Zakładanie firmy - od kiedy trzeba płacić składki na ZUS

Zakładając firmę jednoosobową, czyli działalność gospodarczą w formie indywidualnej, początkujący przedsiębiorca musi dopełnić formalności związanych z rejestracją firmy, sprawami podatkowymi czy organizacyjnymi. Ma także obowiązki wobec ZUS, gdyż podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu. Nie ubywa ich, gdy początkujący biznesmen zawiesza lub wznawia działalność.

Obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym podlegają osoby fizyczne, które na obszarze Polski prowadzą pozarolniczą działalność oraz z nimi współpracują. Natomiast ubezpieczenie wypadkowe jest obligatoryjne dla podlegających ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Jedynie ubezpieczeniu chorobowemu osoby te podlegają dobrowolnie na swój wniosek w myśl art. 11 ust. 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 121 ze zm., dalej ustawa o sus).

ZASADA 1. Ważniejsze działanie niż wpis

Dniem, w którym u przedsiębiorcy powstaje obowiązek ubezpieczeń społecznych, jest ten, w którym faktycznie rozpoczął wykonywanie działalności gospodarczej. Ważne jest właśnie „faktyczne" wykonywanie działalności, a nie data wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej czy inne okoliczności >patrz ramka z orzecznictwem.

W piśmie z 27 stycznia 2005 r. (FUu 400-321/04) ZUS stwierdził, że decydujące znaczenie dla istnienia obowiązku ubezpieczeń ma faktyczne prowadzenie działalności gospodarczej, a nie tylko posiadanie uprawnień do jej prowadzenia. W praktyce bowiem okres faktycznego prowadzenia działalności gospodarczej może się nie pokrywać z okresem wyznaczonym datą wskazaną we wpisie do ewidencji działalności gospodarczej jako data rozpoczęcia wykonywania działalności oraz datą wykreślenia wpisu z tej ewidencji. Zdarza się, że działalność nie jest w ogóle podejmowana mimo uzyskania wpisu do ewidencji bądź rozpoczyna się ją ze znacznym opóźnieniem, np. z powodu zdarzeń losowych.

W innym stanowisku ZUS wskazał, że osoba, która figuruje w ewidencji działalności gospodarczej, lecz faktycznie nie rozpoczęła jej wykonywania, nie podlega ubezpieczeniom społecznym. Wreszcie w piśmie z 1 marca 2013 r. (DI/100000/451/1434/ 2013) ZUS wskazał m.in., że momentem powstania obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym i opłacania na nie składek jest faktyczne podjęcie działalności gospodarczej, a nie data samego wpisu działalności gospodarczej do odpowiedniego organu ewidencyjnego czy data nadania numeru NIP.

ZASADA 2. Kto podlega ubezpieczeniom

Dla przedsiębiorców podstawowa zasada wynika z art. 13 pkt 4 ustawy o sus. Obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, chorobowemu i wypadkowemu podlegają osoby fizyczne w okresach:

- prowadzenia pozarolniczej działalności od dnia rozpoczęcia jej wykonywania do dnia jej zaprzestania,

- z wyłączeniem jednak okresu, na który wykonywanie działalności zawieszono na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej.

Skoro podleganie obowiązkowi ubezpieczenia społecznego jest pochodną prowadzenia (wykonywania) działalności gospodarczej, a nie wpisu w ewidencji, to przymusowi ubezpieczenia nie podlega ten, kto:

- mimo zgłoszenia działalności gospodarczej do ewidencji i uzyskania stosownego wpisu nie podjął jej z różnych przyczyn,

- mimo faktycznego niewykonywania działalności gospodarczej po jej podjęciu jest wpisany do ewidencji, gdyż nie zgłoszono zawiadomienia o zaprzestaniu prowadzenia tej działalności.

ZASADA 3. Ubezpieczenie zdrowotne też musi być

Okres, w którym przedsiębiorca podlega obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego jest zbieżny z tym, w którym jest on objęty obowiązkiem ubezpieczeń społecznych. Wymóg ubezpieczenia zdrowotnego przedsiębiorcy powstaje zatem i wygasa w terminach określonych w ustawie o sus.

