Kwestionariusz osobowy inny dla pracownika, inny dla kandydata do pracy

To, czego może żądać pracodawca od kandydata do pracy i pracownika, wynika z:

- art. 22

1

kodeksu pracy i

- rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm., dalej: rozporządzenie).

Kodeks pracy wskazuje na zdecydowanie mniej danych, które musi podać kandydat do pracy i pracownik, niż wymaga rozporządzenie. Tymczasem pracodawca musi jasno i zgodnie z prawem określić kryteria i zakres potrzebnych mu informacji dla obu tych grup.

Niespójności nie usunięto przy okazji nowelizacji rozporządzenia (z 10 listopada 2015 r., DzU z 2015 r., poz. 2005) i zamieszczonego w nim wzoru umowy o pracę. Wiązało się to z wejściem w życie 22 lutego 2016 r. nowelizacji kodeksu pracy z 25 czerwca 2015 r. (DzU z 2015 r., poz. 1220). Dlaczego przy tej okazji nie uaktualniono wymaganych druków?

Skąd wiedza

W postępowaniu rekrutacyjnym pracodawca określa m.in. kryteria doboru oraz dokumenty wymagane do naboru. Wśród tych najczęściej potrzebnych są: życiorys, list motywacyjny, oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych dla celów rekrutacji czy o niekaralności za przestępstwa popełnione umyślnie oraz kwestionariusz osobowy.

Życiorys pozwala szybko zobrazować dotychczasowy przebieg pracy zawodowej kandydata i jego dodatkowe umiejętności czy zainteresowania. Pracodawca nie sięgnie do załączonych dokumentów potwierdzających doświadczenie zawodowe, np. poprzednich świadectw pracy, jeśli nie zachęci go do tego informacja zawarta w CV. Liczy się więc to, co przyszły pracownik napisze zarówno w życiorysie, jak i w liście motywacyjnym.

To on przybliża przyszłemu pracodawcy, dlaczego kandydat chce podjąć pracę właśnie w tej firmie. List stanowi więc swego rodzaju zachętę do wybrania tego, kto umie „trafić" do pracodawcy, np. używając argumentacji skłaniającej do zatrudnienia. Może też wskazać korzyści wynikające z jego przyjęcia. Dlatego list motywacyjny powinien zawierać najmocniejsze strony kandydata, wskazywać największe osiągnięcia zawodowe i najważniejsze umiejętności.

Zazwyczaj pracodawca żąda też wypełnienia kwestionariusza osobowego od osoby starającej się o przyjęcie do pracy, a także od pracownika.

Dane o kandydacie z kodeksu...

Osobę ubiegającą się o etat przyszły szef ma prawo prosić, aby podała podstawowe dane jej dotyczące stosownie do art. 22

1

§ 1 k.p.

Obejmuje to:

- imię i nazwisko,

- imiona rodziców,

- datę urodzenia,

- miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

- informację o wykształceniu,

- informacje o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

...i z rozporządzenia

Zgodnie natomiast z § 1 rozporządzenia pracodawca może domagać się od aplikującego złożenia:

- wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,

- świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,

- dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,

- świadectwa ukończenia gimnazjum – u osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,

- orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,

- innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Kwestionariusz dla kandydata może wskazywać dokumenty potwierdzające jego umiejętności, dodatkowe wykształcenie czy osiągnięcia zawodowe, inne świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy czy inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia w innych latach niż rok aplikowania. Wolno mu także ujawnić papiery, które stanowią podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy, np. orzeczenie o stopniu niepełnosprawności czy o honorowym dawstwie krwi.

Rozporządzenie dotyczy zatrudniających osoby na różnych podstawach stosunku pracy. Tak uznał Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 3 kwietnia 2000 r. (II SA 2165/99).

W formularzu powinna się też znajdować klauzula o zgodności podanych danych z dokumentem tożsamości. Tak wypełniony kwestionariusz podpisuje osoba aplikująca o zatrudnienie, wskazując datę i miejsce sporządzenia informacji >> patrz ramka 1.

Pracownik w ustawie...

Od już zatrudnionej osoby pracodawca może żądać podania tych samych danych osobowych co od kandydata, a także dodatkowych informacji. Obejmują one imiona i nazwiska oraz daty urodzenia jego dzieci, jeżeli etatowiec chce korzystać ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Pracownik ujawnia też numer PESEL nadany przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).

Pracodawca może też domagać się podania innych danych, jeżeli obowiązek ich ujawnienia wynika z odrębnych przepisów. W zakresie nieuregulowanym do danych osobowych stosuje się przepisy o ich ochronie.

Uwaga! Choć szef ma prawo wziąć od pracownika informacje związane ze stanem rodzinnym, to takich danych nie wolno mu domagać się od kandydata do pracy, czyli ubiegającego się o zatrudnienie.

...i w formularzu

Z kolei kwestionariusz osobowy dla pracownika z rozporządzenia zawiera takie informacje jak jego imię i nazwisko, numer ewidencyjny PESEL, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, stan rodzinny (imiona i nazwiska dzieci wraz z datą urodzenia), przebieg dotychczasowego zatrudnienia, stosunek do powszechnego obowiązku obrony (m.in. ze stopniem wojskowym, numerem książeczki wojskowej). Wskazuje też osobę, którą należy powiadomić w razie wypadku (dane z telefonem).

Kwestionariusz osobowy dla pracownika zawiera też pozycję NIP – numer identyfikacji podatkowej. Tymczasem obecnie wystarczy podać numer PESEL, o którym też mowa w art. 22

1

§ 2 k.p.).

Formularz z rozporządzenia zawiera także klauzulę o zgodności wykazanych danych z dokumentem tożsamości. Pracownik podpisuje kwestionariusz, opatrując datą i miejscem sporządzenia informacji >> patrz ramka 2.

Świadectwa do wglądu

Dane udostępnia się pracodawcy w formie oświadczenia składanego przez osobę, której dotyczą. Ponadto szef może domagać się udokumentowania danych wskazanych osób, np. dzieci. Pracownik przedstawia dokumenty w oryginale do wglądu, a pracodawca może sporządzić ich odpisy czy kserokopie i uwierzytelnia je (świadectwa pracy, dokumenty stwierdzające posiadane uprawnienia).