstawy do formułowania jakichkolwiek zarzutów wobec niego. Prywatnych spraw, nawet trudnych czy tragicznych, pracownik nie powinien przenosić na grunt służbowy. Są to kwestie pozaprawne. Pracodawca ma zatem prawo wymagać, aby zatrudnieni byli skupieni na swoich obowiązkach i pracowali jak najwydajniej, ma prawo oczekiwać perfekcji i egzekwować.
Gdzie jest granica tych uprawnień pracodawcy?
Wymagania mogą być wysokie, a krytyka musi być rzeczowa i uzasadniona. Nie wolno pracowników nękać, zastraszać, podejmować działań, które na tle zespołu by ich ośmieszały, poniżały czy prowadziły do wyeliminowania z zespołu. Nie wolno też stosować kar, które nie są przewidziane w kodeksie pracy. Krytyka pracownika powinna być nakierowana na wykonywaną pracę, a nie na jego cechy. Nie wolno też podważać kompetencji zawodowych. Jeżeli chcemy skrytykować pracę lub określone zachowanie podwładnego, lepiej zrobić to w odosobnieniu, przy osobie, która ma kompetencje do przetwarzania danych osobowych. Do zespołu można natomiast skierować ogólny komunikat np. dotyczący punktualności. Trzeba też pamiętać, aby pozwolić pracownikowi zabrać głos – każdy ma prawo do obrony.
Czy rozmowa dyscyplinująca polega tylko na tym, że pracodawca wyłuszczy swoje uwagi, a pracownik zapewni o poprawie?
Stopień sformalizowania rozmowy z pracownikiem może być różny – zależy on od rodzaju przewinienia, stanowiska zajmowanego przez tę osobę oraz celu, jaki chce osiągnąć pracodawca. Może to być zwykła rozmowa polegająca na wymianie zdań i przekazaniu podwładnemu uwag. W takiej sytuacji warto też pokazać pracownikowi pozytywne aspekty, z których jesteśmy zadowoleni. Jeżeli pracodawca chce nałożyć na podwładnego karę porządkową, to rozmowa musi przybrać bardziej sformalizowaną formę, tzw. wysłuchania, które poprzedza podjęcie decyzji pracodawcy o nałożeniu sankcji. Tutaj dość często zdarza się, że pracodawca przychodzi na wysłuchanie pracownika z już podpisanym oświadczeniem o nałożeniu kary. To poważny błąd.
Czy fakt odbycia takiej rozmowy dyscyplinującej wolno lub wręcz należy udokumentować w celach np. dowodowych?
To nie jest łatwe pytanie. Sąd Najwyższy wskazuje, że sporządzanie zarówno „pism ostrzegawczych" jak i notatek należy uznać za praktykę niedopuszczalną, ponieważ prowadzi ona do obchodzenia regulacji o nakładaniu kar porządkowych (I PK 105/10, I PK 222/10). Trzeba jednak odróżnić tego rodzaju pismo od różnych form dokumentowania nieprawidłowego wykonywania pracy. Tytułem przykładu można przywołać wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie z 27 marca 2013 r. (I ACa 179/13), w którym wskazano, że sporządzenie przez osobę kierującą zespołem pracowników notatki służbowej powiadamiającej pracodawcę o fakcie nieusprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy nie może być traktowana jako działanie naruszające dobra osobiste tego pracownika. Moim zdaniem wszystko zależy od okoliczności i formy, jaką przyjmiemy. Na pewno pracodawca powinien posiadać materiał dowodowy potwierdzający, że nałożenie kary czy rozwiązanie umowy o pracę było uzasadnione. W praktyce częściej w procesach sądowych spotykamy się z dowodami osobowymi (zeznania świadków) lub dokumentami czy korespondencją e-mailową. Notatki służbowe pojawiają się najczęściej jako sposób udokumentowania spotkania, na którym rozwiązano z pracownikiem umowę o pracę – są często przydatnym dowodowo dokumentem.
—not. j.kal.