Ponadto z art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. c ustawy z 17 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn. DzU z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.) wynika, że przedsiębiorca nie podlega obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego w okresie, na który zawiesił wykonywanie działalności gospodarczej zgodnie z ustawą o działalności gospodarczej.

ZASADA 4. Pauza dopuszczalna

Przedsiębiorca może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej od miesiąca do 24 miesięcy. Jednak uprawnienie to dotyczy tylko przedsiębiorców, którzy nie zatrudniają pracowników w rozumieniu kodeksu pracy.

Jednocześnie jednak art. 14a ust. 1a–1c ustawy o swobodzie działalności gospodarczej z 2 lipca 2004 r. (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 584 ze zm., dalej ustawa o swobodzie działalności) precyzuje, że:

- jeżeli okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej obejmuje wyłącznie pełny miesiąc luty roku kalendarzowego, za minimalny okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przyjmuje się liczbę dni lutego przypadającą w tym roku kalendarzowym,

- okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej może być oznaczony w dniach, miesiącach albo miesiącach i dniach,

- do obliczania okresu zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej stosuje się przepisy kodeksu postępowania administracyjnego.

Mimo zawieszenia działalności przedsiębiorca może jednak wykonywać pewne czynności. Art. 14a ust. 4 ustawy o swobodzie działalności zezwala mu na:

- wykonywanie wszelkich czynności niezbędnych do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,

- przyjmowanie należności lub regulowanie zobowiązań powstałych przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej,

- zbywanie własnych środków trwałych i wyposażenia,

- uczestniczenie w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed zawieszeniem wykonywania działalności gospodarczej,

- wykonywanie wszelkich obowiązków nakazanych przepisami,

- osiąganie przychodów finansowych, także z działalności prowadzonej przed zawieszeniem wykonywania działalności gospodarczej,

- poddanie się kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą.

ZASADA 5. Ruch biznesmena

Gdy zachodzi konieczność zawieszenia działalności gospodarczej, potrzebny jest do tego pierwszy krok przedsiębiorcy.

Postępowanie z wnioskiem o zawieszenie działalności:

- składa się w organie ewidencyjnym (urząd miasta/gminy),

- nie trzeba odwiedzać ZUS, aby dopełnić formalności związanych też z podleganiem ubezpieczeniom społecznym (zdrowotnemu), ponieważ ZUS dopełni za przedsiębiorcę określonych prawem czynności.

Na podstawie otrzymanej z organu ewidencyjnego (czyli urzędu miasta/gminy) informacji o zawieszeniu działalności przez przedsiębiorcę ZUS sporządzi z urzędu formularze:

- ZUS ZWPA – wyrejestrowanie płatnika składek, ale z wyłączeniem sytuacji, gdy płatnik nadal zatrudnia osoby w zakresie dopuszczalnym ustawą o swobodzie działalności, za które ma obowiązek składania dokumentów ubezpieczeniowych (np. zleceniobiorców),

- ZWUA – wyrejestrowanie z ubezpieczeń osoby prowadzącej działalność gospodarczą oraz osób współpracujących,

- ZUS ZCNA – wyrejestrowanie członków rodziny osoby ubezpieczonej – osoby prowadzącej działalność gospodarczą oraz osoby współpracującej.

Jeśli prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą spełni obowiązki związane ze zgłoszeniem czasowego zaprzestania jej prowadzenia do właściwego organu zgodnie z ustawą o swobodzie działalności, to – na gruncie prawa ubezpieczeń społecznych – ustaje wobec tej osoby obowiązek ubezpieczeń społecznych:

- od dnia, w którym zaczyna się zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej,

- do dnia poprzedzającego dzień wznowienia jej wykonywania.

W konsekwencji jest ona zwolniona z opłacania składek:

- emerytalnej i rentowych,

- wypadkowej i chorobowej,

- zdrowotnej.

W okresie zawieszenia działalności biznesmen nie podlega ubezpieczeniom wypadkowemu i chorobowemu, ponieważ wymóg objęcia nimi zależy od podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym w sposób obowiązkowy.

