W rozmowie z pracownikiem też można popełnić błędy

Stopień sformalizowania rozmowy z pracownikiem może być różny – zależy on od rodzaju przewinienia, stanowiska zajmowanego przez tę osobę oraz celu, jaki chce osiągnąć pracodawca. Może to być zwykła rozmowa polegająca na wymianie zdań i przekazaniu podwładnemu uwag. W takiej sytuacji warto też pokazać pracownikowi pozytywne aspekty, z których jesteśmy zadowoleni. Jeżeli pracodawca chce nałożyć na podwładnego karę porządkową, to rozmowa musi przybrać bardziej sformalizowaną formę, tzw. wysłuchania, które poprzedza podjęcie decyzji pracodawcy o nałożeniu sankcji. Tutaj dość często zdarza się, że pracodawca przychodzi na wysłuchanie pracownika z już podpisanym oświadczeniem o nałożeniu kary. To poważny błąd.

Czy fakt odbycia takiej rozmowy dyscyplinującej wolno lub wręcz należy udokumentować w celach np. dowodowych?

To nie jest łatwe pytanie. Sąd Najwyższy wskazuje, że sporządzanie zarówno „pism ostrzegawczych" jak i notatek należy uznać za praktykę niedopuszczalną, ponieważ prowadzi ona do obchodzenia regulacji o nakładaniu kar porządkowych (I PK 105/10, I PK 222/10). Trzeba jednak odróżnić tego rodzaju pismo od różnych form dokumentowania nieprawidłowego wykonywania pracy. Tytułem przykładu można przywołać wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie z 27 marca 2013 r. (I ACa 179/13), w którym wskazano, że sporządzenie przez osobę kierującą zespołem pracowników notatki służbowej powiadamiającej pracodawcę o fakcie nieusprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy nie może być traktowana jako działanie naruszające dobra osobiste tego pracownika. Moim zdaniem wszystko zależy od okoliczności i formy, jaką przyjmiemy. Na pewno pracodawca powinien posiadać materiał dowodowy potwierdzający, że nałożenie kary czy rozwiązanie umowy o pracę było uzasadnione. W praktyce częściej w procesach sądowych spotykamy się z dowodami osobowymi (zeznania świadków) lub dokumentami czy korespondencją e-mailową. Notatki służbowe pojawiają się najczęściej jako sposób udokumentowania spotkania, na którym rozwiązano z pracownikiem umowę o pracę – są często przydatnym dowodowo dokumentem.

—not. j.kal.