Pracodawcy bardzo często stosują w swych zakładach różnorodne procedury regulujące zasady postępowania w określonych sytuacjach. Część z nich ma charakter obowiązkowy, gdyż są one niezbędnym elementem regulaminu pracy bądź układu zbiorowego. Odnosi się to np. do zasad przebywania pracowników na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenia pracowników w narzędzia i materiały, sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy czy też usprawiedliwiania nieobecności (art. 1041 kodeksu pracy). Pracodawcy coraz częściej jednak decydują się na wprowadzanie także dodatkowych procedur, które – co prawda – nie są wyraźnie nakazane przez przepisy prawa, jednakże znacznie ułatwiają organizowanie pracy i egzekwowanie pracowniczych obowiązków. Ustalając ich treść, pracodawcy powinni jednak pamiętać, iż nie mogą one być mniej korzystne dla pracowników od przepisów prawa pracy.
Regulaminy ogólne
Dodatkowe wewnętrzne procedury mogą zostać włączone do treści regulaminu pracy lub układu zbiorowego pracy jako integralna ich część. Częściej jednak – z uwagi na rozbudowaną postać – przyjmują one formę odrębnych regulacji wewnątrzzakładowych. Przykładem tego typu aktów są dokumenty regulujące sposoby wykorzystywania przez pracowników mienia pracodawcy (np. regulaminy korzystania z samochodów służbowych do celów pracowniczych i celów prywatnych, regulaminy korzystania z telefonów i komputerów służbowych, procedury rozliczania podróży służbowych, procedury weryfikowania trzeźwości pracowników itp.). Wprowadzenie tego typu dodatkowych regulacji jest często alternatywą dla zawierania z każdym z pracowników odrębnej umowy dotyczącej danego aspektu pracy (np. wykorzystywania samochodu do celów prywatnych pracownika). Uregulowanie danej tematyki w ogólnym regulaminie – zamiast w indywidualnej umowie – znacznie ułatwia działalność pracodawcy. W razie konieczności wprowadzenia jakichkolwiek zmian w tym akcie będzie się to odbywało w trybie właściwym dla zmian regulaminów, co w sposób automatyczny obejmie wszystkich pracowników, do których dana procedura ma zastosowanie. Uregulowanie danych zasad postępowania w indywidualnych umowach wiąże się natomiast z wymogiem zawierania odrębnych aneksów do każdego z tych kontraktów w przypadku chęci zmiany któregokolwiek z ich postanowień.
Uprawnienia zarządu
Istotną kwestią – decydującą o skuteczności danego aktu względem pracowników – jest jego podpisanie przez podmiot uprawniony do działania w imieniu pracodawcy. Krąg osób uprawnionych do reprezentacji pracodawcy określa art. 31 kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem „§ 1. Za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba. § 2. Przepis § 1 stosuje się odpowiednio do pracodawcy będącego osobą fizyczną, jeżeli nie dokonuje on osobiście czynności, o których mowa w tym przepisie".
W świetle art. 201 § 1 kodeksu spółek handlowych w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością prawo do prowadzenia spraw spółki i reprezentowania jej na zewnątrz przysługuje zarządowi. W związku z tym w przypadku pracodawców będących spółkami z ograniczoną odpowiedzialnością organem uprawnionym do ustalenia i wprowadzenia wewnętrznej procedury będzie zarząd. Jeżeli zarząd jest wieloosobowy, to sposób reprezentacji spółki przy podpisywaniu tego typu dokumentów będzie określała umowa spółki. Ponadto należy pamiętać, że regulacje spółki (np. regulamin zarządu) bardzo często kwalifikują wprowadzenie danej procedury bądź regulaminu jako tzw. sprawę przekraczającą zakres zwykłych czynności. W takim przypadku do wdrożenia danego aktu wewnątrzzakładowego dodatkowo konieczne będzie uprzednie podjęcie uchwały zarządu, w której organ ten wyrazi zgodę na przyjęcie do stosowania określonej procedury. Z art. 208 § 3 k.s.h. wnika bowiem, że każdy członek zarządu może prowadzić bez uprzedniej uchwały zarządu jedynie sprawy nieprzekraczające zakresu zwykłych czynności spółki. W świetle § 4 wyżej wskazanego przepisu uchwała zarządu będzie potrzebna także w razie sprzeciwu choćby jednego członka zarządu wyrażonego przed załatwieniem danej sprawy (przed wdrożeniem danej procedury).
Osoby wyznaczone
Art. 3 [1] kodeksu pracy wprowadza możliwość wyznaczenia także innych podmiotów niż zarząd, które będą uprawnione do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy, w tym do podpisywania wewnętrznych regulaminów i procedur. Przepis ten stwierdza bowiem, że czynności z zakresu prawa pracy mogą być wykonywane również przez „inną wyznaczoną osobę". Podmiotem tym może być np. kierownik działu lub dyrektor generalny. Oznacza to, że reprezentacja spółki z o.o. w sprawach z zakresu prawa pracy może być inna niż w sprawach o charakterze cywilnym. Wyznaczenie danej osoby do podpisania określonej procedury może przyjąć postać udzielenia przez zarząd pełnomocnictwa. Upoważnienie do wykonywania tego typu czynności może wynikać także z postanowienia umowy spółki lub z aktów wewnątrzzakładowych, np. regulaminu pracy lub układu zbiorowego pracy. Orzecznictwo sądowe dopuszcza także, aby krąg osób uprawnionych do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy wynikał ze zwyczaju występującego w zakładzie pracy. Potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z 10 czerwca 2014 r. (II PK 207/13). Zgodnie z nim „w stosunkach pracy sposób reprezentowania spółki może odmiennie regulować także zakładowy akt normatywny prawa pracy (art. 9 k.p.), a nawet utrwalona praktyka jednoosobowego dokonywania czynności prawnych z zakresu prawa pracy przez wyznaczoną osobę zwyczajowo do tego upoważnioną (art. 3 [1] i 18 k.p. oraz art. 60, 65 i 354 k.c. w związku z art. 300 k.p.). Regulacjom tym należy przyznać pierwszeństwo, jeżeli odnoszą się do sfery prawa pracy chroniącej działającego w dobrej wierze pracownika, który przestrzega zobowiązań prawa pracy".
—Katarzyna Michalak-Oleszczuk
Katarzyna Michalak-Oleszczuk, adwokat Kancelaria Radców Prawnych i Adwokatów Nowakowski i Wspólnicy sp.k.
Przepisy prawa nie regulują zasad wprowadzania w zakładach pracy dodatkowych wewnętrznych procedur. Kodeks pracy odnosi się w tym zakresie jedynie do regulaminu pracy, wynagradzania czy też układu zbiorowego pracy. Nie ma jednak przeszkód, aby przy wdrażaniu tych dodatkowych aktów stosować analogiczne zasady. Najważniejszą regułą, która powinna obowiązywać przy wprowadzaniu wewnętrznych regulacji, jest umożliwienie pracownikom zapoznania się z ich treścią. W tym celu przed wejściem w życie danej procedury pracodawca powinien udostępnić ją załodze w sposób przyjęty w danym zakładzie pracy (np. wywieszając dokument na tablicy ogłoszeń, publikując w wewnętrznej sieci typu extranet czy rozsyłając go do wszystkich pracowników e-mailem).