ZASADA 6. Powrót do gry

Wznowienie działalności gospodarczej wiąże się z przeprowadzeniem kilku czynności:

- przedsiębiorca składa w organie ewidencyjnym (urząd gminy/miasta) wniosek o wznowienie działalności,

- na podstawie informacji o wznowieniu działalności przekazanej z tego urzędu ZUS sporządzi odpowiednie dokumenty związane z podleganiem ubezpieczeniom.

Będą to:

- ZUS ZFA – zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek – osoby fizycznej, jeśli w związku z zawieszeniem działalności nastąpiło wyrejestrowanie danej osoby jako płatnika składek,

- ZUS ZUA lub ZUS ZZA – zgłoszenie do ubezpieczeń osoby prowadzącej działalność zgodnie ze schematem podlegania ubezpieczeniem, który był wskazany w ostatnim zgłoszeniu przed zawieszeniem działalności.

Autor jest radcą prawnym

Jakie druki składa się w ZUS

Instytucja zawieszenia działalności gospodarczej modyfikuje obowiązki płatnika składek związane ze składaniem dokumentów dotyczących przebiegu ubezpieczenia społecznego. W czasie zawieszenia prowadzenia działalności przedsiębiorca będący jednocześnie płatnikiem składek wyłącznie za siebie:

- nie musi składać deklaracji rozliczeniowej oraz

- opłacać składek na ubezpieczenia.

Jeśli jednak taki biznesmen złoży wniosek o objęcie go dobrowolnymi ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi, musi:

- złożyć deklarację rozliczeniową oraz

- opłacać składki na te ubezpieczenia.

Faktyczna działalność według orzecznictwa

Sąd Apelacyjny w Warszawie w wyroku z 17 grudnia 2003 r. (III AUa 1531/03) orzekł, że prowadzenie działalności gospodarczej w rozumieniu art. 13 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych obejmuje zarówno faktyczne wykonywanie czynności należących do zakresu tej działalności, jak i czynności zmierzające do zaistnienia takich czynności gospodarczych.

SA wskazał także, że brak przychodu z prowadzonej działalności pozarolniczej nie skutkuje wyłączeniem z wymogu ubezpieczeń społecznych osób ją prowadzących. Stąd należy uznać, że dniem rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej jest dzień, w którym przedsiębiorca jest gotowy do wykonywania czynności stanowiących przedmiot jego działalności (np. sprzedaż towarów, świadczenie usług itd.).

Brak zgłoszenia prowadzenia działalności do CEIDG nie oznacza, że nie podlega się ubezpieczeniom. Orzecznictwo Sądu Najwyższego jednoznacznie wskazuje, że podleganie ubezpieczeniom społecznym wynika z faktu rzeczywistego wykonywania działalności gospodarczej, a nie ze zgłoszenia jej prowadzenia (do ewidencji CEIDG).

W konsekwencji można przyjąć, że obowiązkowi ubezpieczeń społecznych podlega osoba faktycznie prowadząca działalność gospodarczą (a więc ją wykonująca), a nie osoba jedynie figurująca w tej ewidencji (CEIDG), która tej działalności nie prowadzi (nie wykonuje).

Natomiast w uzasadnieniu wyroku z 13 listopada 2008 r. (II UK 94/08) SN wskazał, że art. 13 pkt 4 ustawy o sus jednoznacznie kładzie nacisk na rozpoczęcie wykonywania pozarolniczej działalności i zaprzestanie jej wykonywania, a nie na moment dokonania w ewidencji działalności stosownego wpisu o jej zarejestrowaniu oraz chwilę jego wykreślenia.

Dobra Firma Radzi

- Gdy do ZUS wpłynie z organu ewidencyjnego informacja o zawieszeniu wykonywania działalności przez przedsiębiorcę, a ZUS stwierdzi, że płatnik nie wyrejestrował z ubezpieczeń pracowników, podejmie postępowanie wyjaśniające w celu ustalenia, czy faktycznie nastąpiło zawieszenie działalności

- Jeżeli działalność prowadzona jest w formie spółki cywilnej, jej zawieszenie jest skuteczne pod warunkiem zawieszenia działalności przez wszystkich wspólników. Nie może zatem zawiesić działalności jeden ze wspólników, gdy spółka w dalszym ciągu działa